Questões de Concurso sobre Funções arquivísticas

O exercício da função arquivística “criação de documentos” possibilita que a instituição

As escolhas do que deve ser reformatado, conservado ou restaurado não são apenas definidas pelo estado de deterioração do documento ou por sua possibilidade de reprodução e descarte.

A descrição é feita a partir do todo e de suas partes, devendo chegar ao nível dos itens documentais.

Uma das formas de aquisição documental é a dação, que significa a entrega de documentos e(ou) arquivos em pagamento de uma dívida.

A difusão arquivística e o acesso aos documentos são fundamentais para garantir a transparência, a democratização da informação e a valorização do patrimônio documental. Assinale a alternativa correta relacionada a difusão arquivística e acesso.

A análise das funções de instituições é importante para a avaliação de documentos.

Para o estudo da estrutura administrativa e o funcionamento do órgão/entidade, o órgão produtor executa inúmeras atribuições que lhes são conferidas legalmente e que, no plano de classificação, denominam-se função, subfunção e atividade. A identificação das funções, subfunções e atividades relativas ao exercício das atividades-fim é primordial para a elaboração do Plano. Esse trabalho deve ter início com o estudo do organograma e dos textos legais que criam, reorganizam e regulamentam os órgãos e entidades, estabelecendo as suas atribuições (leis, decretos, regimentos, regulamentos, estatutos etc.). A estrutura do órgão/entidade se desdobra, respectivamente, conforme a hierarquia, em

Um dos objetivos da função arquivística de classificação é estabelecer a relação orgânica dos documentos arquivísticos.

Couture (1999) compreende que a análise das necessidades como parte do plano de ação das funções arquivísticas tem relação com o estudo de uma situação que permite reconhecer o que é indispensável para a gestão dos arquivos de determinada instituição. Considerando esta e as demais funções arquivísticas descritas pelo autor, analise as assertivas abaixo:

I. A aquisição, enquanto função arquivística, tal como aborda Couture (1999), está ligada estreitamente à classificação, baseando-se nos conhecimentos dos utilizadores e das suas necessidades.

II. O objetivo final da análise das necessidades, conforme descreve Couture (1999), permite ao arquivista adquirir um bom conhecimento da instituição, como sua missão, atividades, organização, contexto operacional e registros decorrentes de atividades organizacionais.

III. A função classificação, conforme descreve Couture (1999), é um processo intelectual de identificação e agrupamento sistemático de itens semelhantes de acordo com as características dos documentos, tendo como propósito facilitar a recuperação da informação contida nos documentos de arquivo.

Quais estão corretas?

Segundo Couture (1999), é a partir da análise das necessidades que é possível identificar o que é indispensável para o gerenciamento dos arquivos de uma determinada organização. Considerando as funções arquivísticas de acordo com Couture, analise as assertivas abaixo:

I. O desenvolvimento de soluções realistas requer um diagnóstico baseado no conhecimento dos arquivos e das pessoas que produzem ou utilizam as informações.

II. Para propor soluções realistas para a gestão de arquivos de uma forma racional e estruturada, basta ter conhecimento do setor de arquivos e de suas atividades.

III. A análise das necessidades é realizada em dois níveis: geral e específico. No nível geral, a análise é realizada durante uma intervenção arquivística inicial; no nível específico, é quando uma intervenção é realizada em um elemento da política ou do plano de ação da gestão de arquivos.

Quais estão INCORRETAS?

Leia o texto a seguir.

“Nos serviços arquivísticos serão alocados os recursos operativos disponíveis ou possíveis para a execução das funções arquivísticas.”

Fonte: SILVA, Welder Antônio. O gerenciamento arquivístico. In: MARIZ, Anna Carla Almeida; RANGEL, Thayron Rodrigues (orgs.). Arquivologia: temas centrais em uma abordagem introdutória. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2020. p. 158. (grifo nosso)

Considerando as definições dos termos destacados no texto anterior, analise as afirmativas a seguir.

I. Um serviço arquivístico pode compor uma instituição pública ou uma instituição privada.

II. Existem funções arquivísticas que geram produtos de informações arquivísticas.

Assinale a alternativa correta.

Um conjunto documental de uma empresa é acumulado por meio da sua atividade prática, administrativa, jurídica, entre outras.

O arquivista representa o contexto de produção e a organicidade entre o arquivo e o seu produtor, por meio da seguinte função:

Leia o texto a seguir.

Nos serviços arquivísticos serão alocados os recursos operativos disponíveis ou possíveis para a execução das funções arquivísticas.

