Questões de Concurso sobre Métodos de Arquivamento (Ordenação de Documentos)

Quando arquivamos podemos realizar anotações como “Veja também”, indicando que o assunto ou nome possui outras ligações importantes. Esta ação tem a finalidade de informar a quem for consultar o arquivo que determinado assunto ou nome está arquivado em tal pasta. Essas orientações vêm em pequenas fichas, colocadas em índices, ou inseridas nas respectivas pastas, escritas em folhas de papel. A esse procedimento denominamos de

A existência de pastas separadas de ofícios, memorandos, relatórios, projetos indica a utilização do método decimal de classificação.

Observe abaixo um esquema de método de arquivamento:

1 COMUNICAÇÃO

1-1 Internet

1-2 Telefonia

2 FINANCEIRO

2-1 Contas a pagar

2-2 Contas a receber

3 PESSOAL

3-1 Admissão de funcionários

3-2 Demissão de funcionários

3-3 Férias

3-4 Salário

Podemos afirmar que se trata do método:

Se entendermos a classificação como a ação intelectual de construir esquemas para agrupar os documentos a partir de princípios estabelecidos, como afirma Renato Tarciso Barbosa de Souza, o processo de ordenação é, por sua vez,

Ao ordenar os documentos de acordo com a disposição numérica atribuída aos documentos em sua sucessão temporal, adota-se o sistema

O arquivamento é a disposição dos documentos dentro de uma unidade de classificação, e a ordenação é o ato físico de colocar o documento dentro de uma unidade de acondicionamento.

Qual o método de arquivamento mais adequado para permitir a abertura de mais classes à medida que novas atividades forem surgindo?

O método de arquivamento por assunto deve, pela sua característica, ser aplicado exclusivamente aos documentos que se refiram às atividades fim ou específica da organização.

A organização de um arquivo pode ser feita em ordem:

Sobre os métodos de arquivamento, indique a afirmativa correta:

Correlacione as colunas, tomando por base as definições dos métodos de arquivamento:

1. Alfabético nominal

2. Alfabético Geográfico

3. Alfabético Específico

4. Numérico Simples

5. Variadex

( ) Assuntos dos documentos.

( ) Numerados conforme a sua chegada.

( ) Cidades ou Estados.

( ) Dá cores a um tipo de letra, facilitando sua localização.

( ) Nomes de pessoas ou empresas

A sequência correta de cima para baixo é:

Os diversos métodos de arquivamento que, através dos anos, foram desenvolvidos em todas as partes do mundo, podem ser utilizados tanto nas empresas como nos órgãos governamentais. Assim, o método em que o documento classificado recebe um número, conforme a ordem de chegada e é transcrito em uma guia que, colocada na pasta, ocupará lugar correspondente no arquivo, denomina-se:

Indique o método de arquivamento padronizado:

Assinale os três métodos de classificação dos documentos públicos:

O método de arquivamento de documentos que tem como principal elemento a ser considerado no documento a procedência ou o local é o

A disposição de documentos de uma unidade de classificação, a partir de elemento convencionado para sua recuperação é a definição de:

Sobre os métodos de arquivamento, analise:

I. O sistema indireto de arquivamento é aquele em que, para se localizar um documento, é preciso antes consultar um índice.

II. O método alfanumérico pertence à categoria semi-indireto.

III. O método geográfico pertence ao sistema indireto.

Está(ão) correta(s) apenas a(s) afirmativa(s):

Para organizar adequadamente um acervo, o arquivista deve conhecer a origem que dita o fundo, a evolução institucional que lhe permite detectar alterações, acréscimos e supressões de órgãos internos, etc. Nessa direção, o arquivista analisa o material em termos de:

I - proveniência

II - história da entidade

III - origens funcionais

IV - conteúdo

V - tipos de material

Ele observa que somente dois desses cinco itens podem ser detectados a partir do exame direto da documentação. São eles:

O Método do Sistema Alfabético faz parte do sistema direto de arquivamento, uma vez que a consulta é efetuada diretamente no arquivo. Sobre o Método Alfabético, analise as afirmativas:

I. Também conhecido pelo nome de método numérico, dispõe em sequência numérica crescente, todas as pastas e documentos de um arquivo.

II. O índice é indispensável, pois, com o crescimento do arquivo, tornase impossível localizar todos os documentos.

III. É muito utilizado nos casos de empresas que mantém correspondência com filiais ou agências em vários estados, cidades e países, e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal, transporte de cargas e de mercadorias.

IV. Este método é o mais simples de todos e é muito utilizado. Tem como elemento principal o nome constante do documento ou material que será registrado.

Está (ão) correta(s):

Organizam-se os documentos a partir de seus elementos, os quais sugerem, basicamente, quatro ordens: