Questões de Concurso sobre Arquivamento e Ordenação de Documentos

Para arquivar um documento é importante utilizar embalagens que protejam os documentos durante o período em que estarão guardados. A esse respeito, assinale a alternativa correta.

De acordo com o método de arquivamento alfabético, o prontuário do paciente Antenor Pereira Dias deve ser arquivado da seguinte maneira:

Assinale a alternativa que lista corretamente métodos de arquivamento mais comumente utilizados.

No método soundex, usam‐se nomes para a organização dos arquivos, reunindo‐os pela semelhança da pronúncia, mesmo que a grafia seja diferente.

O método numérico simples exige um instrumento auxiliar. Qual é esse instrumento?

A forma padrão de ordenação dos documentos nas pastas é a

O arquivo de primeira idade guarda documentos consultados com frequência, devido ao seu uso funcional, e que possuem valor primário.

As técnicas de arquivamento correspondem às formas que os documentos serão armazenados, objetivando a sua localização futura. Sobre os métodos de arquivamento, assinale a alternativa incorreta:

O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura. O método utilizado para se localizar um documento que necessita anteriormente de consulta a um índice ou a um código é denominado:

A partir de 1950, os métodos de arquivamento passaram a ser determinados pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Esses métodos também são chamados de flexíveis.

Assinale a alternativa que apresente um exemplo de método de arquivamento flexível.

O sistema de arquivamento indireto é aquele que depende da utilização de um índice para pesquisa de arquivos.

A disposição dos documentos dentro de uma pasta ou caixa é conhecida como

“É o método alfabético, acrescentando cores (excelente auxiliar mnemônico) às letras. Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da segunda letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas” (Valentini, 2009; p. 79). Essa definição refere-se ao método de arquivamento:

Os Arquivos possuem uma diversidade de documentos, que necessitam de tratamento adequado em sua organização/arquivamento. Paes (2004, p. 61) registra a existência de duas classes de Métodos de Arquivamento, o Método Básico e o Método Padronizado. A classe do Método Básico possui quatro possibilidades distintas de organização documental que, também, podem subdividir-se para melhor adequação dos trabalhos do local.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3 ed. rev. ampl. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2004.

Assinale a alternativa que apresenta uma forma de ordenamento do Método Básico.

Leia o texto a seguir.

“Percebeu-se que, para aprofundar o conhecimento sobre a classificação em arquivos, é necessário estabelecer o significado e uso de importantes conceitos relacionados ao processo classificatório. São eles: classificação, ordenação, arquivamento, codificação e instrumento de classificação.”

SOUSA, Renato T. Barbosa de. In: SANTOS, Vanderlei Batista dos; INNARELLI, Humberto Celeste; SOUSA, Renato T. Barbosa. Arquivística: temas contemporâneos: classificação, preservação digital, gestão do conhecimento. Distrito Federal: SENAC, 2013. p. 85. (grifo nosso).

Tendo como referência o texto apresentado, relacione a COLUNA II com a COLUNA I, associando o conceito ao seu respectivo significado.

COLUNA I

1. Classificação

2. Ordenação

3. Arquivamento

COLUNA II

( ) Ação intelectual de construir esquemas para agrupar os documentos a partir de princípios estabelecidos.

( ) Forma de disposição dos tipos documentais dentro de divisões estabelecidas no esquema de classificação.

( ) Ação física de colocar os documentos em pastas ou caixas, orientada pelo esquema de classificação e pela ordenação definida.

Assinale a sequência correta.

Na organização de documentos de arquivo,

O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, sendo divido em duas classes: básicos e padronizados. Assim, assinale a alternativa que apresenta um método padronizado de arquivamento:

No arquivamento de documentos pelo método alfabético, os nomes de pessoas físicas, brasileiras ou estrangeiras, são classificados pelo último sobrenome, seguido do prenome. A única exceção são os nomes espanhóis, que são classificados pelo penúltimo sobrenome.

Os métodos de arquivamento ideográficos são indicados para grandes quantidades de documentos de assuntos variados.

Jéssica, estudante de arquivologia na Universidade Alpha, estava em tarde de estudos sobre os métodos de arquivamento. Durante os estudos, lhe despertou curiosidade o método no qual a organização é feita pelo assunto dos documentos. O método divide-se em duas categorias, isto é, pode ser alfabético ou numérico. Tais categorias podem ser subdivididas, por sua vez, em dicionário ou enciclopédico – no caso da divisão alfabética – ou decimal ou duplex, no caso da divisão numérica. Para ser eficientemente aplicado, o método de arquivamento por assunto exige a interpretação dos documentos e grande conhecimento das atividades empresariais. Jéssica não sabia o nome de tal método e buscou auxílio do professor João Marcos que prontamente lhe informou se tratar do método: