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Questões de Concurso sobre Arquivamento e Ordenação de Documentos
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Os métodos de arquivamento são divididos em duas grandes classes: básicos e padronizados. Podemos dividir os métodos básicos em alguns tipos. São eles, exceto:
A
alfabético
B
geográfico
C
índice
D
numérico
E
ideográfico
Na gestão de documentos, a atividade de arquivamento se refere à ordenação adequada do documento de acordo com sua classificação e sua temporalidade, com o intuito de garantir sua destinação final adequada.
C
Certo
E
Errado
Segundo Paes (2012), considerando o elemento mais importante e mais frequentemente procurado em cada caso, pode-se organizar os fichários ou arquivos nas seguintes ordens, EXCETO:
A
De valor.
B
De assunto.
C
Alfabética.
D
Geográfica.
E
Numérica.
Em um escritório jurídico, arquivar contratos como "Contratos de Locação" ou "Contratos de Prestação de Serviços" permite reunir todos os documentos relacionados a um tema específico, facilitando a consulta e o gerenciamento desses documentos em conjunto. Qual método de arquivamento de documentos foi utilizado para realizar essa atividade?
A
Arquivamento alfabético.
B
Arquivamento por assunto.
C
Arquivamento por data de criação.
D
Arquivamento geográfico.
E correto afirmar acerca do arquivamento de documentos, exceto:
A
Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
B
É considerado um documento permanente aquele em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
C
O arquivamento pelo sistema geográfico baseia-se no local de origem do documento.
D
Seja qual for o tipo de arquivamento de documentos, o responsável deve saber como realizar esse processo de maneira eficiente.
E
Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
No que tange ao arquivamento de documentos é correto afirmar, exceto:
A
É o processo de armazenar, organizar e preservar informações em formato físico ou digital para fins de referência futura.
B
A identificação é crucial para arquivar documentos de forma eficiente.
C
O arquivo permanente é aquele utilizado com frequência, ou seja, o documento ainda está em tramitação no que se refere à sua utilidade administrativa.
D
Separar os documentos por categoria é uma etapa indispensável ao arquivar.
E
O arquivo intermediário é aquele que já não é utilizado com tanta frequência, mas ainda precisa de armazenamento, seja por questões legais ou administrativas.
Saber organizar as documentações em pastas evita que elas sejam extraviadas, ou então que muito tempo seja gasto para procurar cada item. Assinale a alternativa que se refere ao tipo de pasta descrita abaixo:
Esse modelo conta com páginas de plástico que funcionam como um caderno. As folhas podem ser visualizadas frente e verso, o que ajuda na apresentação de trabalhos.
A
pasta plástica;
B
pasta catálogo;
C
pasta sanfonada;
D
pasta L;
E
pasta suspensa.
Arquivo consiste no armazenamento ordenado de documentos, produzidos por uma unidade organizacional ou por uma pessoa, no dia a dia de suas atividades, preservados para alcançar os seus objetivos. Sobre o tema em questão, assinale a alternativa correta.
A
Os arquivos devem apresentar condições mínimas de segurança, ser simples quanto à compreensão e ser inflexíveis em relação ao aumento da quantidade de documentos para armazenamento.
B
Documento é toda informação escrita necessariamente em forma de texto e registrada em um suporte.
C
No arquivo de documentos, a estante e o gaveteiro são exemplos básicos de suporte.
D
O arquivo tem a dupla finalidade de servir de apoio à administração e de servir de base para a história.
Como é chamada a técnica de arquivamento descrita por meio do exemplo a seguir:
P PRODUÇÃO
Pm Produção de Materiais
Pg Produção Geral
Pgl Produção Geral, Legislação
Ps Produção seriada
A
Sistema mnemônico.
B
Sistema orgânico.
C
Sistema de simples alfabetação.
D
Sistema assunto-numérico.
E
Sistema de ordenação alfabética.
Existem diversos métodos de arquivamento de documentos que podem ser utilizados, porém os 4 tipos considerados básicos são: alfabético, numérico, geográfico e ideográfico. Analise a afirmação abaixo:
“Essa é a forma mais simples de organizar documentos e, consequentemente, a forma mais intuitiva de consultar os arquivos posteriormente. É realizada a partir do nome referente ao documento, como a pessoa, a empresa, o evento, entre outros. Visando facilitar ainda mais a busca, há uma versão que utiliza cores para indicar as letras iniciais de cada documento.”
Selecione o método de arquivamento de documentos descrito:
A
Numérico.
B
Geográfico.
C
Ideográfico.
D
Alfabético.
Acerca do arquivamento de documentos, analise as assertivas:
I. A prática de arquivamento deve garantir a segurança e a integridade dos documentos.
II. A digitalização e o armazenamento exclusivamente em formatos digitais, sem manter cópias físicas, não é recomendada devido ao risco de perda de dados.
Das assertivas, pode-se afirmar que:
A
I e II estão incorretas.
B
Apenas II está correta.
C
Apenas I está correta.
D
I e II estão corretas.
Ano:
2023
Banca:
Objetiva Concursos
Documentos que aguardam algum prazo ou que ainda podem ser solicitados são guardados nos arquivos:
A
De segurança.
B
Correntes.
C
Intermediários.
D
Permanentes.
O método de arquivamento em que se faz necessário consultar um índice ou código para localizar o documento desejado denomina-se sistema
A
direto.
B
alfabético.
C
ordinário.
D
indireto.
E
terciário.
Ao organizar arquivos, o que significa "classificar" os documentos?
A
Distribuí-los aleatoriamente.
B
Ordená-los exclusivamente de acordo com a data de recebimento.
C
Arrumá-los em ordem alfabética, numérica, por assunto ou outra sequência lógica.
D
Descartar documentos antigos sem revisão.
Em relação às técnicas de arquivamento de documentos, assinale a alternativa que apresenta corretamente a técnica cujo esquema tenha como elemento principal o nome:
A
Arquivamento por assunto.
B
Método geográfico.
C
Método numérico.
D
Método eletrônico.
E
Método alfabético.
Considerando os conhecimentos acerca de arquivamento de documentos em geral, assinale a alternativa que apresenta uma definição correta de método de arquivamento.
A
É uma sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade.
B
É uma forma de simular o futuro desejado e, de forma racional, estabelecer antecipadamente os cursos de ação necessários e as ferramentas adequadas para atingir os objetivos.
C
É a alocação dos recursos da forma mais adequada para executar tarefas pré-definidas na elaboração de documentos.
D
É um jeito de guardar documentos empilhados em um arquivo, de forma que não precise de tempo para organização, visto que devem ser eliminados após doze meses de posse dos mesmos.
Métodos de arquivamento são as maneiras que podemos utilizar para colocar os documentos em ordem dentro do arquivo. Nesse sentido, dos métodos básicos de arquivamento, aquele em que os documentos são organizados por local ou procedência é denominado:
A
Método Geográfico.
B
Método Cronológico.
C
Método Numérico.
D
Método Ideográfico.
Quanto à classificação, identificação e ordenação dos documentos, é correto o que se afirma, EXCETO em:
A
A identificação dos documentos de arquivo é o último passo para sua organização e guarda adequadas.
B
O tipo, a forma, o formato e o conteúdo do documento são muito importantes para sua identificação.
C
Mesmo sendo variados, os documentos costumam apresentar elementos característicos comuns.
D
A ordenação é feita levando-se em consideração os elementos informativos contidos nos documentos.
Ano:
2023
Banca:
Instituto Municipal de Desenvolvimento de Recursos Humanos - IMPARH
Prova:
IMPARH - Prefeitura de Fortaleza - Secretário Escolar - 2023
Os documentos escolares são aqueles que vinculam o aluno à escola e comprovam sua vida escolar, ou seja, o desempenho que estes tiveram enquanto alunos da escola. Como exemplos destes documentos, podemos citar: registro de classe, boletim escolar, relatório final, histórico escolar, diplomas e certificados. É preciso utilizar um método de organização para mantê-los acessíveis. Seja qual for o método utilizado, a premissa básica de arquivamento é:
A
a identificação dos interessados.
B
o objetivo dos documentos.
C
a separação de papéis.
D
o tema abordado.
Consoante Paes (2004), arquivo é o arcabouço de documentos produzidos ou acumulados por uma pessoa física ou jurídica, podendo ser pública ou privada, qualificado pela natureza orgânica do acúmulo e conservação destes, levando em conta a finalidade de comprovação de um fato ou, simplesmente, de transmissão de informações. Analogamente, arquivamento é conceituado como o conjunto de operações técnicas destinadas ao acondicionamento e armazenamento de documentos. Sobre arquivamento, o método que consiste em organizar os documentos no arquivo separando-os por local ou procedência, podendo ser por cidade, estado ou país, é denominado:
A
Ideográfico.
B
Semântico.
C
Geográfico.
D
Cíclico.
E
Alfanumérico.
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