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Questões de Concurso sobre Autuação de documentos
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O arquivo que tem sob a sua guarda, documentos que abordam um assunto específico ou compartilham características em comum, denomina-se arquivo
A
especializado.
B
central.
C
setorial.
D
técnico.
E
administrativo.
Segundo as normas de padronização de documentos, ao produzir documentos de arquivo devem-se observar procedimentos específicos que garantem clareza, uniformidade e segurança.
Assinale a alternativa correta em relação ao assunto.
A
É permitido preencher os campos utilizando lápis, aplicar corretivos para ajustes, alterar a ordem natural dos documentos e dispensar a assinatura quando houver carimbo de identificação dos participantes ativos.
B
A folha de despacho pode ser substituída por qualquer tipo de papel avulso, sendo desnecessário aproveitar o verso, e o registro pode ser feito sem respeitar o padrão oficial estabelecido pela legislação.
C
A impressão deve ser realizada apenas na frente da folha, mantendo margens fixas e sem necessidade de observar modelos definidos, uma vez que não há exigência de formatação padronizada pela ABNT.
D
A numeração, os carimbos e as rubricas iniciais podem ser lançados pelo próprio colaborador em qualquer documento, sem depender de procedimentos exclusivos previstos na formação de processos.
E
O preenchimento deve ser feito preferencialmente com caneta de tinta azul, a impressão deve seguir o padrão de “espelho” em frente e verso, não são permitidas rasuras e o documento deve sempre ser datado e assinado.
Em uma situação hipotética, um profissional arquivista de determinada instituição de ensino começa a trabalhar em um arquivo constituído por documentos com alta demanda de consulta por parte dos produtores e que fica bem próximo àquele local.
Indique a alternativa que corresponde ao tipo de arquivo descrito no caso hipotético.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. rev. ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004, p. 54.
A
Especializado.
B
Especial.
C
Intermediário.
D
Permanente.
E
Corrente.
A Coordenadoria de Fiscalização Contratual de um município recebeu um ofício solicitando providências sobre um contrato em execução. Cinthia, servidora responsável pelo protocolo, registrou o documento no sistema, atribuiu número único, classificou e o encaminhou à unidade competente. Considerando as normas e boas práticas de gestão documental, assinale a alternativa correta.
A
Cinthia pode optar por registrar o documento no protocolo, pois a obrigação é apenas de arquivá-lo diretamente na unidade responsável pelo contrato.
B
Cinthia não pode anexar cópias ou versões digitais, porque o protocolo deve manter apenas documentos originais.
C
Cinthia deverá atribuir número único ao documento, porque a tramitação deve garantir rastreabilidade, com registro da movimentação e controle de prazos.
D
Cinthia não deve se preocupar em classificar o documento, pois dispensável para organização e recuperação da informação, já que o assunto pode ser identificado apenas pelo texto do ofício.
No âmbito da legislação educacional e arquivística, a emissão de documentos escolares oficiais, como históricos e certificados, é submetida a rigorosos critérios formais de validade. Assim, qualquer alteração posterior que envolva correção manual ou uso de produtos como corretivo representa não apenas violação material do documento, mas descaracterização jurídica da autenticidade do registro, sendo obrigatório, em tais casos, que o documento incorreto seja invalidado formalmente e substituído por nova via oficial, respeitando-se os procedimentos de controle e rastreabilidade documental previstos na legislação vigente.
C
Certo
E
Errado
No contexto das rotinas administrativas, o ato de registrar oficialmente a entrada de documentos em um órgão público refere-se ao(à)
A
Arquivamento.
B
Indexação.
C
Despacho.
D
Protocolo.
E
Controle de fluxo.
São dois os níveis mínimos para as assinaturas em interações eletrônicas com a administração pública federal direta, autárquica e fundacional: assinatura simples e assinatura eletrônica avançada.
C
Certo
E
Errado
O SEI foi desenvolvido pelo Tribunal de Contas da União juntamente com o Tribunal Regional Federal da 4.ª Região, com vistas a garantir a autenticidade na comunicação oficial entre órgãos públicos, exclusivamente por meio digital, bem como garantir a assinatura digital de documentos.
C
Certo
E
Errado
Sobre o AtoM, categoria de software orientado pelo modelo OAIS, é correto afirmar que:
A
a exemplo de outros softwares proprietários, foi desenvolvido para bibliotecas e customizado para atender também aos arquivos.
B
é um software livre desenvolvido para os arquivos, mas também pode ser utilizado para acervos bibliográficos e museológicos.
C
é um software de elevado custo e não possibilita customização, não sendo indicado para instituições públicas brasileiras.
D
é um software que possibilita somente tratar descritivamente os arquivos permanentes, pois não viabiliza a atualização dos conteúdos da descrição arquivística.
E
é um software livre que possibilita otimizar o trabalho da gestão de documentos, não sendo indicado para a descrição dos arquivos permanentes.
