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Questões de Concurso sobre Método alfabético de ordenação
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Acerca dos métodos de arquivamento existentes, avalie as proposições:
I. Maria colocou todos os arquivos de sua empresa em ordem alfabética. Maria, portanto, utilizou o método alfabético de arquivamento.
II. Carlos colocou número em todos os arquivos da empresa, acrescentando datas em todos eles. Nesse caso, é correto afirmar que ele utilizou o método de arquivamento numérico digito-terminal.
III. Daniel arquivou os documentos da repartição em que trabalha de acordo com sua origem. Nesse caso, é correto afirmar que ele utilizou o método de arquivamento geográfico.
Assinale a alternativa correta:
A
Apenas a proposição II está correta.
B
Apenas as proposições I e III estão corretas.
C
As proposições I, II e III estão corretas.
D
Apenas as proposições II e III estão corretas.
A correspondência recebida por determinado órgão da universidade está disposta em ordem cronológica, pelo nome dos remetentes, como indicado no quadro a seguir.
Número | Remetente |
1 | José da Silva Júnior |
2 | Jorge da Silva Filho |
3 | Casas José Silva Ltda. |
4 | Leonardo de Sousa Neto |
5 | Indústrias Matarazzo |
6 | Mercado Livre |
7 | Ao Gordo Elegante |
8 | Lineu Gonçalves Filho |
9 | Carmem Porto S.A. |
10 | Serviços de Informática Ltda. |
Um instrumento auxiliar, em ordem alfabética, facilita a organização do arquivo e o acesso às diferentes mensagens. De acordo com as normas de alfabetação, a sequência correta de remetentes é
A
8, 7, 10, 6, 5, 9, 2, 1, 3, 4.
B
7, 9, 3, 8, 5, 6, 10, 2, 1, 4.
C
9, 7, 2, 8, 1, 6, 3, 10, 5, 4.
D
7, 8, 6, 10, 9, 5, 1, 2, 4, 3.
E
9, 3, 8, 7, 6, 5, 10, 2, 4, 1.
Métodos de arquivamento são as maneiras que podemos utilizar para colocar os documentos em ordem dentro do arquivo. Assim, considerando as regras de alfabetação do método alfabético, qual dos nomes descritos nas alternativas seria colocado na frente dos demais?
A
Antônio Almeida Júnior
B
Paulo Ribeiro Filho
C
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
D
Henrique Viana Neto
Quando uma documentação é ordenada tendo por base datas, caracteriza-se o seguinte método de arquivamento:
A
método apêndice;
B
método histórico;
C
método índice;
D
método sumário;
E
método cronológico.
A organização do arquivo é a operação que consiste em unir os documentos ou unidades de um conjunto, relacionando uns com os outros de acordo com uma ordem previamente estabelecida, um dos principais elementos adotados para sua organização é a ordenação alfabética. O arquivamento de pastas com nomes dos professores João Barbosa, Pedro Álvares Cabral, Paulo Santos e Maria Luísa Vasconcelos, segundo a regra de ordem alfabética, é:
A
Vasconcelos, Maria Luísa. Barbosa, João. Cabral, Pedro Álvares. Santos, Paulo.
B
Cabral, Pedro Álvares. Santos, Paulo. Vasconcelos, Maria Luísa. Barbosa, João.
C
Santos, Paulo. Vasconcelos, Maria Luísa. Barbosa, João. Cabral, Pedro Álvares.
D
Barbosa, João. Cabral, Pedro Álvares. Santos, Paulo. Vasconcelos, Maria Luísa.
Paes (2012) define que existem quatro métodos básicos de arquivamento: o alfabético, o geográfico, os numéricos e os ideográficos. Segundo o autor, o método alfabético de arquivamento obedece determinadas regras, chamadas regras de alfabetação, e entre elas estão:
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Exemplo: Maria Luiza Fernandes, arquiva-se: Fernandes, Maria Luiza.
2. Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um e uma são considerados para efeito de arquivamento. Exemplo: Vinicius de Almeida, arquiva-se: de Almeida, Vinicius.
3. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho são considerados separados do último sobrenome. Exemplo: Silvio Ferreira Neto, arquiva-se: Neto, Silvio Ferreira.
4. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo não se separam. Exemplo: Leonardo Monte Verde, arquiva-se: Monte Verde, Leonardo.
O resultado da somatória dos números correspondentes às regras corretas é:
A
05.
