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Questões de Concurso sobre Arquivamento e Ordenação de Documentos
Disciplina
1
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Escolaridade
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Por quanto tempo os livros e documentos fiscais devem ser guardados, considerando as regras gerais de arquivamento?
A
2 anos, independentemente de processos pendentes.
B
3 anos, salvo se houver decisão judicial determinando prazo maior.
C
5 anos, podendo ser estendido caso haja processo pendente.
D
10 anos, independentemente da situação fiscal da empresa.
E
20 anos, em qualquer circunstância.
Em uma escola, o Auxiliar de Secretariado Escolar precisa localizar rapidamente o histórico de um aluno que solicitou transferência. Para isso, é imprescindível que o sistema de arquivamento seja bem estruturado. Segundo os procedimentos administrativos, protocolo, instrução de processos e gestão documental, qual prática que garante eficiência e agilidade na localização dos documentos?
A
Armazenar os documentos digitalmente, mas sem definir regras de nomenclatura ou categorias.
B
Guardar todos os documentos sem classificação, mas em ordem de chegada.
C
Utilizar um sistema de classificação adequado, como alfabético, numérico ou temático, aliado a etiquetas e categorias claras.
D
Criar pastas físicas sem nomenclatura padronizada, deixando para organizar quando houver tempo.
A respeito dos métodos de arquivamento, é correto afirmar que:
A
O método numérico dispensa qualquer índice e é o menos indicado para documentos confidenciais.
B
O método numérico usa números aleatórios, sem sequência.
C
O método por cores destaca visualmente pastas especiais e separa grupos de documentos, funcionando como guia para localização rápida.
D
O método por cores deve ser evitado em contas a pagar.
E
O uso de cores aumenta a chance de erro, pois confunde o usuário.
Os métodos de organização e de arquivamento de documentos, quando aplicados corretamente, garantem a eficiência na recuperação da informação, bem como a preservação dos registros administrativos. Considerando os principais métodos utilizados na Administração Pública, é correto afirmar que o método
A
alfabético é um dos mais usuais para o arquivamento de documentos e, quando utilizado, o local ou procedência é seu elemento ordenador principal.
B
geográfico arquiva os documentos considerando o seu nome.
C
alfabético integra o sistema indireto de arquivamento, uma vez que índices ou códigos são necessários para a localização dos documentos.
D
ideográfico ordena os documentos por assuntos.
E
sintático organiza os documentos com base na estrutura gramatical das palavras que compõem o seu título.
Uma pesquisadora precisa gerar códigos de identificação para catalogar documentos. Cada código deve seguir as regras:
1- Começa com uma letra maiúscula (A–Z).
2- Em seguida, deve conter dois dígitos distintos de 0 a 9.
3- O primeiro dígito não pode ser 0.
4- Por fim, deve terminar com uma vogal maiúscula: A, E, I, O ou U.
Quantos códigos diferentes podem ser gerados seguindo todas as regras?
A
14.200.
B
10.530.
C
8.640.
D
12.150.
A maneira correta de se arquivar pelo método alfabético uma correspondência recebida de Alberto Castelo Branco é a seguinte:
A
Alberto Castelo Branco
B
Castelo Branco, Alberto
C
Branco, Alberto Castelo
D
Alberto, Branco Castelo
Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
É parte da rotina do protocolo arquivar os documentos recebidos.
C
Certo
E
Errado
A adequada gestão documental é essencial para garantir a eficiência administrativa, a transparência e a preservação da memória institucional. A partir dessa informação e com base nas normas arquivísticas aplicáveis à Administração Pública, assinale a opção que apresenta um procedimento correto, quanto à organização e ao arquivamento de documentos.
A
Os documentos devem ser organizados conforme um plano de classificação que reflita as atividades e funções da instituição, observando os prazos de guarda definidos na tabela de temporalidade.
B
O arquivamento deve priorizar a ordem cronológica de produção dos documentos, independentemente do assunto ou da função administrativa a que se relacionem.
C
Documentos de caráter transitório podem ser eliminados sem registro, desde que não apresentem valor jurídico ou histórico aparente.
D
A transferência de documentos para o arquivo intermediário pode ocorrer a qualquer momento, conforme conveniência do setor produtor.
E
A digitalização de documentos elimina automaticamente a necessidade de preservação do suporte físico original, mesmo sem critérios de autenticidade e integridade definidos.
O arquivamento por assunto, também conhecido como arquivamento temático, deve ser adotado sempre que se deseja organizar documentos pela ordem cronológica, uma vez que essa técnica é a mais eficiente quando o objetivo é localizar documentos por data.
C
Certo
E
Errado
No contexto de arquivamento eletrônico, a digitalização pura e simples de documentos físicos, sem a concomitante aplicação de softwares de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) ou indexação por metadados, inviabiliza buscas textuais eficientes e a interoperabilidade plena com sistemas de gestão documental.
C
Certo
E
Errado
No setor público, a organização de arquivos é fundamental para garantir a preservação da memória administrativa.
A prática recomendada para facilitar o acesso e a gestão documental é:
A
Guardar todos os documentos em uma única caixa, sem divisão, de acordo com as normas de segurança.
B
Confiar apenas na memória dos servidores para localização.
C
Descartar documentos sem registro, após seis meses, para uma melhor organização do arquivo.
D
Classificar e arquivar documentos por assunto, data e tipo, seguindo normas de arquivística.
E
Manter arquivos sem identificação de conteúdo, assegurando recuperação rápida da informação.
O gerenciamento de arquivos é uma atividade essencial que visa à preservação, organização e recuperação eficiente das informações. Aplicar os conceitos adequados de arquivologia é imprescindível para garantir a funcionalidade dos arquivos. Acerca do assunto, marque (V) para as afirmativas verdadeiras e (F) para as falsas.
