Questões de Concurso sobre Métodos de Arquivamento (Ordenação de Documentos)

A ordenação dos prontuários médicos deve ser feita, obrigatoriamente, pelo nome do paciente.

Uma equipe de profissionais da área de arquivologia, após levantamento e análise da documentação de uma instituição, define o método principal e os métodos secundários a serem adotados para a organização dos documentos. A equipe apresenta o seguinte esquema:

PATRIMÔNIO

Acre

Brasília

Minas Gerais

Belo Horizonte

Borges, Carlos

Castro, Lucia

Rio de Janeiro

Jul a Ago de 2006

Out a Dez de 2007

Fev. a Abr de 2008

Esse esquema apresenta a configuração, na ordem, dos seguintes métodos

Relacione o método de arquivamento listado na primeira coluna com o elemento que determina a classificação do documento constante na segunda coluna. A seqüência correta é:

( ) alfabético

( ) geográfico

( ) numérico

( ) numérico-cronológico

( ) ideográfico

1. lugar

2. aparência

3. assunto

4. nome

5. número

6. número e data

A seqüência correta é:

“A documentação procura oferecer o máximo no que se refere à facilidade de acesso às informações e conhecimento especializados e ser útil em todos os setores da atividade profissional” (Medeiros, 2003, p. 132). Num sentido amplo, a documentação organizacional tem por finalidade reunir, organizar e até mesmo controlar todo o conhecimento histórico de uma empresa. Para tanto, faz-se necessário a utilização de técnicas de arquivamento.

Sobre o tema, assinale a alternativa que se refere ao método mnemônico.

A ordenação numérica pressupõe um índice alfabético denominado:

Um arquivo bem organizado deve permitir, quando necessário, que, além do responsável pelo arquivamento, outros servidores que necessitem consultá-lo o façam com facilidade e agilidade. Existem várias alternativas para a organização de arquivos, que podem ser utilizadas isoladamente ou combinadas. Essas alternativas não incluem a técnica de classificação

Os métodos de arquivamento pertencem a dois sistemas básicos de acesso, que são:

Os erros de arquivamento oriundos do cansaço visual e das diferentes formas gráficas são predominantes no método:

O método ideográfico é aquele que permite a recuperação da informação de acordo com:

Para facilitar a localização dos documentos, o assistente administrativo, além de separá-los por classe, deve ordenálos dentro de cada pasta, caixa, gaveta ou outra embalagem que for utilizada. Para isso, ele deve utilizar os chamados métodos de arquivamento ou métodos de ordenação, entre os quais identificam-se o método alfabético, o numérico, o cronológico e o geográfico.

No arquivo financeiro da empresa Arquiz de Investimentos Ltda. existe uma pasta de número 14 onde os documentos da firma Antunes & Cia. estavam arquivados. Devido a fatores externos, as transações com a Arquiz de Investimentos Ltda. não puderam continuar. Desta forma, o técnico administrativo transferiu os documentos da pasta para uma caixa e a encaminhou para o arquivo geral da empresa. Sabendo que o arquivo financeiro possui 180 pastas numeradas, o número da pasta 14 será:

Denomina-se ordenação a etapa do processo de arquivamento responsável pela disposição dos documentos com base na classificação e codificação estabelecidas pela organização.

A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização à qual a unidade de arquivo está vinculada.

Segundo Paes (2005), o método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, razão pela qual pode ser dividido em duas classes, a saber:

Referência cruzada ou remissiva é:

O método de arquivamento representado por palavras dispostas alfabeticamente e que agrupa pastas por assuntos, de acordo com uma tabela prévia, é o:

Para a recepcionista é importante o conhecimento das regras básicas para a distribuição de pastas em um arquivo. A fatura da empresa "Rafaella Duarte & Cia", num arquivo alfabético, deverá ser arquivada como:

O método de arquivamento numérico simples é aquele em que as pastas são ordenadas de acordo com o registro de entrada correspondente. Usa-se, também, um índice alfabético remissivo para a codificação das pastas.

Com relação à classificação de documentos de arquivo, analise as assertivas a seguir:

I. O método geográfico é utilizado preferencialmente quando o principal elemento a ser considerado é a procedência.

II. No Sistema Decimal de Melvil Dewey a divisão dos assuntos parte sempre do geral para o particular.

III. O método variadex utiliza as cores como elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e a localização dos documentos.

IV. No método numérico cronológico, além da ordem numérica, tem-se que observar, também, a data dos documentos.

Assinale a quantidade de itens corretos.

Os métodos de classificação são divididos em funcional, organizacional e por assuntos.