Questões de Concurso sobre Métodos de Arquivamento (Ordenação de Documentos)

A classificação de documentos exige do profissional conhecimento, não só da empresa em que trabalha, mas também dos documentos a serem classificados. Acerca desse assunto, assinale a alternativa que indica o método de arquivamento considerado mais simples.

O método de arquivamento que adota uma ordem alfabética rigorosa de assuntos distribuídos de maneira hierarquizada é chamado

O arquivamento de documentos é uma prática utilizada para definir o nível de segurança de uma informação dentro de uma empresa. Os documentos podem ser classificados de acordo com os tipos, formas, critérios e métodos. Em relação aos arquivos marque o item CORRETO:

Sobre gestão de documentos, conforme ensina Paes em seu livro “Arquivo: teoria e prática”, o método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Desta forma, os métodos de arquivamento podem ser divididos em duas classes: básicos e padronizados. É correto afirmar pertencer à classe “Padronizados”:

O método de arquivamento dos documentos é a forma como eles são guardados, objetivando facilitar futuras consultas. Quanto a esse tema, é correto afirmar que o método utilizado para classificá-los por assunto é o

A escolha do método de arquivamento a ser adotado em um arquivo deverá ser precedida de uma análise minuciosa dos documentos a serem arquivados e da estrutura da instituição que está sendo organizada. Consideram-se diretos os métodos que permitem que a busca do documento se dê no próprio local em que o mesmo está arquivado, sem a necessidade de um índice auxiliar. É uma característica dos métodos (listados a seguir) que organizam por nome, com exceção de um. Qual?

A escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos a serem classificados, identificando vários dos seus aspectos de consulta. Analise as formas de arquivamento e respectivos conceitos básicos a seguir.

I. Alfabético: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o nome.

II. Geográfico: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o local, ou seja, o endereço do lugar onde se arquiva os documentos.

III. Numérico Simples: quando o elemento principal para a recuperação da informação corresponder aos números do documento e da data de expedição.

IV. Ideográfico: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o assunto. A ordenação dos assuntos deverá seguir a modalidade alfabética ou numérica.

Estão corretos os conceitos

As definições a seguir referem-se a métodos de arquivamento distintos:

I - O elemento principal para a recuperação da informação é o nome (onomástico).

II - O número do documento está associado a uma data.

III - O elemento principal para a recuperação da informação é o assunto.

As definições I, II e III referem-se respectivamente aos métodos:

Considerando os métodos de arquivamento, associe a coluna da esquerda com a da direita.

1. Método Alfanumérico

2. Método Variadex

3. Método Numérico

4. Método Alfabético

( ) Tem como característica principal a elaboração de instrumentos de consulta para localização dos documentos nos arquivos.

( ) Utiliza a variante alfabética, introduzindo cores como elemento auxiliar.

( ) Gera erros de arquivamento quando o volume documental é grande.

( ) É considerado um método semi-indireto de arquivamento.

Assinale a opção que indica a sequência correta, de cima para baixo.

Considere que você é a pessoa responsável pela gestão dos arquivos de uma empresa de engenharia, tendo que arquivar, por exemplo, os documentos a seguir.

1) Documentos da Área de Obras

asdadasdasdcsafasdadasaasdaassasasasaasasasasdadObra: Rio Grande do Norte

asdadasdasdcsafasdadasaasdaassasasasaasasasasdadObra: Santa Catarina

asdadasdasdcsafasdadasaasdaassasasasaasasasasdadObra: Minas Gerais

2) Documentos da Área de Compras

Período: 1º Trimestre de 2013

Período: 2º Trimestre de 2013

Período: 3º Trimestre de 2013

Período: 4º Trimestre de 2013

3) Pessoal de Engenharia (Engenheiros):

asdadasdasdcsafasdadasaasdaassasasasaasasasasaddCarlos Roberto Skarovich

asdadasdasdcsafasdadasaasdaassasasasaasasasasdadMorgan Pacheco Post

asdadasdasdcsafasdadasaasdaassasasasaasasasasdadElzin Ara Duran

Para tais documentos, o melhor método de arquivamento é (para cada um dos três itens):

Marilena Leite Paes ensina que o método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. É correto afirmar, sobre métodos de arquivamento, que:

A rotina de arquivamento que dispõe os documentos de acordo com a codificação, separando-os por fichas, em escaninhos ou classificadores chama-se

Em função do caráter integrado de algumas atividades de arquivo, julgou-se oportuno dividir em cinco setores distintos as atividades dos arquivos correntes: protocolo; expedição; arquivamento; empréstimo e consulta; e, destinação. A esse respeito, o arquivamento preconiza um método que pode ser dividido em duas classes: básicos e padronizados. Considerando essa informação, assinale a alternativa que apresenta um método de arquivamento pertencente à classe padronizada.

Os três principais métodos de arquivamento que através dos anos foram desenvolvidos em todas as partes do mundo, podendo ser utilizados tanto nas empresas como nos órgãos governamentais são:

“Um dos métodos mais difíceis de arquivamento, já que se propõe a organizar as pastas por assunto. A grande dificuldade consiste em escolher a melhor palavra para definir o assunto.” A definição anterior se refere a qual método de arquivamento?

É considerado um método de arquivamento de classe padronizada:

A respeito de sistemas de organização de arquivos e de método de acesso, considere as afirmações abaixo.

I - A informação armazenada em um arquivo deve ser persistente.

II - Os arquivos podem ser organizados como sequências desestruturadas de bytes.

III - Arquivos cujos registros podem ser lidos em qualquer ordem são arquivos de acesso aleatório.

É correto o que se afirma em

Relacione os sistemas de equipamento usados para arquivamento às respectivas definições.

1. Sistema horizontal.

2. Sistema vertical.

3. Sistema rotativo.

( ) Muito empregado em atividades que requerem grande quantidade de consultas e necessidade de informações rápidas.

( ) Nesse sistema, os documentos permanecem no interior do móvel arquivador. Possui dois tipos: frontal e lateral.

( ) Os documentos ficam uns sobre os outros dentro do móvel arquivador. É um sistema antigo, mas que ainda é utilizado em algumas repartições públicas, que amarram e colocam os documentos em pacotes. As mapotecas pertencem a esse sistema.

A sequência está correta em