Questões de Concurso sobre Classificação de documentos

A documentação de arquivo de um setor de trabalho de uma empresa deve ser organizada de acordo com seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e sempre vai exigir uma mediação técnica para seu acesso.

Os caracteres externos e internos dos tipos documentais são determinados pela própria norma administrativa que estabelece o gênero, o formato, o autor, o trâmite, a data e o conteúdo.

O código decimal de Dewey, muito comum na organização de documentos arquivísticos, é um método adequado para a ordenação de processos administrativos.

A função e as subfunções, as atividades e as subatividades são, em geral, os princípios de classificação utilizados para a definição das unidades de classificação.

Ata de reunião, relatório de atividades e projeto de trabalho são exemplos de categorias documentais.

Nos métodos por assunto, as espécies documentais têm grande importância e devem ser adotadas como divisões principais. Por exemplo: correspondências; admissão de pessoal; assistência jurídica.

O sistema de codificação deve admitir expansões, possibilitando a inserção de novas unidades de classificação para atender aos documentos que resultem de novas atividades, bem como permitir a divisão das unidades de classificação à medida que os documentos relativos às unidades se tornem mais complexos.

Conhecer a organização acumuladora de documentos, sua missão, suas funções e atividades é o caminho para a elaboração de um instrumento de classificação.

A tipologia documental tem papel importante no processo de elaboração de planos de classificação de documentos, pois sua identificação impõe, necessariamente, a vinculação destes com uma atividade da organização, que, de alguma forma, deve ser expressa no instrumento de classificação.

O documento público é reconhecível por sua proveniência, sua categoria, sua espécie e seu tipo.

O tipo documental, a entidade produtora/acumuladora e suas atribuições, a atividade que gera o tipo documental e o destinatário são itens que devem ser considerados em uma análise tipológica de uma série documental.

A estrutura da tabela de classificação de documentos do CONARQ orienta para que as principais classes correspondam às grandes funções desempenhadas pelos órgãos. Essas classes se subdividem e apresentam a seguinte estrutura

A disposição dos documentos de acordo com a classificação é uma operação denominada codificação.

A forma material é o modo pelo qual o documento foi redigido e formulado, o que depende da função para a qual ele foi criado. Dessa forma, documentos da mesma espécie e com a mesma função podem ter formas materiais diferentes.

No arquivo central de uma grande universidade, encontramse vários documentos organizados segundo critérios arquivísticos bem definidos, seja alfabético, assunto ou numérico. São exemplos de documentos desse arquivo: regimentos, cartas, estatutos, resoluções, portarias, ofícios, avisos e atas. Esses documentos, caracterizados segundo seu aspecto formal, são identificados arquivisticamente como

A quantidade de tipos documentais está diretamente vinculada ao número de atividades desenvolvidas em uma organização pública ou privada.

A documentação escrita ou textual apresenta inúmeros tipos físicos ou espécies documentais criados para produzir determinadas ações específicas, tais como: contratos, requisições, tabelas, certidões, editais etc.

A função primordial dos arquivos de disponibilizar as informações contidas nos documentos só acontecerá se os documentos forem corretamente avaliados.

A proveniência é um nível de classificação e o fundo é um princípio de classificação.