Questões de Concurso sobre Documentos digitais: conceitos e definições

Toda informação produzida ou recebida por uma pessoa física ou jurídica, como resultado do exercício de suas atividades, codificada em dígitos binários e acessível por meio de sistema computacional, e que é utilizada como fonte de prova e/ou informação, é denominada documento

O objetivo da digitalização de documentos em organizações públicas é transformar documentos físicos em arquivos:

Para garantir um processo de digitalização mais rápido e eficiente, é preciso tomar alguns cuidados na hora de preparar os documentos a serem digitalizados. Sobre isso, analisar os itens abaixo:

I. Os clipes e os grampos podem danificar os componentes do scanner, portanto recomenda-se retirar todos e separar as folhas manualmente.

II. É recomendado organizar os documentos na ordem correta, para que não se gaste mais tempo editando o arquivo para reordenar os documentos digitalizados.

O processo de conversão de documentos físicos em formato digital é muito utilizado no dia a dia do assistente administrativo e cada vez mais este tipo de tecnologia é implementada e utilizada. Vários benefícios podem-se ser extraídos com esta técnica, como a dinamização com eficiência ao acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores.

Para que isto se torne real utiliza-se:

O documento digital (nato) é produzido em formato digital por meio de um sistema informatizado ou de um equipamento computacional, enquanto o documento digitalizado é gerado a partir de um

Em seu nível lógico, a anatomia de um objeto digital é representada pela sequência do estado de polaridades (negativa e positiva) no suporte magnético.

O nome e a versão do software de produção de um documento digital são dois dos componentes digitais que constituem esse documento.

O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), no documento “Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital”, elaborado no ano de 2005, até o momento apresenta orientações fundamentais para o processo de preservação digital de documentos arquivísticos. No mesmo documento, o Conarq faz um alerta aos governos, às organizações públicas e privadas, bem como às instituições de ensino e pesquisa e a todos os setores da sociedade brasileira comprometidos com a inclusão informacional para alguns problemas. Com base nisso, relacione os problemas citados na Coluna 1 aos seus respectivos significados descritos na Coluna 2.

Coluna 1

1. Dependência social da informação digital.

2. Rápida obsolescência da tecnologia digital.

3. Fragilidade intrínseca do armazenamento digital.

4. Complexidade e custos da preservação digital.

5. Multiplicidade de atores envolvidos.

Coluna 2

( ) A preservação de longo prazo das informações digitais está seriamente ameaçada pela vida curta das mídias.

( ) A preservação de documentos digitais pressupõe uma constante atualização de suporte e de formato, exigindo investimento financeiro elevado e contínuo em infraestrutura tecnológica, pesquisa científica aplicada e capacitação de recursos humanos.

( ) A preservação da informação em formato digital não se limita ao domínio tecnológico, exigindo compromissos de longo prazo entre os vários segmentos da sociedade.

( ) As instituições dependem cada vez mais de documentos digitais, não disponíveis em outra forma, para o exercício de suas atividades.

( ) A tecnologia digital é comprovadamente um meio mais frágil e mais instável de armazenamento, comparado com os meios convencionais de registrar informações.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Os documentos digitais ainda não são considerados como documentos de arquivo.

Entre os documentos classificados como iconográficos, encontram-se as fotografias, os desenhos e as gravuras.

A comunicação interna e externa dos órgãos ou entidades, via correio eletrônico, foi bastante ampliada devido à velocidade de transmissão, à facilidade de envio (evitando procedimentos burocráticos) e ao custo reduzido. Porém, esses benefícios têm como consequência a produção de um grande volume de mensagens trocadas – com ou sem anexos –, ocasionando constantemente o esgotamento do espaço das caixas postais de correios eletrônicos.

(Conselho Nacional de Arquivos – Diretrizes para a Gestão arquivística do Correio Eletrônico Corporativo pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.)

Tendo como referencial o texto anterior sobre correio eletrônico, analise as afirmativas a seguir.

I. O critério de antiguidade na eliminação de e-mail institucional é recomendado para solucionar os problemas de espaço em servidores de computador.

II. A mensagem de correio eletrônico é uma comunicação em tempo real que acelera a transmissão de informações em uma instituição.

III. A destinação final das mensagens eletrônicas deve estar prevista na tabela de temporalidade e destinação de documentos do órgão.

IV. A mensagem de correio eletrônico é composta por cabeçalho e corpo e, opcionalmente, por anexos.

A quantidade de afirmativas verdadeiras é

A informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico é um documento arquivístico digital.

Com o crescimento exponencial da produção de documentos, especialmente dos nato-digitais, é fundamental para as instituições, públicas ou privadas, a criação e execução de políticas arquivísticas, ou seja,

Os documentos digitais são armazenados em dispositivos de armazenamento eletrônicos, magnéticos e ópticos. Do ponto de vista tecnológico, distinguem-se três tipos de memória. Que tipo de memória é a mais adequadas para armazenamento de arquivos?

Como é denominada a tabela de equivalência de metadados de gestão para descrição de documentos?

Com a evolução da sociedade cada vez mais _____________ torna-se necessário não só aprender e saber guardar os documentos que já nascem eletrônicos, mas também saber o que fazer com os arquivos que temos em papel. Com o surgimento de novas _______________ de Tecnologia da Informação (TI), juntamente com este crescimento das informações produzidas diariamente, torna-se cada vez mais comum dizer que a solução para os problemas desta nova sociedade está no Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), tanto no gerenciamento quanto na preservação das informações destes novos tipos de documentos.

Assinale a alternativa que preencha correta e respectivamente as lacunas.

As citações a baixo dizem respeito ao conceito de que tipo de documento:

“informação registrada codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional”

“[...] informação digital processada e formatada para uma finalidade específica, que inclui conteúdo e estrutura, e que pode incluir contexto”

Em relação aos conceitos de documentos digitais, julgue as afirmações abaixo:

I – Documento arquivístico autêntico é aquele que preserva a mesma identidade que tinha quando gerado pela primeira vez e cuja integridade pode ser presumida ou provada ao longo do tempo.

II – A identidade de um documento arquivístico digital se dá pelos elementos intrínsecos e extrínsecos presentes na face do documento e pelos atributos expressos em metadados.

III – A integridade de um documento refere-se à completeza da forma do documento e do grau de controle exercido no seu processo de criação.

IV – A confiabilidade de um documento arquivístico tem a ver com a veracidade de seu conteúdo, ou seja, de seu autor e da pessoa responsável pela gestão.

Estão CORRETAS as afirmações:

O arquivo digital pode ser conceituado como um conjunto de bits que formam uma unidade lógica, ou seja, todo documento criado, recebido e armazenado em uma ferramenta tecnológica. É importante atentarmos que o arquivo é digital, mas não é virtual. Isso significa que ele existe fisicamente e em certo tamanho que ocupa espaço e podem ser perdidos, caso o espaço onde estiverem guardados for danificado. Quanto aos formatos mais usuais dos arquivos digitais, assinale a alternativa correta.

O valor do arquivo, seja este físico ou digital, tem conotação relevante, por ser o ambiente no qual guarda-se documentos de forma dinâmica. Documentos codificados em dígitos binários representados em 0 e 1, são denominados documentos: