Questões de Concurso sobre Diagnóstico arquivístico

A proteção dos documentos ativos, em caso de sinistro, é prevista na gestão de diretrizes e na gestão de informes, que são elementos do programa de gestão de documentos.

O campo de atuação da gestão de documentos encontra-se no nível do estabelecimento de normas, métodos e sistemas que regem a vida dos documentos administrativos.

Como a criação de documentos é de responsabilidade de cada órgão governamental, a instituição arquivística não deve envolver-se na preparação e implementação de regulamentos referentes à criação e manutenção dos documentos dentro dos órgãos.

Na fase de diagnóstico, não é necessário, ainda, coletar informações sobre o funcionamento (funções, atividades e estrutura) da organização, o que pode ser feito no momento da elaboração do projeto de trabalho.

A produção, a organização e a manutenção da informação governamental são fortemente influenciadas pelas características da administração pública brasileira.

Um dos níveis de aplicação de programas de gestão de documentos é o máximo, que inclui a adoção de programas básicos para elaboração e gestão de formulários, a elaboração de sistemas de arquivos correntes, a gestão de correspondência etc.

Para se estimar a quantidade de documentos presentes em um espaço como o descrito na imagem, pode-se medir esse espaço em metro cúbico e, em seguida, converter o resultado em metro linear, que é a unidade de medida para documentos em suporte papel.

Na organização de arquivos correntes é importante desenvolver algumas etapas como o exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e outros documentos relevantes para a instituição detentora do arquivo. Essas etapas são específicas da fase de

arquivo central.  A política arquivística de uma instituição tem como um de seus instrumentos o sistema arquivístico institucional.

A organização de arquivos necessita do desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Entre elas, destaca-se o levantamento de dados ou diagnóstico, que proporciona um conhecimento sobre a entidade que produz e recebe os documentos a serem organizados.

A gestão dos documentos vitais não faz parte do programa de gestão de documentos, mas do programa de difusão.

Há, de acordo com a UNESCO, quatro níveis de aplicação de programas de gestão de documentos: o nível mínimo, o mínimo ampliado, o intermediário e o máximo. O nível intermediário complementa o nível mínimo, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário.

A gestão da informação restringe-se à informação de dados criados por computadores ou neles armazenados.

O desenho de formulários, a gestão da correspondência, de informes, de documentos vitais e a de diretrizes são elementos específicos de um programa de gestão de documentos.

Os estudos acerca da informação arquivística na administração pública brasileira e de seus usuários estão muito avançados. Por meio deles, sabe-se quem a produz, por que razão e em que condições essa produção é feita, e como e quando se necessita dessa informação ao longo do processo decisório.

Os registros em nossos arquivos estão em risco. Os materiais de que são feitos, o ambiente em que são armazenados e a maneira como são guardados e utilizados ameaçam sua preservação de longo prazo. Para que a atual e as futuras gerações tenham acesso a esses documentos, devem ser adotados os seguintes procedimentos:

I. organizar planos e programas institucionais;

II. formular políticas e procedimentos de manutenção de acervo;

III. estabelecer um planejamento sistemático e abrangente;

IV. melhorar o ambiente de guarda dos acervos;

V. organizar projetos de acordo com as prioridades estabelecidas.

Analise os itens acima e assinale:

O diagnóstico dos arquivos do Poder Judiciário é um exemplo de diagnóstico do tipo minimalista.

A macroavaliação tem como objeto de análise as funções que as organizações desenvolvem e o contexto no qual os documentos estão inseridos.

A gestão de documentos deve estar articulada às demais políticas informacionais existentes no órgão público, tais como as de sistemas de informação e de segurança da informação.

A situação de muitos arquivos públicos brasileiros não é adequada em relação à organização e à preservação. Em alguns depósitos de documentos, os acervos são deixados no chão, amontoados. Uma equipe de arquivistas, ao desenvolver um trabalho de levantamento de dados em um desses depósitos, encontrou uma verdadeira montanha de documentos no chão, medindo 5 metros de comprimento, 1 metro de altura e 3 metros de largura. Considerando que a quantificação arquivística é realizada por metros lineares, com base nas medidas encontradas no depósito, a documentação arquivística em m/l, foi quantificada em