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Questões de Concurso sobre Valor dos documentos
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Assinale a alternativa correspondente ao tipo de documento que rememora a origem, organização , reforma e história de uma determinada Instituição/administração, sendo exemplos os Atos Normativos e Exposição de motivos.
A
Valor Intrínseco normativo.
B
Valor de época.
C
Valor contextual relativo.
D
Valor histórico probatório.
Os acervos de arquivos constituídos de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda poderão servir de fonte para os órgãos que os produziram ou receberam, tendo como característica sua permanência transitória, são os:
A
Arquivos correntes.
B
Arquivos intermediários.
C
Arquivos permanentes.
D
Arquivos ocasionais.
E
Arquivos sazonais.
O trabalho com a documentação tem utilidade para todas as áreas da empresa, da tomada de decisões, passando pelo planejamento, às rotinas e segurança no trabalho.
Nesse contexto, relacione a COLUNA II com a COLUNA I, associando o tipo de documento à sua respectiva descrição.
COLUNA I
1. Documento normativo
2. Documento de controle
3. Documento operacional
COLUNA II
( ) Tem a característica de poder ser usado no trabalho, como instrumento para coleta, para consulta ou referência.
( ) Possui formato de tabela, formulário ou planilha; registra as atividades e operações rotineiras ou cotidianas da instituição.
( ) Composto por comandos diretos e percursos de ações que devem ser precisamente cumpridos; destaca como e quem pode fazer por meio de procedimentos.
Assinale a sequência correta.
A
1 2 3
B
3 2 1
C
2 3 1
D
3 1 2
E
1 3 2
São exemplos de documentos de valor mediato e guarda permanente aqueles
A
que registrem as atividades-fim do órgão.
B
cujas informações básicas possam ser recuperadas em outros.
C
cujos textos estejam reproduzidos em outros.
D
que sejam cópias.
Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Esse conceito se refere ao valor
A
arquivístico.
B
administrativo.
C
primário.
D
fiscal.
E
intrínseco.
Se houver a aplicação inapropriada ou o vazamento de informações, por exemplo, a companhia correrá o risco de sofrer com multas e sanções, além de perder a credibilidade junto ao consumidor. Uma informação que pode ajudar bastante nesse sentido é o fato de que muitos documentos apresentam uma validade de cinco anos. Dentre eles, nós podemos citar:
I – boletins.
II – atas.
III – pedidos.
IV – anúncios.
Estão CORRETAS as afirmativas:
A
I, II e IV, apenas.
B
I e IV, apenas.
C
II e III, apenas.
D
I, II, III e IV.
De acordo com a Teoria das Três Idades,
A
arquivo permanente é um conjunto de documentos com valor informativo e probatório, com uso pouco frequente e que aguarda destinação.
B
valor secundário é o valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos.
C
valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
D
arquivo intermediário é um conjunto de documentos em tramitação, objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
E
arquivo corrente consiste no conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor e que também é chamado de arquivo histórico ou geral.
O ciclo de vida dos documentos arquivísticos é tratado pela teoria das três idades. Seu objetivo é classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da organização. No que se refere ao ciclo de vida dos documentos, pode-se afirmar como INCORRETO:
A
A teoria das três idades divide os arquivos em: arquivo de primeira idade ou corrente; arquivo de segunda idade ou intermediário e arquivo de terceira idade ou permanente.
B
Arquivo de Primeira Idade ou Corrente é constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou em repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.
C
Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário é constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.
D
Arquivo de Terceira Idade ou Permanente é constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e a sua evolução. Estes são os arquivos históricos propriamente ditos, pois é nessa fase que os documentos são arquivados de forma definitiva.
E
Para os arquivos de Segunda Idade ou Intermediário, tem-se a necessidade de serem conservados próximos aos escritórios, pois são frequentemente consultados.
Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas.
O ciclo de vida do arquivo é contado a partir ______ e do encerramento do ato, ação ou fato que motivou a sua produção e da frequência de uso. Diz-se na arquivística que essa fase tem relação com a vigência do documento, a razão de ser da existência de um documento. De acordo com a _________, são considerados arquivos correntes o ___________.
A
da produção do documento / Teoria das Três Idades / conjunto de documentos atuais, em curso, que são objeto de consultas e pesquisas frequentes
B
da validade do documento / Arquivística / conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes que aguardam remoção para depósitos temporários
C
da solicitação do documento / Arquivologia / conjunto de documentos de valor histórico, científico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente
D
da validade do documento / Teoria das Três Idades / conjunto de documentos atuais, em curso, que são objeto de consultas e pesquisas frequentes
Documentos permanentes são aqueles que, após a avaliação, são guardados devido ao seu valor informativo e probatório. O acesso a tais documentos deve ser
A
restrito ao organismo produtor.
