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Questões de Concurso sobre Perfil profissional
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O Secretário Executivo mudou sua imagem nas organizações ao deixar de ser elemento de apoio do „chefe‟, passando a desempenhar com eficiência outras tarefas e atuando como elo entre o chefe, a equipe e o mercado.
Assinale a alternativa que NÃO exprime esse novo perfil.
A
A essência das atividades da profissão restringe-se ao desempenho de tarefas rotineiras de escritório.
B
É polivalente, apresenta múltiplos valores e executa diferentes tarefas.
C
Deixou de desempenhar tarefas burocráticas para exercer funções criativas, com capacidade de opinar e decidir.
D
É um assessor executivo e administrador de informações, que auxilia a direção/chefia a processar e organizar informações.
E
É proativo, visando antecipar futuros problemas e mudanças necessárias, e flexível, com aptidão para diferentes atividades.
No âmbito da atuação do profissional de secretariado
executivo, a organização do trabalho com foco em
atividades operacionais sem a efetiva participação nos
assuntos estratégicos da alta direção não interfere no
nível de motivação desse profissional.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2017
Atualmente, o profissional de secretariado deve considerar que
lidar com pessoas é um dos maiores desafios das organizações
e deve compreender que ser líder é
A
ser exigente, observando constantemente os deslizes
dos membros da equipe, chamando-lhes a atenção.
B
centralizar as decisões e demonstrar autoridade, a fim
de ganhar respeito dos subordinados.
C
coordenar uma equipe de maneira justa, respeitosa e
eficiente, fazendo que os membros deem o melhor de
si e trabalhem em harmonia.
D
identificar as capacidades dos membros da equipe e
observar sua atuação, punindo aqueles que não
empenharem o máximo dessa capacidade.
O secretariado executivo vem evoluindo muito nos últimos anos e as responsabilidades destes profissionais vem crescendo enormemente. Hoje o profissional tem de buscar sair de sua zona de conforto, já que mudanças econômicas e tecnológicas o obrigam a isso. Adquirir novas competências é essencial para o bom desempenho do secretário executivo, já que estes devem desenvolver tarefas cada vez mais complexas e mais exigentes.
Para Santos (2007, p. 7), competências não são “apenas conhecimento e habilidades para a realização do trabalho (saber fazer), mas também atitudes, valores e características pessoais vinculados ao bom desempenho no trabalho.”. Uma competência muito valorizada no âmbito do secretariado executivo é a organização do trabalho, que por sua vez é intimamente associada à gestão do tempo. Em Abril de 2012, a Exame publicou uma lista de 10 aplicativos que podem ser utilizados para gestão do tempo e atividades laborais, tornando o emprego do tempo mais organizado. Para Melba J. Duncan, aplicativos como estes combinadas a e-mails, correio de voz e calendários online podem auxiliar gestores a atuarem com grande nível de autossuficiência.
M. J. Duncan expõe ainda que levando em consideração níveis hierárquicos mais elevados, o custo operacional para manutenção de um secretário executivo totaliza mediamente 8% do custo relativo à manutenção de seu gestor. Logo, para justificar a manutenção do secretário, este deveria aumentar o rendimento do gestor em ao menos 8%. E, segundo M. J. Duncan, um profissional do Secretariado executivo de bom rendimento, garante a seu gestor muito mais que isso.
Tendo como referência a consideração acima, classifique em (V) verdadeiro ou (F) falso as seguintes afirmações:
( ) É muito importante que o profissional de secretariado executivo esteja buscando evoluir também no manuseio da tecnologia, de forma que o uso adequado da tecnologia possa auxiliá-lo na atuação diária.
( ) Diante das exigências do mercado e das recorrentes evoluções no mundo da tecnologia, podemos afirmar que a gestão do tempo e de atividades laborais são inerentes à atividade do profissional de secretariado executivo, e tais atividades são executadas exclusivamente com auxílio tecnológico.
( ) O Secretário Executivo tem a seu dispor uma série de artifícios tecnológicos que podem auxiliar na sua atividade, o bom uso desses artifícios não interfere diretamente no seu desempenho.
( ) Considerando uma carga horária de 40 horas semanais para um diretor, um Secretário Executivo de bom rendimento é capaz de poupar muito mais de 3 horas de horas do referido diretor.
Assinale a opção correta.
A
V - F - F - V.
B
V - V - V - F.
C
V - F - V - V.
D
V - V - F - F.
E
F - F - V - V.
No seu dia a dia, o profissional do secretariado está em contato direto com diversos equipamentos que podem auxiliá-lo no cumprimento de suas tarefas. O bom uso e conhecimento destes artigos podem influenciar significativamente no desempenho do profissional.