Documento confiável é definido como aquele que foi produzido e(ou) recebido pela pessoa que de fato o produziu ou o recebeu.
C
Certo
E
Errado
De acordo com o CONARQ (2012), a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais é ameaçada sempre que eles são transmitidos entre pessoas e sistemas ou aplicativos, ou em decorrência da armazenagem contínua, atualizações e substituições de hardwares e softwares. Considerando esse tema, a partir da perspectiva do gerenciamento de documentos arquivísticos digitais no âmbito da administração pública, relacione a Coluna 1 à Coluna 2, associando os termos aos conceitos.
Coluna 1
1. Variabilidade limitada.
2. Representante digital.
3. Cadeia de custódia.
4. Forma fixa.
5. Confiabilidade.
Coluna 2
( ) Quando há mudanças na forma e/ou no conteúdo de um documento digital que são limitadas e controladas por meio de regras fixas, de maneira que a mesma consulta ou integração gere sempre o mesmo resultado.
( ) É o documento ou trilha que demonstra a sucessão de entidades coletivas ou pessoas que tiveram posse, custódia e controle sobre os documentos.
( ) É a representação em formato de arquivo digital de um documento originalmente não digital.
( ) Característica de um documento arquivístico que assegura que sua aparência ou apresentação documental permaneça a mesma cada vez que o documento é manifestado.
( ) Quando um documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se refere, sendo estabelecida pelo exame da completeza, forma e grau de controle exercido no processo de sua produção.
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:
A
1 – 2 – 3 – 4 – 5.
B
5 – 4 – 3 – 2 – 1.
C
1 – 4 – 2 – 5 – 3.
D
4 – 3 – 5 – 1 – 2.
E
1 – 3 – 2 – 4 – 5.
Sueli é servidora de uma instituição de ensino e tem, como responsabilidade, a guarda e o correto arquivamento dos documentos desta. Ela pode organizar esses arquivos conforme a teoria das três idades, que os classifica de acordo com a frequência de uso e seu valor. Assim, ao utilizar essa teoria, os arquivos são classificados em
A
intermediários, catalogados e fiscais.
B
catalogados, permanentes e digitais.
C
digitais, fiscais e correntes.
D
correntes, intermediários e permanentes.
Os documentos oficiais, nas organizações, passam por três fases distintas de arquivamento para cumprirem seu ciclo de vida. A fase que é constituída pelo conjunto de documentos, não mais necessários à manutenção das atividades cotidianas e nem de uso frequente, mas que devido às questões administrativas, legais e financeiras aguardam em depósito de armazenamento temporário até a destinação final, é a fase
A
corrente.
B
permanente.
C
intermediária.
D
eliminatória
Assinale a alternativa que apresenta corretamente uma atividade típica do setor de protocolo com relação a documentos.
A
Autuação
B
Arquivamento
C
Empréstimo
D
Reemissão
E
Descarte
De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos, a definição de autenticação correta é a
A
declaração de autenticidade de um documento arquivístico, num determinado momento, resultante do acréscimo de um elemento ou da afirmação por parte de uma pessoa investida de autoridade para tal.
B
declaração de autenticidade de um documento arquivístico, num determinado momento, resultante da trilha de auditoria que possibilita analisar qualquer alteração feita no documento
C
credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e de que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção.
D
qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração. A autenticidade é composta de identidade e integridade.
E
credibilidade de um documento arquivístico enquanto uma afirmação do fato. Nela é retratada principalmente a autoria do documento.
Em relação ao conteúdo de um documento, qual das alternativas abaixo é verdadeira?
A
A veracidade do conteúdo de um documento é facilmente assegurada.
B
A confiabilidade é considerada um critério inquestionável do documento.
C
O documento de arquivo é autêntico apenas quando for original.
D
A autenticidade de um documento está relacionada apenas ao momento da produção.
E
Um documento não completamente confiável, mas transmitido e preservado sem adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção, é autêntico.
Qual é a etapa do protocolo responsável por transformar documentos em processos, organizando-os em pastas, carimbando, assinando e numerando-os?
A
Expedição.
B
Autuação.
C
Registro.
D
Classificação.
O protocolo é um aspecto fundamental na gestão de documentos em órgãos públicos, atuando como a porta de entrada e saída de documentos. Qual das seguintes atividades NÃO é típica da função de protocolo em uma instituição pública?
A
Registro de entrada e saída de documentos, garantindo rastreabilidade.
B
Avaliação do conteúdo interno dos documentos para determinar sua relevância legal.
C
Encaminhamento de documentos para as unidades responsáveis.
D
Classificação de documentos conforme o plano de classificação da instituição.
É vedada aos SIGAD a automatização da produção de documentos por meio de formulários e modelos predefinidos.
C
Certo
E
Errado
No contexto da gestão de documentos, é CORRETO afirmar ser o que define a "classificação de documentos".
A
Ordenação por data.
B
Agrupamento por assunto.
C
Separação por cor.
D
Arquivamento aleatório.
Gerar simulado