Questões de Concurso sobre Levantamento de dados

A organização de arquivos, como a de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. São elas: levantamento de dados; análise dos dados coletados; planejamento; e implantação e acompanhamento.

O levantamento de dados deve ter início com o exame dos estatutos, dos regimentos, dos regulamentos, das normas, dos organogramas e dos demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser contemplado pela coleta de informações sobre sua documentação.

Durante uma visita técnica em um dos departamentos da UFPA, um arquivista localizou, em uma das salas reservadas para custodiar o acervo acadêmico, uma documentação que se encontrava acondicionada em posição vertical em duas estantes de aço com 6 (seis) prateleiras cada. Para iniciar a intervenção arquivística, o profissional da informação precisará quantificar esta documentação. As medidas da extensão das prateleiras ocupadas são: estante A= 90 centímetros e estante B= 60 centímetros, conforme a imagem seguinte.

Considerando o roteiro para mensuração de documentos textuais do Arquivo Nacional, o total da documentação encontrada nas duas estantes corresponde, em metros lineares(m), a

No Arquivo Central de uma determinada instituição, existem documentos acondicionados na posição vertical totalizando 45 estantes. Desse total, 38 são iguais à estante A e 7 iguais à estante B, conforme a figura a seguir.

Assinale a alternativa que apresenta a medida linear total do acervo.

Qual é a medida para mensurar o tamanho de um acervo produzido por uma determinada instituição?

Independente da Instituição em que se deseje trabalhar e do tipo de arquivo no qual se encontra este setor, deve-se, primeiramente, conhecer a empresa, identificando os diversos setores e a hierarquia, objetivando determinar os tipos de documentos e seu fluxo processual na organização. Neste contexto, o desenvolvimento deste reconhecimento está dividido em três fases, que são

Uma das etapas mais importantes para o planejamento do sistema de gestão arquivística de documentos digitais e convencionais é o Levantamento da Produção Documental da Instituição, que é uma etapa muito inicial que subsidia todo o planejamento da gestão arquivística de documentos. Dadas as afirmativas sobre essa etapa,

I. A partir dessa etapa será possível monitorar as falhas de implantação da gestão arquivística de documentos.

II. Ela possibilita identificar quais documentos são produzidos ou recebidos como resultado das atividades desenvolvidas pelo órgão.

III. Nessa etapa já é possível estabelecer os espaços de armazenamento definitivos dos documentos.

verifica-se que está(ão) correta(s)

Considerando que o arquivista recém contratado em uma instituição encontre a documentação amontada. Sua primeira tarefa deve ser quantificar essa documentação. Nesse sentido, ele deve calcular a metragem:

Leia o texto a seguir.

“A metodologia do planejamento e da implantação de um programa de gestão arquivística de documentos estabelece oito passos que não são lineares, isto é, podem ser desenvolvidos em diferentes estágios, interativa, parcial ou gradualmente, de acordo com as necessidades do órgão ou entidade.”

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (BRASIL). Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. e-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. 1.1. versão. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011, p. 22.

De acordo com a publicação e-arq Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p. 22-25), os oito passos são: (1) levantamento preliminar; (2) análise das funções, das atividades desenvolvidas e dos documentos produzidos; (3) identificação das exigências a serem cumpridas para a produção de documentos; (4) avaliação dos sistemas existentes; (5) identificação das estratégias para satisfazer as exigências a serem cumpridas para a produção de documentos arquivísticos; (6) projeto do sistema de gestão arquivística de documentos; (7) implementação do sistema de gestão arquivística de documentos e (8) monitoramento e ajuste.

A respeito do passo 1, levantamento preliminar, analise as afirmativas abaixo.

I. Consiste em identificar e registrar atos normativos, legislação, regimento e regulamento.

II. Implica numa apreciação geral dos pontos fortes e fracos das práticas de gestão de documentos existentes no órgão ou entidade.

III. Possibilita a partilha de dados de autoridade padronizados, permitindo a produção e a integração de descrições sobre as intervenções ou tentativas de intervenção no documento arquivístico.

IV. Objetiva gerar o conhecimento necessário sobre a missão, a estrutura organizacional e o contexto jurídico-administrativo no qual o órgão ou entidade opera, de forma que se possam identificar as exigências para produzir e manter documentos.

Em relação a essas afirmativas, estão CORRETA

Considere as questões abaixo a respeito da organização e administração de arquivos.

I. A análise dos dados coletados configura-se na real situação dos serviços de arquivo da instituição, além de fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas necessárias.

II. Para que um arquivo cumpra seus objetivos, torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que leve em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir.

III. O levantamento de dados visa apenas verificar a infraestrutura da instituição.

IV. Durante a fase de implantação e testes é que é elaborado o manual de arquivo, no qual ficam registrados os procedimentos e instruções que irão garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo.

V. O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, normas, regulamentos, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo.

Marque a alternativa CORRETA:

Para a mensuração da documentação acondicionada em caixas nas estantes, na posição vertical, o arquivista deverá

O arquivista recém contratado em uma instituição encontra um acervo arquivístico de fitas magnéticas de imagem em movimento em formato VHS e relatórios em pastas suspensas em arquivos de aço de 4 gavetas. Sua primeira tarefa deve ser quantificar esses dois materiais distintos. Ele deve proceder, respectivamente, para cada material:

O principal dado a ser coletado nas organizações é a descrição de suas atividades e da relação destas com o fluxo das informações contidas nos documentos de arquivo.

Para Terry Cook, o mais importante no processo de avaliação não é o documento, mas o contexto funcional em que é produzido. Tal contexto não se limita à unidade administrativa de origem, mas remete ao ambiente cultural e social complexo em que a própria instituição está mergulhada. É o que o autor chama de

A organização de arquivos, nos termos de Marilena Leite Paes, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Dentre estas fases, pode-se afirmar que a etapa que deve ter seu início no exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre sua documentação é denominada: