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Segundo Michel Duchein, diversos fatores inibidores provocam verdadeiros entraves para uma ampla política de acesso em diversos países. Dessa maneira, são excluídas de acesso amplo e imediato categorias de documentos referentes a segurança nacional, ordem pública, vida privada dos cidadãos, política externa e segredos protegidos por lei.
A marca ou indicação do grau de sigilo deverá constar somente na primeira página do documento classificado como sigiloso.
Assinale a opção que não implica em restrição de acesso.
Documento secreto
Documento ostensivo
Documento confidencial
Documento reservado
Documento sigiloso
Por meio das informações do guia do arquivo, o pesquisador poderá identificar os conjuntos documentais de seu interesse e tomar ciência das condições de consulta.
A expedição de documentos classificados como sigilosos requer envelopamento duplo.
É indicada a guarda armada para os documentos ultrasecretos, em caso de impedimento do uso de cofre forte.
Pesquisas revelam que um dos entraves para o usuário é o horário de funcionamento dos arquivos nas instituições.
Quanto à política de acesso, os documentos devem ser de acesso irrestrito para pesquisadores na fase permanente.
Consideram-se sigilosos os documentos
referentes à honra e à imagem das pessoas.
que ainda não foram devidamente registrados em cartórios.
correspondentes aos atos dispositivos do poder executivo.
cujos prazos de acesso não podem ser prorrogados por imposição judicial.
desprovidos de sinais de validação.
O conteúdo deve contemplar informações gerais sobre o acervo, os instrumentos de pesquisa e os serviços prestados pela instituição.
De acordo com a Constituição Brasileira de 1988,
a obtenção de certidões em repartições públicas, para defesa de direitos e esclarecimento de situações de interesse pessoal, dependerá da intermediação de advogados.
é vedado à União, aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municípios dar fé dos documentos públicos.
o direito à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem das pessoas encontra seu limite no direito à informação e ao conhecimento, garantido a todos.
o habeas data assegura ao impetrante informações relativas a terceiros, desde que constantes de registros ou bancos de dados governamentais.
cabem à administração pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.
Com o aperfeiçoamento da Internet para arquivar e recuperar informações, o desenvolvimento de ferramentas para a pesquisa hierárquica tem se baseado em sistemas de classificação, trazendo vantagens para quem pesquisa, entre as quais
a abrangência e profundidade para tratar os assuntos de forma equilibrada.
a facilidade para usar as notações como entradas de buscas bibliográficas.
as atualizações imediatas dos esquemas para incorporar novos assuntos.
a complexidade das estruturas para tornar flexíveis as pesquisas.
o potencial para permitir acesso multilíngüe a coleções.
A solicitação de empréstimo de documentos ao arquivo central poderá ser efetivada mediante a identificação do solicitante, do respectivo setor de trabalho e da data do empréstimo.
Compete ao arquivista atribuir o grau de secreto aos documentos classificados como reservados, secretos e confidenciais e que venham a compor um conjunto no STJ.
Deve-se considerar as possíveis restrições de acesso aos documentos, tais como, questões legais, preservação, privacidade e organização dos conjuntos documentais.
Para mais segurança e controle, no envelope externo, deverá estar registrado o grau de sigilo do documento.
Os documentos classificados como sigilosos obedecerão aos prazos previstos na tabela de temporalidade e aguardarão a desclassificação na fase permanente.
O website deve ser a reprodução de um fôlder institucional, contendo informações básicas relativas ao funcionamento da entidade.
A fim de instruir os usuários sobre os documentos existentes no acervo arquivístico, diferentes instrumentos de pesquisa são elaborados, incluindo o guia do arquivo.