Questões de Concurso sobre Classificação de documentos

A codificação serve para operacionalizar a classificação, transformando termos (títulos das unidades de classificação) em símbolos para agilizar a classificação, a ordenação e o arquivamento dos documentos.

O Departamento de Meio Ambiente da empresa de consultoria RIO ENGE criou uma sistemática de colocar os documentos recebidos ou produzidos diariamente numa seqüência alfabética, numérica ou alfanumérica, a partir de uma metodologia de arquivamento definida previamente. Assim, esta atividade se repete todos os dias, visando a manter uma coerência na própria rotina da administração. Esta atividade, arquivisticamente, é chamada de

Quando utilizada em uma tabela de temporalidade de documentos, a tipologia documental torna o ato avaliativo mais específico.

O dossiê é um conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.

O gênero de documentos é a designação dos documentos de acordo com o aspecto de sua representação nos diferentes suportes: textuais, audiovisuais, iconográficos e cartográficos.

O fluxograma, uma espécie documental comum nas organizações, é a representação gráfica de uma organização ou serviço, que indica, inclusive, a estrutura hierárquica.

É fundamental a relação das informações obtidas sobre o acervo documental (tipologias, ordenação, acondicionamento, armazenamento, quantificação) com as informações sobre o funcionamento da organização.

O tipo, o código de classificação, a entidade produtora acumuladora, as atividades e o destinatário são itens que devem ser considerados na análise tipológica.

Na categoria dos documentos constitutivos, comuns às organizações, destacam-se os estatutos, os regimentos internos, os decretos de criação, os contratos sociais, entre outros.

O dossiê é um documento do gênero iconográfico.

Os arquivos com documentos relativos a férias devem-se localizar após os arquivos com documentos relativos a diárias e antes daqueles que tratam de transferências.

O estudo das tipologias documentais é secundário sob o ponto de vista da difusão e prioritário no que se refere à conservação e preservação dos documentos.

No caso da documentação pública, são classificados como atos de ajuste os documentos pactuais referentes a acordos de vontade em que pelo menos uma das partes é a administração pública.

As fotografias em um arquivo são classificadas, quanto ao gênero, em documentos iconográficos.

O contexto de criação do documento de arquivo é importante para o processo de avaliação, mas de pouca relevância para o processo de classificação.

Abaixo-assinado, carta patente, certidão, circular e processo são exemplos de tipologias documentais existentes nos arquivos.

A classificação de documentos arquivísticos depende do conhecimento e do uso de cinco conceitos relacionados ao processo classificatório. Esses conceitos são:

Avisos, circulares, cartas, memorandos e mensagens são documentos que compõem a categoria documental de correspondência.

As expressões encontradas nas embalagens (visores das pastas suspensas, espelhos ou lombadas das caixas-arquivo) indicam a forma original de organização dos documentos.

Acordo, alvará, mapa, memorial descritivo, mensagem e organograma são espécies documentais.