SILVA, Welder Antônio. O gerenciamento arquivístico. In: MARIZ, Anna Carla Almeida; RANGEL, Thayron Rodrigues (orgs.). Arquivologia: temas centrais em uma abordagem introdutória. Rio de Janeiro: FGV, 2020. p. 158. (grifo nosso)

Assinale a alternativa que apresenta corretamente a definição de serviços arquivísticos.

Assinale a alternativa que não representa uma função do arquivo.

As funções arquivísticas que norteiam os princípios e a metodologia aplicados na organização e no tratamento técnico dos arquivos são:

As funções arquivísticas compreendem um conjunto de atividades técnicas, contínuas, dinâmicas, que ocorrem de forma integrada e interdependente e que são destinadas a atender aos documentos arquivísticos em todo o seu ciclo de vida, sejam esses analógicos ou digitais. O êxito da implementação das funções arquivísticas em uma organização está relacionada à execução de tarefas que envolvem o planejamento, a organização, a direção e o controle dos procedimentos arquivísticos.

Nesse contexto, o (a) _____________ consiste em recolher, de forma sistemática, informação sobre as atividades arquivísticas em execução, de modo a detectar possíveis falhas e proceder aos ajustes necessários; o (a) _____________ envolve o levantamento e a análise da realidade institucional, o estabelecimento das diretrizes e procedimentos a serem cumpridos, o desenho do sistema de gestão arquivística e a elaboração de instrumentos e manuais; o (a) _____________ compreende a orientação, o apoio e o acompanhamento dos procedimentos arquivísticos e deve, ainda, promover o envolvimento de todos os participantes da equipe; e o (a) _____________ tem como foco a locação e a integração de recursos, bem como a distribuição do trabalho (designação de responsabilidades) e o agrupamento das atividades, de forma lógica e estruturada.

Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas.

A função difusão é impactada por todas as demais funções arquivísticas e impacta a função preservação.

A organização de arquivos pressupõe a realização de uma série de atividades conhecidas como funções arquivísticas.

Associe algumas dessas funções apresentadas na coluna à esquerda aos seus respectivos instrumentos/produtos elencados na coluna à direita.

(1) Produção

(2) Classificação

(3) Avaliação

(4) Descrição

(5) Acesso e Difusão

(6) Conservação e Preservação

( ) Plano de emergência para acervos arquivísticos

( ) Tabela de temporalidade de documentos

( ) Exposição virtual de documentos

( ) Plano de classificação de documentos

( ) Catálogo seletivo de documentos

A sequência correta é

Couture (1999) apresentou uma sequência de funções arquivísticas que são tratadas sob a perspectiva de uma abordagem de gestão global, contribuindo para o desenvolvimento de uma arquivística capaz de responder adequadamente às necessidades administrativas, culturais e científicas da sociedade no início do terceiro milênio. Considerando a perspectiva de Couture sobre as funções arquivísticas, relacione a Coluna 1, sobre função arquivística, à sua respectiva definição na Coluna 2.

Coluna 1

1. Criação.

2. Aquisição.

3. Classificação.

4. Avaliação.

5. Descrição/Indexação.

6. Difusão.

7. Preservação.

Coluna 2

( ) Função estreitamente ligada à classificação, sendo definida como o conjunto de operações que descrevem as características físicas e o conteúdo de um arquivo.

( ) Função definida como a ação de dar a conhecer, melhorar, transmitir e/ou tornar acessível uma ou mais informações contidas em documentos de arquivo a utilizadores conhecidos ou potenciais.

( ) Função que engloba as relações que existem entre cada componente da política, entre cada função do plano de ação, além das particularidades do ambiente em que a política é aplicada, promovendo a organização das várias intervenções de preservação, seguindo uma abordagem integrada e global.

( ) Função destinada a estabelecer normas para evitar a perda de tempo e melhorar a eficiência resultante da existência de informações ou documentos cuja criação, divulgação e métodos de recepção não satisfaçam a necessidade identificada.

( ) Função que engloba todas as ações empreendidas para aumentar o número de arquivos de uma organização, tornando-os utilizáveis.

( ) Função definida como um processo intelectual de identificação e agrupamento sistemático de itens semelhantes de acordo com as características comuns que podem ser ainda mais diferenciadas se a quantidade o exigir.

( ) Função destinada ao ato de julgar os valores dos materiais de arquivos e decidir sobre os períodos de tempo durante os quais esses valores se aplicam em um contexto em que leva em conta a relação entre a organização e os documentos gerados.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

A exposição temática de documentos é uma forma de difusão.