-
Relacione CINCO Equipamentos (coluna à esquerda) a CINCO Funções e/ou Definições (coluna à direita), de forma que cada equipamento corresponda à sua respectiva função/definição:
-
(I) Notebook | (1) Este equipamento geralmente trabalha em conjunto com o notebook ou computador refletindo em uma tela a apresentação criada. |
(II) Calculadora | (2) Grande bloco de papel colocado em frente para o público no qual o apresentador, com um pincel atômico, expõe suas ideias. |
(III) Flip Chart | (3) Funciona similarmente a um telefone móvel, pois pode ser transportado facilmente. É dotado de sinal 5G para comunicação de alta qualidade. |
(IV) Pendrive | (4) Equipamento portátil, dotados de baterias que tradicionalmente podem ser de 3, 4, 6, ou 9 células recarregáveis. É capaz de processar, exibir e armazenar grande quantidade de dados. |
(V) Projetor Multimídia | (5) É um dispositivo portátil que armazena razoável quantidade de dados, podendo guardar documentos em formato digital e dados de qualquer formato multimídia, como imagens, mas é incapaz de reproduzir tais dados, pois não é dotado de tela. |
(VI) Fax | (6) Sua principal função é realizar operações matemáticas de forma rápida. Pode também ser capaz de gerar gráficos. |
-
Após relacionar as duas colunas, marque a opção que apresenta a correta relação.
A
I - 5; II - 6; III - 4; IV - 1; VI - 3.
B
I - 4; II - 6; III - 5; IV - 1; VI - 3.
C
I - 5; II - 1; III - 4; IV - 5; V - 3.
D
I - 1; II - 3; III - 4; IV - 6; VI - 2.
E
I - 4; II - 6; III - 2; IV - 5; V - 1.
Acerca do atendimento pessoal, discutido por Maia e Oliveira (2015), do ponto de vista da pessoa atendida, NÃO é bom que o secretário
A
cuide de sua aparência pessoal.
B
cumprimente e acomode de forma apropriada.
C
posicione sobre o atendimento enquanto espera.
D
deixe materiais de divulgação da empresa à disposição
E
apresente informações e assuntos estratégicos da empresa.
O profissional de secretariado executivo é um agente de mudança dentro da organização. Ele possui um amplo conhecimento de detalhes sigilosos e de todo o funcionamento da empresa. O Código de Ética deste profissional expõe no Capítulo VI as regras que o secretário deve ter perante sua relação com a empresa.
Assinale abaixo a afirmação que NÃO está baseada nas relações com a empresa e o profissional de secretariado.
A
Atuar como figura-chave no fluxo de informações, desenvolvendo e mantendo, de forma dinâmica e contínua, os sistemas de comunicação.
B
Identificar-se com a filosofia empresarial.
C
Ser um agente facilitador e colaborador na implantação de mudanças administrativas e políticas.
D
É vedado ao secretário utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pessoais.
E
É vedado aos profissionais usar de amizades, posição e influências obtidas no exercício de sua função, para conseguir qualquer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, em detrimento de outros profissionais.
Dadas as afirmativas sobre Organização do Ambiente de Trabalho,
I. Manter equipamentos importantes em seu raio de alcance: telefone, computador, fichário, fax e impressora, devendo ser alcançados sem que seja preciso deslocar-se, caso os utilize com frequência.
II. Ter sobre a mesa, além dos equipamentos importantes, apenas os papéis e documentos necessários à tarefa em que estiver trabalhando no momento.
III. Eliminar tudo o que não estiver mais usando e arquivar o que já foi resolvido, evitando, assim, acumular papéis.
IV. Evitar comer no local de trabalho.
verifica-se que é(são) condizente(s) com boas práticas de Organização do Ambiente de Trabalho do Profissional de Secretariado.
A
I, II, III e IV.
B
I, II e III, apenas.
C
II e III, apenas.
D
I e IV, apenas.
E
IV, apenas.
Tendo em vista o perfil profissional do secretário e as competências exigidas para atuação nessa área, se focalizarmos as situações de contingências, como apontado por Bond e Oliveira (2013a), abordaremos as seguintes habilidades:
A
bom senso ao invés de pânico, além de atuação preventiva em cada atividade para tomada de decisões corretas.
B
sintonia com as novidades da área e não acomodação em tarefas rotineiras, atualizando-se e aperfeiçoando-se sempre.
C
crença em si mesmo, em seus conhecimentos e destrezas, além de otimismo e criação de barreiras às dificuldades e aos desafios.