B
06.
C
07.
D
08.
E
10.
A colaboradora encarregada do arquivamento de determinada entidade recebeu documentos de diferentes naturezas, conforme lista a seguir na qual constam os nomes dos autores ou responsáveis pelos documentos. Sabe-se que é utilizado o método alfabético como técnica de arquivamento.
Ordem de Chegada | Nomes |
1º | João Oliveira Cavalcante |
2º | Carla Guimarães Lima |
3º | Roberta Silveira |
4º | Heitor Carlos Villa-Lobos |
5º | Antônio Medeiros Filho |
6º | Ricardo Silveira |
Considerando o disposto, após realizado o arquivamento, os documentos recebidos deverão estar organizados na ordem apresentada em:
A
Cavalcante, João Oliveira; Lima, Carla Guimarães; Medeiros Filho, Antônio; Silveira, Ricardo; Silveira, Roberta; Villa-Lobos, Heitor Carlos.
B
João Oliveira, Cavalcante; Carla Guimarães, Lima; Roberta, Silveira; Heitor Carlos, Villa-Lobos; Antônio, Medeiros Filho; Ricardo, Silveira.
C
Antônio Medeiros, Filho; Carla Guimarães, Lima; Heitor Carlos, Villa-Lobos; João Oliveira, Cavalcante; Ricardo, Silveira; Roberta, Silveira.
D
Cavalcante, João Oliveira; Filho, Antônio Medeiros; Lima, Carla Guimarães; Lobos, Heitor Carlos Villa; Silveira, Ricardo; Silveira, Roberta.
Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura. Sobre os métodos de arquivamento, pode-se afirmar como incorreto:
A
No método alfabético de arquivamento, as fichas ou pastas de documentos são dispostas rigorosamente na ordem alfabética, por meio de guias divisórias com as respectivas letras, sendo dispensáveis as normas gerais para a alfabetação.
B
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu número, a escolha deve recair sobre o método numérico.
C
O método geográfico consiste em organizar a documentação de acordo com lugares e regiões geográficas, ou seja, os documentos são arquivados conforme seu local de produção ou sua procedência. É recomendável que, em caso de organização de nomes de cidades, esta seja realizada iniciando-se pela capital e, em seguida, por ordem alfabética das demais cidades.
D
No método ideográfico, a organização é feita pelo assunto dos documentos. O método divide-se em duas categorias, isto é, pode ser alfabético ou numérico. Tais categorias podem ser subdivididas, por sua vez, em dicionário ou enciclopédico - no caso da divisão alfabética - ou decimal ou duplex, no caso da divisão numérica. Para ser eficientemente aplicado, o método de arquivamento por assunto exige a interpretação dos documentos e grande conhecimento das atividades empresariais.
E
É importante salientar que não há uma predominância de determinado método sobre os outros. A escolha do método deve ser feita a partir da análise das reais necessidades da instituição. Os métodos podem ser até combinados entre si, para bem organizar os arquivos; isto é, para se organizar determinado conjunto de documentos, pode-se utilizar um método principal e, de forma auxiliar, métodos secundários.
Diante do crescimento do número de alunos, a Escola Municipal de Ensino Fundamental Alfredo Balena, decidiu revisar seu método de arquivamento, o alfabético, e escolher um mais adequado, com números, letras e cores, no atendimento às necessidades de organização e a recuperação de documentos. Considerando a situação hipotética acima, o método aplicado, que atende o crescimento do número de alunos e apresenta essas características, é o método
A
Geográfico.
B
Ideográfico numérico.
C
Padronizado variadex.
D
Por assunto.
E
Dígito-terminal.
Considere-se os nomes de pessoas cujos documentos precisam ser organizados de acordo com a regra de alfabetização de nomes de pessoas físicas:
Carla Barbosa
Luiza Alves Cabral
Alex Santos
Maria Luiza Vasconcelos
Nesta situação, os documentos devem ser arquivados em que ordem?
A
Alex Santos
Carla Barbosa
Luiza Alves Cabral
Maria Luiza Vasconcelos
B
Santos, Alex
Barbosa, Carla
Alves Cabral, Luiza
Vasconcelos, Maria Luiza
C
Alves Cabral, Luiza
Barbosa, Carla
Santos, Alex
Vasconcelos, Maria Luiza
D
Barbosa, Carla
Cabral, Luiza Alves
Santos, Alex
Vasconcelos, Maria Luiza
Qual a ordem correta para arquivamento dos documentos dos eventos indicados?
