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Questões de Concurso sobre Autuação de documentos
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Considerando determinado órgão público, o serviço que visa controlar os documentos em tramitação corresponde a:
A
Protocolo.
B
Digitalização.
C
Arquivamento.
D
Microfilmagem.
Ano:
2022
Prova:
FURB - Prefeitura - Agente Administrativo - 2022
O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição) viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação. Após o registro, os documentos são:
A
Ordenados.
B
Classificados.
C
Expedidos.
D
Protocolados.
E
Autuados.
Ano:
2022
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Na etapa de registro e autuação, o protocolo efetua a análise do documento, a fim de identificar o seu assunto, classificando-o de acordo com o plano de classificação da instituição.
C
Certo
E
Errado
Na gestão de documentos, em suas atividades no MPRR, você terá que autenticar a entrega de um documento ou evidenciar a decisão ou o fato que deve ser registrado. Ao fazer esse procedimento, você estará realizando a principal função
A
do arquivamento.
B
da localização.
C
da ordenação.
D
do protocolo.
E
da auditoria.
Os documentos nas organizações públicas são frequentes, a organização é essencial para ser direcionado ao setor correto, o setor público realiza sua identificação para facilitar a consulta dos documentos. Assinale a opção CORRETA, qual identificação é utilizada nos arquivos públicos de acordo com a lei.
A
Fixo, intermediário e devolvido.
B
Corrente, particular e permanente.
C
Corrente, intermediária e permanente.
D
Fixo, particular e devolvido.
Ano:
2022
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
O protocolo é responsável pela autuação de documentos advindos dos próprios setores da organização, dando início a processos administrativos internos.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2022
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Na fase de registro e autuação, o setor de protocolo recebe documentos provenientes de várias origens.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2022
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Denomina-se registro e autuação o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle.
C
Certo
E
Errado
A atribuição de número ao documento/conjunto documental e inserção no sistema de controle de protocolo, mediante processo manual, mecanizado ou informatizado é denominada
A
recebimento.
B
autuação e registro.
C
classificação.
D
controle e movimentação.
Muitos documentos recebidos na administração pública são autuados. Isto significa que são:
A
eliminados.
B
atualizados.
C
enviados para arquivo.
D
devolvidos ao remetente.
E
transformados em processo.
Considerando o tópico fluxo de informações, há uma atribuição do auxiliar de coordenação legislativa que é a de “autuar os documentos recebidos formalizando processos” . Podem ser citados alguns procedimentos desta etapa:
I- observar as informações contidas, se diz respeito ao mesmo assunto, assinatura, identificação do interessado e se está endereçado de modo correto;
II- reunir em ordem de apresentação os documentos recebidos para autuação;
III- avaliar os documentos, tendo em vista a sua eliminação;
IV- fixar etiqueta/carimbo na capa, com identificação do número do processo, ano, nome do interessado e o resumo do assunto;
V- receber, arquivar e desarquivar autos e documentos cuidando da conservação dos mesmos.
Dos itens acima, estão corretos, apenas:
A
I e III.
B
I, III e V.
C
I, II e IV.
D
II, III e IV.
E
III, IV e V.
A etapa de arquivamento que trata de examinar o documento, verificando o último despacho, para se certificar de que ele se destina ao arquivamento ou para outra rotina é a de análise.
C
Certo
E
Errado
É obrigatória a autuação do documento avulso para a formação de processo se o assunto tratado requerer análises ou pareceres.
C
Certo
E
Errado
A autuação de documentos avulsos para a formação de processos é uma atividade de protocolo.
C
Certo
E
Errado
Em várias instituições é possível identificar a existência de um setor ou unidade destinado à recepção das correspondências e demais documentos. Em toda organização pública brasileira, principalmente, é possível encontrar um setor responsável pelo registro e distribuição das correspondências produzidas e recebidas, e pela protocolização dos processos e sua tramitação. Na tradição administrativa, apesar da variedade de expressões, esse setor ou atividade é reconhecido como protocolo. A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade em que os documentos tramitam bastante. Sobre a fase de registro e autuação do protocolo, é correto afirmar que:
A
É a fase na qual o protocolo deverá fazer o controle da tramitação dos documentos, mediante sistema manual ou informatizado, no sentido de identificar os departamentos pelos quais passam os documentos.