D
domínio das técnicas, tais como o uso do telefone emergencial e a organização de eventos e de atividades, bem como destaque como melhor da área.
E
preocupação com questões relativas ao ambiente interno e externo, reputação do secretário e desenvolvimento de planos de ação de sustentabilidade.
São aqueles dos quais a organização depende para sua constituição, manutenção de sua estrutura, existência e para a execução de suas atividades-fim. Podem ser categorizados em constitutivos, não-constitutivos e de sustentação. O enunciado se refere a públicos
A
motivacionais.
B
associativos.
C
essenciais.
D
operacionais.
E
situacionais.
Na recepção de visitantes, o profissional de secretariado deve:
I. cumprimentar o visitante com simpatia e gentileza;
II. fazer comentários de ordem particular, a fim de manter um clima amigável;
III. ter paciência e manter o domínio de si, mesmo em situações difíceis;
IV. executar outras atividades administrativas enquanto fala com o visitante, a fim de não perder tempo e agilizar as rotinas administrativas.
Dados os itens, verifica-se que estão corretos apenas.
A
I e II.
B
I e III.
C
II e IV.
D
I, III e IV.
E
II, III e IV.
Acerca do atendimento telefônico, discutido por Medeiros e Hernandes (2010), do ponto de vista da pessoa atendida, NÃO é bom que o secretário
A
use vocabulário agradável, correto e profissional.
B
atenda à chamada com a voz segura, atenta e natural.
C
cumpra o que disse e se desculpe por falhas cometidas.
D
cumprimente, chame pelo nome e escute com atenção.
E
fale rapidamente, seja moroso e se exceda em palavras.
Na aplicação das técnicas de reuniões, discutidas por Bond e Oliveira (2013b), se o profissional de secretariado concentrar-se nas devidas providências, relacionadas à convocação, terá como resultado a(o)
A
disponibilização de materiais de apoio, espaço de recepção organizado, lanches e café servidos, local limpo e agradável.
B
seleção de pessoas realmente envolvidas com o assunto da reunião, as quais não provocarão dispersão e improdutividade
C
realização da reunião em espaço adequado e cômodo ao número de pessoas convidadas, com cadeiras suficientes para todos.
D
alcance de todos os interessados, em decorrência de comunicação formal, cujos objetivos da atividade foram bem esclarecidos.
E
adequação do tempo de duração da reunião, sem dispersão, atrasos para iniciar e terminar, uma vez que foi possível a discussão de todos os tópicos.
É de conhecimento geral que necessitamos de algumas regras de convivência para viver em sociedade. Porém, para o profissional do Secretariado Executivo, existem algumas ações que, se praticadas constantemente, ajudam a construir um bom marketing pessoal no ambiente de trabalho. Tendo essa premissa em mente, considere as seguintes afirmações, escutadas nos corredores de uma empresa nacional:
I - Hoje em dia não existe mais problema em chegar atrasado. Sempre consideramos 15 minutos de tolerância.
II - Eu não vejo problema em usar saia curta para trabalhar. O Brasil é um país de clima predominantemente tropical.
III - Só faço o estritamente necessário. Mesmo que eu saiba o que fazer, aguardo o diretor solicitar.
IV - Todos dizem que minha mesa é bagunçada, mas eu sei exatamente onde se encontra tudo. Minha bagunça é organizada.
V - Como secretária, atuo em vários departamentos da empresa, mas se me perguntarem sobre o mercado atual, não saberei conversar mais do que cinco minutos.
A
Apenas uma afirmação é adequada.
B
Todas as afirmações são adequadas.
C
Nenhuma afirmação é adequada.
D
Apenas duas afirmações são adequadas.
E
Duas afirmações são inadequadas.
Uma mudança significativa no desempenho do cargo de secretária foi a de assessorar mais de um chefe e a trabalhar em pool, ou seja, passar a compartilhar a sua estação de trabalho com outras secretárias. Sendo assim, tornou-se essencial que essa profissional tenha competências como as descritas abaixo. Assinale a única alternativa que não condiz com esta realidade.
A
Ter competência emocional para saber administrar os conflitos diários.
B
Saber se comunicar e tomar decisões usando bom senso e de acordo com prioridades.
C
Trabalhar de forma independente e compartilhar, o mínimo possível, as suas rotinas de trabalho com as demais colegas para não prejudicar o andamento do serviço do grupo.
D
Manter comportamento ético, independentemente das informações e situações, estabelecendo relacionamentos alicerçados em confiança e respeito, desenvolvendo uma relação de transparência com chefes, clientes, colegas e fornecedores.
E
Saber administrar as constantes situações de mudanças.
