Questões de Concurso sobre Classificação de documentos

A identificação das espécies documentais mais comuns na organização é uma referência importante para um programa de gestão de documentos.

Atos enunciativos, como estatutos, avisos, convênios e acórdãos, esclarecem questões vazadas em outros documentos, determinando a execução.

O gerente do Grupo "Petróleo e Gás", durante uma reunião com sua secretária, solicita que seja contratado um técnico em arquivo para a realização de tarefas específicas de organização dos documentos do Departamento Jurídico. Alerta para que na organização sejam evidenciadas as espécies documentais, pois elas têm muita importância como subdivisões auxiliares. Estas espécies documentais são

A classificação organizacional é o agrupamento dos documentos de acordo com a função do órgão ou empresa.

A documentação escrita ou textual apresenta inúmeros gêneros documentais criados para produzir determinada ação específica, tais como: cartográficos, iconográficos, sonoros, informáticos ou eletrônicos.

A organização e a classificação dos documentos de uma organização devem ser feitas por tipo documental.

A complexidade e o tamanho de um órgão público ou empresa irão determinar quantas unidades de classificação devem ser criadas para a organização de seus documentos.

Pode-se considerar o relatório, a ata, o projeto, a carta e o formulário como exemplos de tipologias documentais.

Embora reconhecida na área a importância da identificação das tipologias documentais produzidas por uma organização, seus resultados não interferem na produção de documentos.

Os estudos de tipologia oferecem importante contribuição no entendimento do processo documental, visto que, por meio deles, é possível compreender por que e como o documento é estruturado no momento de sua produção.

Quanto à extensão de sua atuação, os arquivos classificam-se como centralizados e descentralizados.

A transferência de acervos documentais para um depósito tem como perda principal a relação dos documentos com os tipos documentais.

Papel, microfilme e papel fotográfico são gêneros documentais.

A espécie documental é a configuração que assume um texto, de acordo com a atividade que a gerou.

Quanto ao gênero, mapas e fotografias são classificados como documentos cartográficos e iconográficos, respectivamente.

Os estágios de elaboração de um documento são as fases de processamento a que ele é submetido em seu processo de desenvolvimento, que podem ser o rascunho, a minuta, a cópia fiel e o original.

Os tipos documentais podem ser agrupados em três grandes categorias: secundários, testemunhais e probatórios.

A diplomática é um sistema sofisticado de idéias sobre a natureza dos documentos, sua origem e composição e suas relações com as pessoas a ele conectadas e com seu contexto organizacional, social e legal.

A natureza e as particularidades dos diferentes suportes da informação exigem uma aplicação diferenciada de cada função arquivística.

O gênero cartográfico é constituído por jaquetas, diapositivos, desenhos e cartão-janela.