Questões de Concurso sobre Classificação de documentos

É conhecida como tipologia documental a reunião de espécies documentais que se assemelham por suas características essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso.

Um rol de espécies documentais corresponde a um setor administrativo de uma organização. É o caso, por exemplo, de uma área legislativa, onde se pode encontrar espécies documentais tais como decreto, moção e requerimento, entre outras.

A identificação das tipologias documentais é fundamental para a avaliação de documentos, mas tem pouco impacto na definição de instrumentos de classificação.

O documento público pode ser estudado a partir da matéria, do meio e do conteúdo. Quanto ao meio, este pode ser físico — tipologia da espécie documentária — ou funcional — distinção entre original e cópia.

O fato de um documento ser original implica necessariamente que ele é único.

O levantamento e a identificação das tipologias documentais, no momento em que se pensa em classificar as informações e os acervos, são elementos a mais para o entendimento da organização. Essas informações produzirão sentido, quando entendidas como parte de unidades de classificação definidas pela classificação.

A vantagem do conhecimento da espécie documental é evidenciada pelo fato de a mesma revelar a natureza das informações contidas no documento.

A atividade de classificação de documentos de arquivo exige do responsável conhecimentos da administração à qual está vinculado e também da natureza dos documentos a serem classificados.

A espécie documental, como expressão diplomática, tem uma denominação imutável ligada à sua estrutura semântica de redação imutável.

A classificação, a avaliação e a descrição mudam significativamente de acordo com o suporte físico do documento de arquivo.

Os tapes, isto é, fitas magnéticas de imagem, fazem parte do gênero iconográfico.

Percebe-se, pela descrição feita no texto, que a classificação adotada nos arquivos é do tipo funcional.

Um arquivista, ao organizar os arquivos de documentos acumulados de uma instituição de pesquisa, inicia seu trabalho com o levantamento de dados e verifica que, em uma sala, os documentos estão dispostos em estantes, armários e mapotecas. Observa que a forma física dos documentos é diversificada como: cd-rom, fitas, fotografias, discos e microformas e decide, já no levantamento, que esses documentos serão tratados de maneira diferenciada dos documentos convencionais, pois se trata de um arquivo

Atas, termos, apostilas e autos de infração são documentos classificados como atos de assentamento.

A forma física do documento é a maneira pela qual a informação registrada foi estruturada.

Os documentos micrográficos são resultantes da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas.

O método de arquivamento é determinado apenas pela espécie dos documentos.

A tipologia documental é o resultado do somatório entre o suporte documental e a função dos documentos.

O documento de arquivo tem um elemento interno, que é o suporte, e um elemento externo, que é a tipologia. O conteúdo da informação pode ser um texto, um gráfico, uma imagem ou um som e a sua forma pode ser uma ação ou uma argumentação.

A sistemática de numeração única de processos do Ministério da Saúde, órgão integrante do Sistema de Serviços Gerais (SISG), obedece às faixas numéricas de codificação de unidades protocolizadoras.