Questões de Concurso sobre Arquivamento e Ordenação de Documentos

Considere, hipoteticamente, que, para a correta gestão dos documentos da Hemobrás, a comissão permanente de avaliação de documentos iniciou os trabalhos para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim da instituição. Como primeiro passo para elaboração desses instrumentos, a comissão deverá proceder ao levantamento da produção documental. Em relação à metodologia de levantamento da produção documental, NÃO compõe uma das etapas:

A afirmação “PDF/A é um padrão ISO para arquivamento de documentos a longo prazo, que exige a incorporação de fontes e a desativação de elementos dinâmicos” é

Em uma prefeitura municipal, o auxiliar de administração é responsável por organizar e manter os documentos sob a guarda do setor. No desempenho de suas funções, ele lida diariamente com diferentes tipos de arquivos, que variam conforme o conteúdo e a finalidade dos documentos.

Considerando esse contexto, assinale a alternativa que apresenta corretamente a correspondência entre o tipo de arquivo e sua função no setor público.

O serviço de arquivo tem como objetivo garantir o acesso rápido e seguro à informação, sendo fundamental para a memória institucional, a transparência administrativa e o cumprimento de obrigações legais. Acerca do assunto,marque V, para as afirmativas verdadeiras, e F, para as falsas:

(__)O arquivo corrente é aquele utilizado com frequência, armazenando documentos em uso regular pelos setores da instituição.

(__)O método numérico de arquivamento organiza os documentos conforme a ordem alfabética dos nomes dos remetentes.

(__)O sistema de arquivamento geográfico é recomendado para documentos que tratam de assuntos jurídicos e normativos.

(__)Os clips, pastas e classificadores são acessórios comuns utilizados para organizar fisicamente os documentos arquivados.

A sequência está correta em:

Os documentos históricos de hoje foram os documentos administrativos de ontem, e os documentos administrativos de hoje serão os documentos históricos de amanhã. De acordo com essa informação, assinale a opção que apresenta a atividade do arquivo permanente em que há a ordenação dos documentos em fundos, a ordenação das séries dentro dos fundos, e, caso seja necessário, dos itens documentais dentro das séries, ou seja, há a reunião e a ordenação adequada dos documentos.

A ordenação, operação de juntar os documentos com a mesma classificação, favorece a atividade de arquivamento.

Um analista administrativo de determinada universidade pública foi incumbido de estabelecer os critérios dos documentos institucionais a seguir.

● Contratos de prestação de serviços arquivados conforme a data de assinatura;

● Atas de reuniões de conselhos organizadas por número sequencial;

● Documentos acadêmicos dos discentes armazenados por nome do aluno;

● Regulamentos internos e manuais classificados por área de atuação: “Ensino”, “Extensão”, “Pesquisa”.

Com base nos métodos de arquivamento adotados, assinale a alternativa que associa corretamente cada técnica ao tipo de arquivo correspondente, de acordo com a respectiva sequência de apresentação dos documentos.

Durante uma auditoria em determinada repartição pública, a equipe identificou que documentos de diferentes departamentos estavam sendo arquivados juntos, organizados por temas como “projetos”, “contratos” e “relatórios”. Essa prática gerava confusão, dificultava a recuperação de documentos e desrespeitava um dos princípios fundamentais da Arquivologia. Após a auditoria, foi recomendado que os documentos fossem organizados respeitando o órgão ou a entidade que os produziu. O princípio da arquivologia que fundamenta a recomendação feita pela equipe de auditoria é:

Sobre os procedimentos de organização e arquivamento de documentos e correspondências, assinale a alternativa correta:

Em uma secretaria municipal, durante uma auditoria interna, foi observado que alguns documentos recebidos não estavam corretamente registrados no sistema de protocolo, alguns processos eram arquivados fora da ordem e outros tinham informações incompletas sobre o remetente e a data de recebimento. Como resultado, houve atrasos na tramitação e dificuldades de localização de processos importantes. Para corrigir a situação, o setor administrativo decidiu:

1.Padronizar o registro de todos os documentos recebidos, incluindo remetente, data, tipo de documento e número do protocolo;

2.Criar rotinas de arquivamento de acordo com normas de classificação e temporalidade;

3.Treinar os servidores sobre procedimentos internos de protocolo e arquivamento.

