Questões de Concurso sobre Transferência e Recolhimento de documentos

Qual a denominação da operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente?

Com frequência, é preciso verificar as condições dos arquivos para realizar a transferência de documentos. Os processos de transferência de documentos são:

O termo “recolhimento dos documentos” segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), diz respeito à:

Leia o texto abaixo.

Hamilton é arquivista e trabalha no arquivo intermediário de uma Universidade Federal em Minas Gerais. Em dezembro de 2015, Hamilton recebeu no arquivo intermediário os seguintes documentos:

- O projeto de pesquisa, original, proposto por um professor do Departamento de Sociologia e Antropologia, produzido em março de 2013, com o seguinte despacho: “O projeto foi executado entre 10/03/2013 e encerrado em 27/11/2015”.

- Uma pasta contendo os resultados e as avaliações parciais, originais, dos projetos de pesquisa do Departamento de Letras Vernáculas, referentes ao ano letivo de 2014, com a seguinte despacho: “Informações incluídas no relatório final”.

- As folhas de ponto, originais, dos bolsistas de iniciação científica de um projeto de pesquisa do Departamento de Fotografia, cinema e teatro, referentes ao ano letivo de 2010.

- As fichas de cadastramento de bolsistas de iniciação científica, do Núcleo de Apoio à Pesquisa (NAPq) do Instituto de Ciências Exatas, originais, produzidas no segundo semestre de 2015.

Considerando-se essas informações, a terminologia arquivística e o trecho da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) apresentado abaixo.

Analise os quatro procedimentos a seguir.

I. Hamilton deve efetuar a transferência do projeto de pesquisa do professor do Departamento de Sociologia e Antropologia ao arquivo intermediário, onde irá permanecer até novembro de 2018, quando, então, deverá ser recolhido ao arquivo permanente.

II. Hamilton deve devolver a pasta contendo os resultados e as avaliações parciais dos projetos de pesquisa do Departamento de Letras Vernáculas ao arquivo corrente da unidade, onde deverá permanecer até 2019, quando, então, deverá ser transferida ao arquivo intermediário.

III. Hamilton não deve efetuar a transferência das folhas de ponto dos bolsistas de iniciação científica do projeto de pesquisa do Departamento de Fotografia, cinema e teatro, pois elas devem ser mantidas no arquivo corrente da unidade até 2062, quando, então, poderão ser eliminadas.

IV. Hamilton não deve efetivar a transferência das fichas de cadastramento de bolsistas de iniciação científica do Núcleo de Apoio à Pesquisa (NAPq) do Instituto de Ciências Exatas, pois elas devem ser mantidas no arquivo corrente da unidade até o segundo semestre de 2020, quando poderão ser eliminadas.

Está(ão) CORRETO(S):

Os documentos de arquivo durante sua vida passam por fases dentro de uma instituição ou órgão. Sendo essas fases chamadas de corrente, intermediária e permanente. No entanto, a arquivologia usa termos específicos para definir o trâmite do documento de uma fase para outra: da fase corrente para intermediária, e da fase intermediária para a permanente. Quais são os termos utilizados, respectivamente, da fase corrente para intermediária e da intermediária para permanente?

A ausência da tabela de temporalidade na instituição dificulta a transferência e o recolhimento dos documentos de arquivo de maneira técnica e científica.

O conjunto de documentos do mesmo tipo, produzido por um mesmo órgão, em decorrência do exercício da mesma função, subfunção e atividade que resulta de idêntica forma de produção e tramitação e obedece à mesma temporalidade e destinação denomina-se

Considere as seguintes definições.

I. Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém.

II. Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os permanentes.

III. Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação.

De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, essas definições correspondem respectivamente a:

A operação de transferência dos documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário denomina-se recolhimento.

Considerando as operações de transferência e recolhimento dos documentos, julgue os itens a seguir:

I – A transferência e o recolhimento são feitos em razão da frequência de uso e não do valor dos documentos.

II – O recolhimento somente ocorrerá do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

III – Há dois tipos básicos de transferência: a permanente e a periódica.

IV- a transferência do arquivo corrente ao arquivo intermediário e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos – facilita o arquivamento e a localização de documentos, pois libera espaço e economiza recursos materiais.

Assinale a alternativa que reúne os itens cujas afirmativas apresentam-se corretas:

Como se denomina os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente, respectivamente,

Os documentos, após serem transferidos, devem ser guardados em caráter definitivo.

1)Entrada de documentos em arquivos permanentes, em conformidade com a sua jurisdição arquivística;2) Operação pela qual um conjunto de documentos passa da custódia do arquivo intermediário para o arquivo permanente; denominam-se, respectivamente:

A transferência de um documento ao arquivo intermediário e o recolhimento de um documento ao arquivo permanente constituem procedimentos da função arquivística conhecida como aquisição.