Segundo um levantamento feito pelo grupo Regus com 44 mil executivos em vários países, o WhatsApp é adotado por 95% dos profissionais, seguido pelo Skype e Facebook Messenger.
Para o CEO do Runrun.it – plataforma para gerenciamento de projetos corporativos – e especialista em produtividade, Antonio Carlos Soares, apesar de agilizar a troca de informações sobre a empresa e seus projetos de forma gratuita, o WhatsApp pode atrapalhar o tempo de descanso do funcionário e até mesmo afetar sua produtividade e foco no escritório.
Marque a opção que caracteriza o uso adequado do WhatsApp pelo profissional de Secretariado Executivo.
A
O uso do WhatsApp no ambiente de trabalho é permitido durante todo o expediente, uma vez que o celular é um item de uso pessoal e o empregador não tem controle sobre ele.
B
Os profissionais devem aceitar que continuem sendo acionados pelo empregador, depois do horário do expediente, para resolver questões do trabalho por meio do aplicativo.
C
O uso do WhatsApp de forma inadequada com clientes ou colegas de trabalho não levará a penalidades se o aplicativo for utilizado como instrumento de comunicação virtual disponibilizado pelo empregador.
D
É necessário que o profissional tenha bom senso e responsabilidade ao fazer uso de qualquer plataforma durante o horário de trabalho; aproveitar as vantagens das ferramentas, porém seguindo as normas da empresa.
E
O aplicativo deve ser veementemente proibido em qualquer âmbito profissional, uma vez que o seu uso é extremamente lesivo ao rendimento dos funcionários.
As organizações esperam dos profissionais de Secretariado Executivo a consciência de seus deveres, dedicação ao trabalho, equilíbrio emocional para desempenhar suas atividades, que seja digna de confiança, que saiba delegar atividades e que tenha habilidades para trabalhar em equipes. Assinale a ÚNICA opção que não condiz com as características da profissão.
A
Classificar e dar soluções aos mais variados assuntos, tais como redigir cartas, memorandos e documentos de todos os tipos.
B
A prática do secretário executivo configura-se como atividade de assessoria com vistas à realização de objetivos organizacionais. Mas a práxis do secretariado vai além disso, e envolve categorias de análise que visam a compreender o entorno conceitual em que as atividades se desenvolvem.
C
Manter contato com outros departamentos, secretariar reuniões e preparar roteiros de viagem.
D
Ser inflexível e manifestar interesse por realizar diferentes atividades.
E
A complexidade dos conhecimentos necessários ao secretário executivo caracteriza o desempenho profissional no qual a aplicação de várias teorias simultâneas, reunidas em um único sistema, aproxima-se muito mais de uma composição interdisciplinar do que de uma única ciência independente. Para esse sistema, parece ser necessária a interação de conhecimentos múltiplos que não atingem o estágio da unificação teórica independente, típica de uma ciência autônoma.
Com a chegada do novo diretor, muitas coisas mudaram na organização. Os departamentos foram revistos e redimensionados, e o profissional de secretariado passou a não mais atender apenas ao executivo, mas a todo um departamento. Além disso, todos passaram a ter de utilizar tablets para as atividades de trabalho, com novos aplicativos de agendamento e acompanhamento. Essas mudanças não foram bem vistas pelo secretário, que não tardou em reclamar: “Tudo sempre funcionou muito bem da maneira antiga. Não sei por que mudar”. Em pouco tempo aconteceu sua demissão.
Nesse caso, o profissional apresentou deficiência na competência denominada
A
liderança
B
criatividade
C
flexibilidade
D
independência
E
comunicação
Um profissional de secretariado foi chamado a preparar a viagem de uma executiva da organização. As reuniões deveriam ocorrer no mesmo hotel em que se hospedaria, para logo em seguida, deslocar-se de volta ao aeroporto e embarcar com destino à sua cidade natal.
Nesse caso, o tipo de hospedagem mais adequado é denominado
A
hostel
B
guesthouse
C
hotel cápsula
D
hotel residência
E
hotel com business center
O profissional de secretariado também pode valer-se do marketing pessoal para ser valorizado na organização. Um determinado profissional, por exemplo, além de cuidar de suas atividades secretariais de forma exemplar, é bem informado, lê dois jornais por dia, e dedica parte de seu tempo fora do ambiente de trabalho à leitura de clássicos da literatura.
Essa característica está associada a qual componente de marketing pessoal?
A
dinâmica de vida
B
marca de caráter
C
marca de personalidade
D
visibilidade e disponibilidade
E
conhecimentos e habilidades gerais
Gerar simulado