II Conferência de Pintura Moderna.
Quinto Congresso de Geografia.
3°. Congresso de Geologia.
A
II Conferência de Pintura Moderna
3°. Congresso de Geologia
Quinto Congresso de Geografia
B
II Conferência de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
3°. Congresso de Geologia
C
Conferência de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3.°)
D
Geografia, Quinto Congresso de
Geologia, 3°. Congresso de
Pintura Moderna, II Conferência de
Observe a seguinte lista de nomes:
1. Alex Trindade
2. João Botelho
3. Augusto Botelho
4. A. Botelho
5. Alex Trindade Filho
Considerando o método alfabético de arquivamento e as regras de alfabetação, assinale a alternativa que indica a ordem correta dos nomes.
A
1 • 5 • 3 • 2 • 4
B
1 • 5 • 4 • 3 • 2
C
4 • 3 • 2 • 1 • 5
D
4 • 5 • 1 • 3 • 2
E
5 • 1 • 3 • 4 • 2
Considere os seguintes nomes:
João Barbosa Santos.
Marta Silva Santos.
Vitória Lima Santos.
Luciano Castro Santos.
A correta sequência, segundo o método de arquivamento alfabético, para organizar a lista acima é:
A
Santos, João Barbosa.
Santos, Luciano Castro.
Santos, Vitória Lima.
Santos, Marta Silva.
B
Santos, João Barbosa.
Santos, Luciano Castro.
Santos, Marta Silva.
Santos, Vitória Lima.
C
Santos, Marta Silva.
Santos, Vitória Lima.
Santos, João Barbosa.
Santos, Luciano Castro.
D
Santos, Vitória Lima.
Santos, Marta Silva.
Santos, Luciano Castro.
Santos, João Barbosa.
Qual dos métodos a seguir é mais adequado para organizar arquivos que precisam ser recuperados rapidamente pelo nome de uma pessoa?
A
Alfabético
B
Numérico
C
Geográfico
D
Cronológico
E
Temático
É um método de arquivamento básico, que consiste em ordenar os documentos em conformidade com as primeiras letras de acordo com o nome do autor, do assunto ou da entidade produtora. Ele é o mais simples e mais utilizado, pois facilita a localização dos documentos. A descrição acima trata-se do método:
A
alfabético.
B
ideográfico.
C
geográfico.
D
numérico.
E
relevância
Qual o método de arquivamento utilizado quando o elemento principal a ser considerado é o nome, podendo ser chamado de sistema direto?
A
assunto.
B
alfabético.
C
ideográfico.
D
numérico.
E
geográfico.
Segundo Paes (2012), considerando o elemento mais importante e mais frequentemente procurado em cada caso, pode-se organizar os fichários ou arquivos nas seguintes ordens, EXCETO:
A
De valor.
B
De assunto.
C
Alfabética.
D
Geográfica.
E
Numérica.
Assinale a alternativa que traduz corretamente a forma de arquivamento dos nomes de pessoas físicas.
1 – Paulo Souza Neto
2 – Bruno Souza Filho
3 – Walter Santo Cristo
4 – J. Alves
5 – Jorge Alves
A
4, 5, 3, 2, 1
B
4, 5, 2, 1, 3
C
2, 5, 4, 1, 3
D
3, 1, 4, 5, 2
E
2, 4, 5, 1, 3
Na gestão de arquivos, existem diversas metodologias de arquivamento que podem ser adotadas de acordo com as necessidades e particularidades de cada organização. O método de arquivamento em que os documentos são guardados por ordem alfabética e por cores, com o intuito de facilitar a identificação dos itens no momento da busca, entre outros benefícios, é conhecido como
A
Método Variadex.
B
Método Ideográfico.
C
Método Dígito-terminal.
D
Método Alfabético-nominal.
Ordene a lista de registros abaixo, caso fosse adotado o método de arquivamento alfabético.
( ) Carlos Cervantes
( ) Maria Antunes
( ) Ministra Bianca Silva
( ) Fundação Getúlio Vargas
Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.
A
1 • 2 • 3 • 4
B
2 • 1 • 4 • 3
C
2 • 4 • 1 • 3
D
3 • 1 • 4 • 2
E
4 • 3 • 1 • 2
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