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Questões de Concurso sobre Conceitos Fundamentais
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Arquivar é guardar documentos de forma organizada em um arquivo. Sobre as condições necessárias para a organização do arquivo, assinale a alternativa correta.
A
Flexibilidade: o arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão.
B
Simplicidade: as normas de classificação não devem ser muito rígidas.
C
Precisão: o arquivo deve oferecer condições de consulta imediata, proporcionando pronta localização dos documentos.
D
Acesso: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa.
E
Segurança: dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais.
A proveniência arquivística está relacionada à aplicação do princípio do respeito aos fundos na organização de arquivos. Através dela é possível identificar as entidades produtoras de arquivos. De acordo com o conceito de fundo, são produtores de arquivos:
A
pessoas ou famílias no âmbito de suas atividades privadas.
B
instituições públicas e privadas.
C
instituições públicas e privadas, pessoas ou famílias.
D
pessoas físicas em cargos públicos.
E
empresas privadas familiares.
Nas metodologias de tratamento documental arquivístico, o reconhecimento da autenticidade do documento em relação à: espécie, conteúdo e finalidade; datação (datas tópica e cronológica); origem/proveniência; transmissão/tradição documental e fixação do texto, são etapas da:
A
identificação tipológica do documento.
B
identificação da espécie documental do documento.
C
identificação diplomática do documento.
D
identificação do produtor do documento.
E
identificação diplomática e tipológica do documento.
O correto arquivamento de documentos pode refletir diretamente na eficiência do trabalho. Assinale a alternativa que não é uma consequência da má organização dos arquivos da organização.
A
Perda de dados importantes.
B
Facilidade em encontrar documentações.
C
Demora no tempo do atendimento ao usuário e à solicitações internas da organização.
D
Documentos que se deterioram e se apagam com o tempo.
A divisão da espécie documental que reúne documentos por suas características comuns em relação à fórmula diplomática, natureza do conteúdo ou técnica do registro é:
A
a espécie documental.
B
o objeto da diplomática.
C
os princípios de arranjo.
D
a classificação.
E
tipo documental.
O instrumento que apresenta as relações entre notações diferentes, no caso de substituições ou ajustes em classificações arquivísticas é a(o):
A
tabela de temporalidade.
B
código de classificação.
C
termo de doação.
D
tabela de equivalência.
E
termo de eliminação.
“ é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas atividades.” Disponível em: https://pt.wikipedia.org
O texto refere-se a definição de
A
Estoques
B
Organograma
C
Arquivos
D
Registros
Como são conhecidos os planos de classificação de documentos na literatura arquivística?
A
Plano de busca de documentos.
B
Roteiro de arquivamento.
C
Códigos de classificação.
D
Índice de classificação.
E
Estrutura documental.
No conceito de fundo, “conjunto de documentos de uma mesma proveniência”, o termo equivalente a arquivo significa:
A
o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.
B
os documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.
C
o arquivo público mantido pela administração federal. em alguns países, a expressão designa o arquivo nacional.
D
o conjunto de documentos com características comuns, reunidos intencionalmente.
E
a unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.
Ano:
2019
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
O arquivo intermediário é composto de documentos
com valor primário decrescente, podendo, assim, ficar
mais distante do usuário direto.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2019
Para Michel Duchein, a simples produção de documentos não define necessariamente um arquivo. O contexto dessa ocorrência, as circunstâncias que levou à criação dos documentos e os controles que se sucederam são outros fatores relevantes para o arquivista. Nesse sentido, a adoção de critérios sobre identidade jurídica, mandato oficial, posição hierárquica definida, alto grau de autonomia e organograma são parâmetros para qual etapa do processamento técnico de acervos arquivísticos?
A
Respeito à ordem original.
B
Identificação de fundos.
C
Prospecção arqueológica.
D
Descrição arquivística.
E
Classifcação arquivística.
Ano:
2019
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
O arquivo é criado para a preservação da memória da
instituição ou da pessoa física que o acumulou.
C
Certo
E
Errado
No Brasil, a gestão de documentos teve início nos arquivos públicos, que organizaram projetos de gestão de documentos para a administração pública.
C
Certo
E
Errado
Aquilo que une os documentos de arquivo e lhes dá uma
característica que não é encontrada nos documentos de
biblioteca e museu é a
A
confiabilidade.
B
integridade.
C
completeza.
D
acessibilidade.
E
organicidade.
Ano:
2019
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
A legislação brasileira garante autenticidade aos
documentos digitalizados.
C
Certo
E
Errado
A análise tipológica é útil à descrição arquivística pela identificação de metadados fixos para determinados formatos jurídicos.
C
Certo
E
Errado
A gestão de documentos é importante para atividades que envolvam documentos e consultas a informações dentro das organizações. A respeito de processos, eventos ou rotinas que demandam o acesso a arquivos, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta
I. Durante negociações com fornecedores de longa data não é indicado analisar os contratos firmados para avaliar se os valores pagos estão condizentes com os serviços/insumos recebidos, mas é importante manter em algum lugar o cadastro.
II. Ao lidar com um cliente com histórico de compras na empresa, é importante checar seus dados cadastrais, as interações anteriores com ele e quais produtos/serviços costuma adquirir. Dessa forma, o atendimento poderá ser personalizado.
III. Durante a fiscalização de órgãos do governo, é essencial ter fácil e rápido acesso a todos os documentos contábeis e gerenciais, incluindo notas fiscais, declarações, recibos de tributos pagos etc. Isso evitará problemas, como multas, suspensão de atividades, restrições e investigações.
A
Apenas as afirmativas I e II estão corretas
B
Apenas as afirmativas II e III estão corretas
C
Apenas a afirmativa III está correta
D
As afirmativas I, II e III estão corretas
A informática foi, e continua a ser, uma das ciências que mais impactaram a criação de documentos de arquivo: ela permitiu, entre outras vantagens, a utilização dos tipos documentais.
C
Certo
E
Errado
Considerando-se os tipos de arquivo, no que se refere à frequência do uso ou consulta, analisar os itens abaixo:
I. O arquivo ativo guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou referência.
II. O arquivo morto armazena documentos de frequência de uso, consulta ou referências quase nulas.
A
Os itens I e II estão corretos.
B
Somente o item I está correto.
C
Somente o item II está correto.
D
Os itens I e II estão incorretos.
Uma comunicação escrita em que se solicita o comparecimento a uma reunião de uma ou mais pessoas, de uma ou mais coletividades, é documento nomeado como:
A
circular.
B
ata.
C
notificação.
D
aviso.
E
convocação.
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