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Questões de Concurso sobre Função e Finalidades dos Arquivos
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Escolaridade
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Ano:
2026
São considerados documentos arquivísticos os registros de ações e atividades desempenhadas por uma pessoa física ou jurídica, público ou privada, para atender a determinada finalidade. Quanto às características dos arquivos, é correto afirmar:
A
Tem origem no desempenho das atividades que o gerou, servindo como fonte de prova.
B
Possui caráter orgânico, isto é, inexiste relação entre os documentos de arquivo pertencentes a um mesmo conjunto.
C
O arquivo possui essência funcional e administrativa, constituindo-se apenas de exemplares únicos de documentos.
D
Seu conteúdo é formado por documentos produzidos e/ou recebidos por uma entidade, família, setor, repartição, pessoal, organismo ou instituição, incluindo documentos manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.
No contexto da documentação escolar, a função dos arquivos corrente e permanente ultrapassa a mera organização administrativa, pois ambos possuem finalidades específicas relacionadas à vida escolar dos estudantes. Considerando essa perspectiva, assinale a alternativa correta.
A
O arquivo permanente destina-se à guarda de documentos históricos da instituição, sem utilidade prática para emissão de documentos escolares futuros.
B
O arquivo corrente deve armazenar os documentos financeiros e administrativos relacionados ao funcionamento da escola, enquanto as pastas dos alunos devem permanecer em arquivos externos.
C
O arquivo corrente reúne documentos de alunos ativos consultados frequentemente, enquanto o arquivo permanente preserva registros de alunos não ativos, ambos sendo indispensáveis para emissão de históricos escolares e comprovação da trajetória acadêmica.
D
O arquivo permanente pode ser descartado após a conclusão do curso do estudante, desde que exista cópia digital dos históricos escolares emitidos anteriormente.
Considerando-se a perspectiva arquivística contemporânea, é correto afirmar que o sistema de arquivos é
A
um banco de dados digital que substitui integralmente os arquivos físicos em qualquer instituição.
B
um conjunto de documentos acumulados sem critérios definidos, mantidos apenas para fins históricos.
C
um modelo de armazenamento físico e digital de documentos, sem relação com a estrutura organizacional.
D
uma estrutura composta por elementos interdependentes, voltada à gestão documental dentro de uma organização.
E
um agrupamento de arquivos pessoais e institucionais reunidos por afinidade temática.
A função básica do arquivo em uma instituição pública, para além da simples guarda física, é:
A
Destruir documentos novos para evitar acúmulo de papel.
B
Tornar as informações disponíveis para apoio à administração e à história.
C
Atuar exclusivamente como uma biblioteca de livros didáticos.
D
Esconder documentos do público para garantir o sigilo absoluto.
E
Organizar jornais e revistas de lazer para os servidores.
Em caso de cessação das atividades de determinada instituição pública, sua documentação tem destinação única: a instituição arquivística pública.
C
Certo
E
Errado
Durante a rotina administrativa de um conselho regional, um assistente administrativo precisa organizar documentos físicos relacionados a registros profissionais, processos administrativos e correspondências oficiais. Para facilitar a localização futura dos documentos, ele decide estruturar o arquivo utilizando métodos e normas adequados de arquivamento. Considerando os princípios de documentação, arquivo e métodos de arquivamento, assinale a alternativa correta.
A
O método de arquivamento numérico organiza os documentos com base na ordem alfabética dos nomes dos interessados, sendo indicado como o mais acessível para arquivos institucionais de pequeno porte.
B
A gestão de arquivos administrativos tem como foco principal a guarda permanente dos documentos, visto que documentos em fase corrente e intermediária apresentam menor relevância para a atividade arquivística.
C
O arquivo é o conjunto de documentos acumulados por uma organização no exercício de suas atividades, independentemente do suporte ou natureza, organizados para fins de consulta, prova e informação.
D
A documentação administrativa costuma ser armazenada de forma livre, uma vez que a função central do arquivo está mais voltada à preservação de documentos de valor histórico do que à organização de documentos correntes.
E
Os métodos de arquivamento são predominantemente empregados em arquivos digitais, tendo menor aplicabilidade prática em arquivos físicos mantidos por organizações públicas.
A função original do arquivo é servir de instrumento de prova e informação das atividades de seu produtor.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2026
De acordo com a terminologia arquivística brasileira, arquivo é o conjunto de documentos:
A
acumulados artificialmente por uma pessoa jurídica para fins de pesquisa.
B
produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica no exercício de suas funções.
C
de valor administrativo vigente recolhido aos acervos de instituições culturais e de memória.
D
organizados por assunto ou por data cronológica para facilitar o acesso.
E
de valor secundário eliminado após digitalização para fins de preservação.
No âmbito da gestão documental, o arquivo exerce papel fundamental na organização, preservação, custódia e disponibilização dos documentos produzidos e recebidos pelas instituições, assegurando sua integridade, autenticidade e acesso quando necessário. Tomando como parâmetro as funções próprias do arquivo, assinale a alternativa que não corresponde a uma de suas finalidades:
A
Classificar documentos, de acordo com critérios previamente estabelecidos.
B
Conservar documentos, garantindo sua preservação física e/ou digital.
C
Disponibilizar documentos para consulta, com ou sem a devida autorização.
D
Registrar documentos, assegurando o controle de sua tramitação e guarda.
E
Descartar documentos de forma criteriosa, mediante observância de critérios técnicos ou legais.
A função primordial dos arquivos é apenas a guarda permanente de documentos, não abrangendo atividades relacionadas ao acesso, à recuperação da informação ou ao apoio às atividades administrativas.
C
Certo
E
Errado
Em treinamento destinado aos novos servidores, o responsável pelo setor de documentação explicou que os arquivos são essenciais para a preservação da memória institucional, para a recuperação de informações e para o apoio às atividades administrativas. Durante a exposição, foi solicitado aos participantes que identificassem corretamente a definição e a função dos arquivos. Assinale a alternativa CORRETA sobre o tema.
A
Arquivo é o conjunto de documentos reunidos aleatoriamente, independentemente de sua origem ou finalidade administrativa.
B
Arquivo corresponde exclusivamente aos documentos históricos que perderam utilidade administrativa.
C
Arquivo consiste apenas no local físico destinado ao armazenamento de documentos.
D
Arquivo tem como função exclusiva a guarda permanente de documentos de valor cultural.
E
Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoas físicas ou jurídicas no exercício de suas atividades, conservados em razão de seu valor e de suas finalidades.
A função primordial de um arquivo em uma organização administrativa é servir de apoio à administração e, com o tempo, tornar-se fonte de história. Segundo os princípios da Arquivologia, a função básica do arquivo é:
A
Eliminar documentos que ocupem muito espaço físico.
B
Tornar disponíveis as informações contidas no acervo sob sua guarda.
C
Organizar livros e revistas para consulta de lazer dos servidores.
D
Guardar apenas documentos que possuam valor financeiro imediato.
E
Impedir o acesso público aos documentos para garantir sua integridade física.
Na Administração Pública, o arquivo é definido como o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos ou instituições, no exercício de suas atividades. Assinale a alternativa que indica qual é a principal finalidade da guarda desses documentos.
A
Ocupar espaço físico de forma organizada para evitar o acúmulo de móveis.
B
Servir como prova documental e garantir o acesso à informação para fins administrativos, legais e históricos.
C
Facilitar a destruição de documentos que podem comprometer a imagem da instituição.
D
Manter os documentos longe do alcance dos cidadãos para garantir o sigilo absoluto.
E
Substituir a necessidade de memória do gestor escolar.
Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Considerando os tipos de arquivos, assinale a alternativa CORRETA:
A
Arquivo intermediário é o conjunto de documentos de uso pouco frequente, que aguardam sua destinação final, sendo essa sempre a eliminação.
B
Arquivo concorrente é o conjunto de documentos de uso frequente, normalmente mantidos com seus produtores, com valor administrativo, legal e fiscal.
C
Arquivo impermanente é o valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.
D
Arquivo intermediário trata-se de conjuntos de documentos que não podem ser eliminados.
Arquivo é um conjunto de dados ou documentos guardados para uso futuro. Referindo-se às funções do arquivo, analise as sentenças:
I - Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa.
II - Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação.
III - Garantir o fluxo de pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa.
IV - Arquivar os documentos, visando à eliminação da informação.
V - Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda.
A
Somente a sentença I está incorreta.
B
Somente a sentença II está incorreta.
C
Somente a sentença III está incorreta.
D
Somente a sentença IV está incorreta.
E
Somente a sentença V está incorreta.
Sobre a definição e finalidade do arquivo, assinale V para VERDADEIRO e F para FALSO:
( ) Arquivo é a reunião de documentos conservados, visando à oportunidade que poderão oferecer futuramente.
( ) Para ser funcional um arquivo não precisa ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores.
( ) As características essenciais dos arquivos relacionam-se, pois, com as razões pelas quais os documentos vieram a existir.
( ) Os documentos de arquivos são gerados, recebidos e acumulados, devido às funções naturais de uma entidade coletiva ou corporativa, pessoa ou família, podendo estar registrados em diversos suportes informacionais.
( ) A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história.
( ) A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua guarda.
( ) O setor de arquivo auxilia a empresa nos seus processos de tomada de decisão, além de ser importante também para provar fatos organizacionais. Seu papel não para por aí, pois objetiva também salvaguardar a documentação histórica relevante para a constituição da memória institucional.
Após a análise, assinale a alternativa CORRETA, respectivamente:
A
V, V, V, V, F, F, V.
B
F, V, V, F, V, V, V.
C
V, F, V, V, V, V, V.
D
F, V, V, V, F, F, V.
E
V, F, V, F, V, F, V.
O grande acúmulo de documentos sem tratamento arquivístico, excedeu a capacidade de gerenciamento das instituições, e, diante dessa problemática, foi preciso buscar novas estratégias para racionalizar a produção e, sobretudo, para efetuar a correta eliminação de parte dos acervos documentais destituídos de valor informativo, surgindo assim, a gestão de documentos. Qual é a função arquivística considerada como uma ferramenta estratégica desenvolvida para estabelecer o tempo de guarda e de destino final para os conjuntos documentais, com o propósito de auxiliar na liberação de espaço físico, preservação do patrimônio documental e rápido acesso às informações?
A
Avaliação.
B
Classificação.
C
Produção.
D
Preservação.
Referindo-se às funções do arquivo, avalie as sentenças:
I - Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa.
II - Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação.
III - Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa.
IV - Arquivar os documentos, visando a recuperação da informação.
V - Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda.
VI - Executar as funções específicas, conforme a organização e administração da instituição.
Após a análise, pode-se afirmar:
A
As sentenças I, II, III, IV, V e VI estão corretas.
B
As sentenças I, II, III, IV, V e VI estão incorretas.
C
Somente as sentenças I, II, IV e VI estão corretas.
D
Somente as sentenças II, III, V e VI estão corretas.
E
Somente as sentenças III, IV, V e VI estão corretas.
Referindo-se à definição e função dos arquivos, analise as sentenças:
I - Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução dos seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.
II - Para ser funcional um arquivo deve ser pouco planejado, desorganizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores.
III - As características essenciais dos arquivos relacionam-se, pois, com as razões pelas quais os documentos vieram a existir
IV - Os documentos de arquivos são gerados, recebidos e acumulados, devido às funções naturais de uma entidade coletiva ou corporativa, pessoa ou família, podendo estar registrados em diversos suportes informacionais.
V - A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história.
VI - A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua guarda.
VII - O setor de arquivo auxilia a empresa nos seus processos de tomada de decisão, além de ser importante também para provar fatos organizacionais.
Após a análise, pode se afirmar:
A
Somente as sentenças I, II, III e VI estão corretas.
B
Somente as sentenças III, IV, V, VI e VII estão corretas.
C
Somente as sentenças I, III, IV, V, VI e VII estão corretas.
D
Somente as sentenças II, III, IV, VI e VII estão corretas.
E
Todas as sentenças estão corretas.
Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
A função básica do arquivo é guardar papéis.
C
Certo
E
Errado
Gerar simulado