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A Lei de Arquivos (Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991) estabelece que
o acesso a documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 20 (vinte) anos.
competem aos arquivos públicos estaduais a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos pelas prefeituras, câmaras e cartórios dos municípios situados dentro do território de cada unidade da Federação.
a incorporação de documentos de origem privada aos arquivos públicos depende de parecer do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq.
o descarte de documentos produzidos por instituições públicas só será realizado mediante autorização do Ministério Público da União.
todos têm direito de receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral.
A Lei n. 11.111, de 5 de maio de 2005, que regulamenta a parte final do disposto no inciso XXXIII do caput do art. 5o da Constituição Federal, suscitou grande polêmica na área, porque
estendeu o habeas data a todos os cidadãos brasileiros.
transferiu para o Poder Judiciário a incumbência de determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso.
atribuiu a uma Comissão de Averiguação e Análise de Informações Sigilosas a gestão dos prazos de acesso a determinados documentos.
reduziu os prazos de sigilo dos documentos que possam afetar a segurança do Estado e a honra das pessoas.
isentou de penalidades os órgãos que, mediante autorização judicial, destruírem documentos de valor permanente.
Em órgãos e entidades públicos, os agentes responsáveis pela custódia de documentos e materiais e pela segurança de áreas, instalações ou sistemas de informação de natureza sigilosa, estão sujeitos a sanções penais em caso de comprometimento de sigilo de documentos resultante de falha humana.
Outro significado do termo classificação, muito utilizado na prática arquivística, diz respeito à atribuição de graus de sigilo a documentos e(ou) informações atividade que, no âmbito dos arquivos públicos, é regulamentada em legislação específica.
informação do acervo.
restrição aos documentos.
uso dos documentos.
conservação do acervo.
acesso aos documentos.
A lei determina que os órgãos públicos têm a obrigação de fornecer, a qualquer cidadão que solicitar, as informações contidas em documentos de arquivo que forem do interesse particular do solicitante ou que representem interesse geral da sociedade, excetuadas aquelas consideradas sigilosas, cujo sigilo foi estabelecido porque tais informações podem afetar a segurança da sociedade e do Estado ou violar a intimidade, a honra ou a imagem de pessoas.
Considere que um órgão público receba demanda, para fins de prova em juízo, de reprodução de determinado documento sigiloso que se encontre em estado de conservação que impeça a sua reprodução. Nesse caso, apresentam-se como alternativa a emissão e o fornecimento de certidão acerca do conteúdo do documento solicitado.
Se, uma das partes de um documento tiver sido atribuído determinado grau de sigilo, nesse caso, todas as demais partes devem receber a mesma classificação.
A legislação estabelece alguns conceitos e definições relativos à atribuição de graus de sigilo a documentos e informações, a começar pelo próprio conceito de sigilo, que é definido como proteção contra revelação não-autorizada. Alguns outros conceitos são: classificação, que é a atribuição de grau de sigilo pela autoridade competente; grau de sigilo corresponde à gradação atribuída em decorrência da natureza ou conteúdo de documentos ou informações; desclassificação, que é o cancelamento da classificação, seja por determinação da autoridade competente, seja pelo fim do prazo estabelecido para manutenção do sigilo.
No caso de ocorrer a reclassificação de documentos, considerar-se-á a data do último despacho atribuído ao documento.
A gestão da documentação governamental é de responsabilidade da administração pública. O acesso à informação é um direito assegurado a todos os cidadãos. O sigilo da fonte, entretanto, será resguardado quando necessário ao exercício profissional.
Os documentos classificados como ultra-secretos possuem o prazo máximo de guarda de 50 anos, que pode ser renovado uma única vez.
Os documentos arquivísticos que apresentem grau de sigilo secreto e ultra-secreto deverão ser armazenados em arquivos de segurança.
Os prazos a serem adotados na classificação dos documentos em uma das categorias de sigilo serão computados considerando a data de produção dos documentos.
O acesso aos documentos por outro setor é facultado mediante autorização do órgão produtor.
Deve-se verificar, previamente, a existência de normas para concepção e gestão de websites, emitidas por órgão autorizado na esfera governamental da instituição.
O website deve contar com instrumentos de controle e avaliação de desempenho.
Segundo Michel Duchein, diversos fatores inibidores provocam verdadeiros entraves para uma ampla política de acesso em diversos países. Dessa maneira, são excluídas de acesso amplo e imediato categorias de documentos referentes a segurança nacional, ordem pública, vida privada dos cidadãos, política externa e segredos protegidos por lei.
A marca ou indicação do grau de sigilo deverá constar somente na primeira página do documento classificado como sigiloso.