(__) O método cronológico é o mais indicado para arquivos permanentes, pois organiza os documentos por relevância histórica, priorizando os mais antigos.
(__) A aplicação do método alfabético em arquivos correntes facilita a recuperação de informações com base em títulos ou nomes relacionados aos documentos.
(__) O método geográfico é ideal para classificar documentos administrativos relacionados a diferentes localidades, como relatórios regionais.
(__) A escolha do método de arquivamento deve levar em conta o tipo de uso do arquivo, como o acesso frequente no caso de arquivos correntes ou a preservação no caso de arquivos permanentes.
A sequência está correta em:
A
V − V − V − V.
B
F − V − V − V.
C
F − F − V − V.
D
V − F − F − F.
Relacione corretamente os métodos de arquivamento da primeira coluna 1, com suas respectivas características descritas na coluna 2:
Coluna 1 − Método de Arquivamento
1.Alfabético.
2.Numérico.
3.Geográfico.
4.Cronológico.
Coluna 2 − Característica
(__)Sequência baseada no dia, mês e ano dos documentos.
(__)Organização conforme a inicial dos nomes de pessoas ou empresas.
(__)Separação dos documentos por região, cidade ou estado.
(__)Identificação por meio de números atribuídos de forma progressiva.
A sequência correta é:
A
1, 2, 4, 3.
B
4, 1, 3, 2.
C
3, 4, 2, 1.
D
2, 3, 1, 4.
A gestão de documentos é o processo que envolve a criação, classificação, arquivamento, busca e eliminação de documentos, tanto físicos quanto digitais, de acordo com as políticas e regulamentações da organização. Assinale a alternativa que faz a descrição correta do procedimento de protocolo e arquivamento de documentos em uma empresa.
A
O protocolo de documentos é realizado unicamente pelo setor de recursos humanos, enquanto a responsabilidade pelo arquivamento fica com o setor financeiro.
B
O protocolo de documentos diz respeito apenas à assinatura de documentos importantes, enquanto o arquivamento é feito exclusivamente de forma digital.
C
O protocolo de documentos é aplicado apenas para documentos internos, enquanto os documentos externos não precisam ser registrados ou armazenados.
D
O protocolo de documentos não é necessário quando o arquivamento é feito digitalmente, pois os documentos ficam acessíveis pela internet.
E
O protocolo de documentos abrange a recepção, registro e controle de entrada e saída de papéis, enquanto o arquivamento refere-se à organização e preservação desses documentos conforme critérios estabelecidos.
O que é arquivamento?
A
Guarda e organização de documentos para futura consulta.
B
Criação de relatórios financeiros.
C
Processo de digitalização de documentos.
D
Desenvolvimento de planos estratégicos.
Destaque a alternativa abaixo que condiz com o seguinte conceito: “acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de suas atividades e preservados para consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro”.
A
Organização
B
Ordenamento
C
Arquivamento
D
Planejamento
E
Despacho
Se uma determinada empresa reúne correspondências com clientes e fornecedores de todo o país e tem interesse em realizar projetos regionais, a classificação e ordenação desse conjunto documental deve se dar utilizando:
A
o mesmo critério de ordenação em diferentes níveis;
B
o mesmo critério de ordenação em todos os níveis;
C
mais de um critério de ordenação em diferentes níveis;
D
mais de um critério de ordenação em cada nível;
E
mais de um critério de ordenação em todos os níveis.
Como auxiliar administrativo do Ministério Público do Estado do Paraná, você precisa organizar os seguintes processos pelo método do Dígito Terminal, em ordem crescente:
1. Documento A: 123456
2. Documento B: 789012
3. Documento C: 345678
4. Documento D: 901234
5. Documento E: 567890
Diante do exposto, qual é a sequência correta de arquivamento dos documentos?
A
Documento A; Documento C; Documento E; Documento B; Documento D.
B
Documento B; Documento D; Documento A; Documento C; Documento E.
C
Documento E; Documento B; Documento D; Documento A; Documento C.
D
Documento C; Documento A; Documento D; Documento B; Documento E.
E
Documento A; Documento B; Documento C; Documento E; Documento D.
Sobre o arquivamento de documentos escolares, é CORRETO afirmar:
A
A gestão da Secretaria Escolar não precisa se preocupar com os procedimentos de escrituração do registro escolar, desde que os arquivos estejam organizados.
B
A responsabilidade do estabelecimento de ensino se limita apenas a fornecer documentos escolares solicitados no ano corrente.
C
A quantidade de alunos matriculados não afeta significativamente o volume de documentos a serem guardados.
D
A gestão da Secretaria Escolar deve aliar eficiência na organização dos arquivos com a minimização dos custos de armazenamento.
O método de arquivo refere-se à maneira como os documentos são organizados e armazenados dentro de um sistema de arquivamento. Existem diversos métodos utilizados para organizar documentos em um arquivo, e a escolha do método pode depender do tipo de organização, volume de documentos e preferências específicas. Avalie as opções a seguir, descrevem sobre os métodos, qual opção está INCORRETA?
A
Geográfico, a organização é feita com base em localizações geográficas, relevante para organizações com operações em diferentes áreas.
B
Por Assunto, os documentos são agrupados com base no estado atual, como pendente, concluído, arquivado.
C
Alfabético, os documentos são organizados em ordem alfabética com base em palavras-chave, como nomes de pessoas, títulos ou assuntos.
D
Numérico, os documentos são organizados com base em números, como códigos ou sequências numéricas.
E
Cronológico, os documentos são organizados de acordo com a data, permitindo uma fácil localização de informações em uma linha do tempo.
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