Questões de Concurso sobre Métodos de Arquivamento (Ordenação de Documentos)

Marilena Leite Paes ensina que o método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. É correto afirmar que variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo pertencem à classe:

A partir dos métodos de arquivamento, avalie se as afirmativas abaixo são verdadeiras (V) ou falsas (F).

I – O método numérico-cronológico é o mais indicado para o arquivamento de processos.

II – Variadex, mnemônico, rôneo e unitermo são exemplos de métodos padronizados.

III – Em uma instituição é aconselhável a adoção apenas um método de arquivamento para não gerar descontrole da documentação e interferir na forma de recuperação da informação.

As afirmativas I, II e III são respectivamente:

Leia o fragmento a seguir.

Os sistemas de acesso aos documentos de arquivo podem ser diretos e _____, e se subdividem em métodos _____ e _____, estes com suas respectivas subdivisões.

Assinale a opção que completa corretamente as lacunas do fragmento acima.

Independente do modo como a informação é armazenada, o importante é que, ao utilizar o arquivo, os usuários encontrem o que estão procurando. Para viabilizar esse acesso, são utilizados alguns métodos de classificação, dentre os quais:

I Alfabético.

II Geográfico.

III Numérico.

IV Por assunto.

Está CORRETO o que se afirma em:

Também conhecido por método específico, é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento, pois é o único a recuperar os documentos segundo o seu conteúdo:

A respeito de noções de arquivamento, assinale V para a afirmativa verdadeira e F para a falsa.

( ) Os métodos do sistema de acesso direto aos documentos são o alfabético, a indexação coordenada e o dicionário.

( ) Os sistemas de acesso direto e indireto subdividem-se em métodos básicos e padronizados.

( ) O método alfabético no qual os assuntos são dispostos alfabeticamente com divisão hierárquica é o dicionário.

( ) A última etapa da sequência da atividade de arquivamento em fase corrente é o arquivamento propriamente dito.

As afirmativas são, respectivamente,

Na coluna I constam os métodos básicos de arquivamento. Estabeleça a correta correspondência com os principais elementos a serem considerados em um documento descritos na coluna Il.

Coluna I

1. Alfabético

2. Geográfico

3. Numérico

4. Ideográfico

Coluna II

( ) Local

( ) Assunto

( ) Nome

( ) Número

A sequência correta é:

É considerado um arquivamento de método básico:

O responsável pelo Arquivo pode valer-se de métodos diferenciados de organização. Assim, dentre os métodos mais utilizados, podemos destacar:

Segundo Medeiros e Hernandes (2010), no método numérico, o documento classificado recebe um número, conforme a ordem de chegada e, ao mesmo tempo, esse número é transcrito em uma guia a qual, ao ser colocada na pasta, ocupará lugar correspondente no arquivo. Dentre os diferentes métodos de arquivamento numérico, como se denomina aquele no qual os números são dados de dez em dez para cada assunto principal?

Sobre a ordem dos arquivos, relaciona a coluna:

1. Ordem cronológica;

2. Ordem alfabética;

3. Ordenação Temática;

4. Ordenação Geográfica

( ) disposição de acordo com as unidades territoriais (países, estados, municípios, distritos, bairros e outras).

( ) disposição de acordo com temas ou assuntos.

( ) disposição dos documentos ou pastas de acordo com a seqüência das letras do alfabeto. Pode ser classificada em enciclopédico e dicionário quando se trata de assuntos.

( ) disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal.

Assinale a opção que contem a sequencia correta:

Dos diferentes métodos de arquivamento, pode-se citar o método numérico em que o principal elemento é 0 número. O método numérico pode ser subdivido em três partes: simples, cronológico e dígito-terminal. Sobre o assunto, analise as afirmativas.

I. Deve-se observar a data da produção do documento. Quando se anula um registro, só se aproveita o número se for na mesma data.

II. Surge da decorrência da necessidade de reduzir erros no arquivamento de grande volume, cujo elemento principal de identificação é o número. Os documentos são numerados seqüencialmente, lidos da direita para a esquerda.

III. Corresponde à atribuição de um número a cada correspondente ou cliente, obedecendo à ordem de entrada ou registro. Nesse método, quando se anula um registro, este é aproveitado para outro arquivamento.

Os métodos numéricos simples, cronológico e dígitoterminal estão seqüencialmente representados em:

A salva-guarda de documentos é uma atividade de extrema importância para as organizações e requer do secretário conhecimentos acerca da classificação dos arquivos quanto ao estágio de evolução, bem como os métodos de arquivamento.

Com relação à gestão de documentos, relacione a coluna da esquerda com a da direita.

(I) Método Alfabético.

(II) Arquivo Permanente.

(III) Arquivo Intermediário.

(IV) Arquivo Corrente.

(A) Abriga os documentos conservados em razão de valor histórico, probatório ou informativo.

(B) Dispõe dos documentos que apresentam interesse e são objetos de consultas, embora os assuntos neles contidos já tenham sido solucionados. São os arquivos temporários.

(C) Trata dos documentos que circulam pelos canais decisórios, buscando solução ou resposta.

(D) Permite consulta direta, sem necessidade de recorrer a um índice.

Assinale a alternativa que contém a associação correta.

A disposição de documentos pelo nome dos clientes corresponde à ordenação do tipo unitermo.

Ordenação refere-se à ação de dispor segundo determinada ordem, que pode ser, entre outras, alfabética, cronológica ou geográfica, os documentos dentro de uma unidade de classificação.

Assinale a opção correta, a respeito de técnicas de ordenação de arquivo.

Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes operações:

I – Inspeção: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada;

II – Ordenação: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação quando solicitado posteriormente;

III – Arquivamento: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.

Quais afirmativas acima estão corretas?

Para localizar as unidades de arquivamento nos depósitos de uma entidade utiliza-se

Reunir em grupos todos os assuntos relacionados com determinado tópico; formar nomenclaturas fáceis de reter na memória, a partir dos números classificadores; expandir de forma ilimitada as subdivisões de assunto são vantagens do arquivamento pelo método:

Analise as afirmativas sobre escrituração em arquivo escolar.

I. Deve guardar documentos, formulários e papéis referentes ao estabelecimento de forma ordenada.

II. Deve possibilitar a reconstituição do passado, sendo um centro ativo de informações.

III. Quanto mais complexo for o sistema de arquivamento, menores serão as possibilidades de erros e maiores as probabilidades de funcionamento eficiente.

IV. Todos os registros de atividades e atos escolares dos alunos deverão estar no arquivo escolar.

Estão corretas apenas as afirmativas