Com base nesse contexto, assinale a alternativa correta:

Em uma repartição municipal, o setor de protocolo recebe diariamente centenas de documentos de diferentes tipos: processos administrativos de moradores, contratos de fornecedores, relatórios de obras e solicitações de licenças. Para organizar o arquivo físico, a equipe analisou os seguintes métodos de arquivamento:

1. Alfabético: organizar documentos pelo nome de pessoas ou empresas. 
2. Numérico: usar números sequenciais atribuídos a cada documento ou processo. 
3. Geográfico: separar documentos por região, bairro ou setor. 
4. Temático: agrupar documentos por assunto ou área de interesse.

O chefe do setor solicitou que a equipe selecionasse o método mais adequado para agilizar a localização de solicitações de alvarás emitidos por cidadãos de diferentes bairros da cidade.

Considerando a situação apresentada, assinale a alternativa correta:

Em um serviço de protocolo de uma prefeitura, o número 874.239 deve ser organizado usando o método dígito-terminal. Qual será a forma CORRETA de arquivamento?

No setor de Recursos Humanos de um órgão público, foi detectado que a localização de dossiês funcionais estava demorando além do previsto, comprometendo a agilidade no atendimento a servidores e a elaboração de relatórios. Após análise, verificou-se que os documentos estavam organizados de forma aleatória, sem critério fixo de arquivamento. Diante disso, a equipe foi incumbida de propor um novo sistema que assegurasse rápida recuperação da informação, padronização e rastreabilidade dos registros.

Considerando as boas práticas de gestão documental, assinale a alternativa que apresenta o método de arquivamento correto para a organização de dossiês funcionais de servidores.

Dado o contexto das rotinas administrativas de um técnico administrativo, que envolvem o manejo adequado de documentos e arquivos, considere as seguintes práticas relacionadas à documentação e arquivamento. Qual das alternativas descreve corretamente a relação entre a estrutura de um documento administrativo e os métodos de arquivamento, considerando a organização e a preservação dos documentos para efeitos futuros?

Qual é o método de arquivamento que organiza documentos por assuntos ou temas específicos?

Arquivar alguns documentos por data, outros por nome e outros por assunto constitui boa estratégia para melhor localização de documentos, quando não se dispõe de setor de protocolo aparelhado.

Em uma repartição pública, o tratamento adequado de documentos e processos é essencial para garantir a transparência, a eficiência e a segurança da informação. As atividades de registro, protocolo, tramitação e arquivamento devem seguir normas técnicas e legais, assegurando que cada etapa seja devidamente controlada e rastreável.

Com base nesse contexto, analise as afirmativas abaixo e assinale V para verdadeiro e F para falso:

(__)O registro de documentos consiste em sua identificação formal, incluindo data, número, assunto, dentre outros dados, permitindo controle e rastreabilidade.

(__)A tramitação de processos entre setores pode ocorrer informalmente, sem necessidade de registro, desde que haja confiança entre os servidores envolvidos, como prefeito e vice-prefeito.

(__)O arquivamento permanente é destinado a documentos que possuem valor histórico, legal ou institucional, e devem ser preservados mesmo após o encerramento de sua tramitação, sendo esses inalienáveis e imprescritíveis.

Assinale a alternativa com sequência correta:

O método Soundex é uma técnica específica que classifica os arquivos com base em um critério distinto dos demais. Em relação a esse método, marque a opção correta.

Após a classificação dos documentos arquivísticos, realiza‑se a ordenação. Com base nessa informação, é correto afirmar que a ordenação consiste em

A tarefa de classificar documentos para um arquivo exige do classificador conhecimentos não só da administração a que serve, como da natureza dos documentos a serem classificados. Cada ramo de atividade exige um método diferente, adequado às suas finalidades. Daí o problema difícil, quando se quer organizar um arquivo, da escolha de um método ideal de classificação para que a finalidade precípua do arquivo, que é o acesso aos documentos, seja plenamente atingida.

(PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. Rio de Janeiro: FGV, 1997.)

Sobre métodos de arquivamento, analise as afirmativas a seguir.

I. O método geográfico é do sistema direto. A busca é feita diretamente ao documento. Esse método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a procedência ou local.

II. No método dígito-terminal, os documentos são numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma particularidade: os números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares.

III. O método numérico simples constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente – pessoa física ou jurídica –, obedecendo-se à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética, já que o método exige um índice alfabético remissivo.

IV. No método duplex, a documentação é dividida em classes, conforme os assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e dessa para a minúcia.

Está correto o que se afirma em