B
de acordo com o valor jurídico.
C
irrestrito ao público.
D
mediante autorização.
Dentre as tipologias de arquivos empresariais, documentos que correlacionam-se com políticas e métodos de gestão e que muitas vezes são importantes para a concretização de atividades setoriais são denominados de Documentos de valor Administrativos. Assinale a alternativa correspondente a exemplos de documentos de valor administrativo.
A
Planos de ação, Contratos comerciais e índices de preços.
B
Atos normativos, Índices de preços e Indicadores econômicos.
C
Contratos comerciais, Atos normativos e Tabelas de recenseamento.
D
Planos estratégicos, Programas de trabalho e Relatórios de gestão.
O ciclo de vida dos documentos é a sequência de fases pela qual passam os documentos, iniciando quando são criados (eliminação ou guarda permanente) até a sua destinação final (produção / criação).
C
Certo
E
Errado
Os arquivos que são conservados somente por causa de seu valor histórico e informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo que se conheça como os fatos evoluíram, são identificados como arquivos de
A
terceira idade ou permanentes.
B
terceira idade ou intermediários.
C
segunda idade ou intermediários.
D
primeira idade ou permanentes.
E
primeira idade ou correntes.
Leia a charge abaixo.
Charge do Bier para Yuri
http://www.adb.inf.br/ach/app01/index.
No contexto da charge, observamos o secretário abrindo um arquivo “morto”, que fala: Não me bata mais! De acordo com o ciclo vital dos documentos, podemos inferir que, o documento “morto” guardado nesse arquivo, é:
I. de consulta pouco frequente e de acesso restrito.
II. conservado em virtude do valor secundário.
III. preservado para consulta de pesquisadores.
IV. de valor de natureza administrativa.
É CORRETO o que se afirma em:
A
I, II e III.
B
II e III.
C
II, III e IV.
D
III e IV.
E
I e II.
O valor de um documento é estabelecido conforme diferentes abordagens. Assinale a alternativa que contem as principais abordagens no que tange ao valor primário documental.
A
Valor Jurídico; Valor mercadológico e Valor histórico.
B
Valor Administrativo; Valor Jurídico e Valor Fiscal.
C
Valor Fiscal; Valor mercadológico e Valor tipificado.
D
Valor Administrativo; Valor jurídico e Valor conceitual.
Supondo que em determinada repartição pública foi encontrada a primeira edição física e original da “Lei Orgânica do Município X” e, que apesar de não estar mais vigente nem ter valor administrativo e legal, o prefeito queira o arquivamento do exemplar por seu valor histórico.
Considerando a “teoria das três idades” é correto afirmar:
A
O exemplar deve ser arquivado segundo a Fase Inicial.
B
O exemplar deve ser arquivado segundo a Fase Corrente.
C
O exemplar deve ser arquivado segundo a Fase Intermediária.
D
O exemplar deve ser arquivado segundo a Fase Permanente.
E
O exemplar deve ser arquivado segundo a Fase Descarte.
Em determinado órgão municipal existem três setores. O Setor A é uma área que permanece de portas abertas e de acesso liberado durante todo o horário de expediente, a fim de que lá se possa guardar todos os documentos de arquivo que precisem ser utilizados ou consultados com maior frequência. O Setor B, por sua vez, recebe os documentos transferidos do Setor A, após determinadas condições serem verificadas. Por fim, o Setor C é uma sala um pouco mais afastada, cuja utilidade é armazenar os documentos de arquivo a ele recolhidos. De acordo com as descrições, assinale a alternativa correta:
A
O Setor A é o arquivo temporário ou de segunda fase.
B
O Setor B é o arquivo corrente ou de primeira fase.
C
O Setor C é o arquivo permanente ou de segunda fase.
D
O Setor A é o arquivo corrente ou de primeira fase.
E
O Setor B é o arquivo intermediário ou de terceira fase.
Todo documento, sobretudo os públicos precisam de cuidado no manuseio e na forma de arquivamento para que se mantenham com a máxima manutenção do seu formato. Sobre documentos públicos, assinale a alternativa correspondente ao elemento que determina o tempo em fases de um documento com fase ativa, semiativa, inativa ou pela idade como 1 idade, 2 idade, 3" idade de um documento que precisam ser determinados e ligados aos sistemas de arquivamento.
A
Manutenção dos documentos.
B
Organização de documentos.
C
Ciclo de vida dos documentos.
D
dentificação dos documentos.
E
Dimensão dos documentos.
O intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produção, é denominado prazo de
A
vigência.
B
precaução.
C
arquivamento.
D
prescrição.
E
retenção.
Os documentos que Elaine usa todos os dias e que são essenciais para que ela realize suas atividades devem estar no arquivo:
A
de transferência.
B
permanente.
C
intermediário.
D
morto.
E
corrente.
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