B
É a fase na qual o protocolo envia um documento ao seu destinatário.
C
É a fase na qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo a ele um número codificado de acompanhamento. A autuação, utilizada geralmente para processos, é também conhecida como protocolização. O protocolo também é responsável pela autuação de documentos advindos dos próprios setores da organização, dando início a processos administrativos internos.
D
É a fase na qual o protocolo recebe o documento.
A respeito do serviço de protocolo de um órgão público, a autuação corresponde à ação de:
A
unir definitivamente um processo a outro, passando ambos, deste momento em diante, a constituírem um só documento.
B
formalizar um processo, atribuindo-lhe numeração única, fazendo os registros devidos em sistema informatizado ou em livro de controle e entregando o número de protocolo ao interessado.
C
proferir uma decisão no processo sobre assunto submetido à apreciação de autoridade administrativa.
D
retirar documentos e peças já juntados ao processo, mediante autorização expressa da autoridade competente.
E
arquivar processo que já tenha alcançado o objetivo para o qual foi constituído.
Ano:
2019
Prova:
AMEOSC - Prefeitura - Auxiliar Administrativo - 2019
Em relação ao setor de protocolo, assinale a alternativa incorreta:
A
Classificação é a etapa em que o protocolo efetua a análise do documento a fim de identificar o seu assunto, classificando-o de acordo com o plano de classificação da instituição. É importante enfatizar que, nesta etapa, os envelopes das correspondências devem ser abertos pelo setor de protocolo, para que seja efetuada a sua classificação efetiva, desde que não sejam sigilosos ou particulares. Esses documentos de caráter confidencial só devem ser abertos por seus destinatários.
B
Registro e Autuação é a etapa em que o protocolo deverá fazer o controle da tramitação dos documentos, mediante sistema manual ou informatizado, no sentido de identificar os departamentos pelos quais passam os documentos. Tal controle sobre a movimentação dos documentos é importante para se saber em que local se encontra determinado documento em um dado momento, bem como para se consultarem os últimos andamentos realizados na sua tramitação.
C
Recebimento é a etapa em que o setor de protocolo recebe documentos provenientes de várias origens. Por exemplo, recebe correspondências advindas do correio, de malotes, assim como outros documentos encaminhados por terceiros à instituição. É, nesse sentido, a porta de entrada de qualquer documento enviado por terceiros à instituição.
D
Expedição/Distribuição é a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Chama-se de distribuição quando é interna, e expedição quando direcionada a outra instituição.
O primeiro ato de documentação do processo, em que depois de registrada na distribuição é chamada de:
A
Despacho;
B
Autuação;
C
Datação;
D
Distrição.
Maurício, estudante de arquivologia da Universidade XPTO, estava em dúvida sobre o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo a ele um número codificado de acompanhamento. Para sanar sua dúvida resolveu buscar auxílio do professor Caio que prontamente lhe informou se tratar da etapa de:
A
Registro e autuação.
B
Classificação.
C
Recebimento.
D
Controle da movimentação.
Ano:
2019
Prova:
NUCEPE/UESPI - FMS - Auxiliar de Administração - 2019
O Setor de Protocolo em um órgão público possui algumas atividades, dentre elas, ser responsável pelo recebimento, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Na etapa da autuação, o servidor público deverá seguir a seguinte rotina, EXCETO:
A
A pôr, na primeira folha do processo, uma etiqueta com o número de protocolo.
B
Numerar as folhas, adicionando o respectivo carimbo (órgão, número da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo).
C
Encaminhar eletronicamente o processo autuado, após a digitalização, registrando a unidade específica correspondente do órgão que irá receber e arquivar o processo físico, para futuras consultas.
D
Conferir o registro e a numeração das folhas.
E
O servidor deverá ler o documento, a fim de extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva.
Gerar simulado