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Questões de Concurso sobre Gestão de Documentos
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Considerando a gestão de documentos e suas fases básicas, assinale a alternativa correta.
A
O protocolo é atividade de produção.
B
A avaliação e a determinação de prazos dos documentos do arquivo são atividades da utilização.
C
A produção, a utilização e a destinação são fases básicas da gestão de documentos.
D
A produção e o arquivamento dos documentos em correntes e intermediários são atividades da produção.
E
São fases básicas da gestão de documentos a produção, a utilização, a tramitação e a destinação.
A ausência de funções de gestão de documentos nas organizações públicas brasileiras, principalmente aquelas relacionadas à classificação, avaliação e descrição, coloca-se como um entrave para o pleno acesso à informação no país.
C
Certo
E
Errado
A Gestão de Documentos, que se constitui em um importante
instrumento de qualidade da administração pública, é uma
determinação recente no Brasil, que tem como base legal
fundamental a(s)
A
Lei nº 8.159, de janeiro de 1991.
B
Constituição Brasileira promulgada em outubro de 1988.
C
criação do Conselho Nacional de Arquivos.
D
competências atribuídas ao Arquivo Nacional.
São justificativas para a operação de retirada e controle (empréstimo) de documentos do arquivo, EXCETO:
A
Emprestar aos usuários.
B
Prestar informações.
C
Efetuar uma juntada.
D
Realizar descarte.
Considerando todas as atividades técnicas de um programa
de gestão de documentos, a que vai subsidiar o acesso e as
demais é a
A
avaliação.
B
classificação.
C
descrição.
D
organicidade.
E
tabela de temporalidade.
Em relação ao arquivo técnico, NÃO se pode afirmar que:
A
Nele predominam documentos decorrentes do exercício das atividades-meio de uma instituição.
B
Nele predominam documentos decorrentes do exercício das atividades-fins de uma instituição.
C
A sua denominação é uma expressão usada em oposição ao arquivo administrativo.
D
Abrange documentos resultantes da finalidade principal de uma instituição.
A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes ao tratamento dos documentos desde
a sua produção até:
A
o arquivo permanente.
B
a utilização dos documentos.
C
a tramitação dos documentos.
D
a destinação final.
E
o arquivo corrente.
A reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informação é conhecida como:
A
Gestão da informação
B
Gestão de documentos
C
Gestão de depósito
D
Gênero documental
Vários são os objetivos da gestão de documentos. Assinale a
alternativa que apresenta um deles.
A
Agilizar o processo de avaliação de documentos.
B
Controlar o processo decisório da administração pública.
C
Incentivar o trabalho intelectual do profissional de arquivo.
D
Promover a transparência das ações administrativas.
E
Racionalizar o expurgo de documentos.
Utilizando como parâmetro os instrumentos que possibilitam a operacionalização dos procedimentos da gestão arquivística de documentos, estabeleça a correlação correta entre as colunas.
1. Guia de Transferência
2. Plano de Classificação
3. Tabela de Temporalidade
4. Termo de Eliminação
( ) Instrumento elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos.
( ) Instrumento de controle de entrada de documentos em arquivos intermediários.
( ) Instrumento que reúne informações sucintas sobre os documentos que, após terem cumprido o prazo de guarda, foram eliminados.
( ) Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista transferência, recolhimento ou eliminação de documentos.
Marque a alternativa que apresentar, de cima para baixo, a sequência CORRETA de respostas.
A
2 – 4 – 3 – 1.
B
3 – 1 – 4 – 2.
C
4 – 3 – 2 – 1.
D
2 – 1 – 4 – 3.
A fase de utilização dos documentos da Gestão de Documentos envolve:
A
técnicas de classificação.
B
fixação de prazos de guarda.
C
elaboração de formulários.
D
uso de processadores de textos.
E
criação de fichas.
A classificação de documentos deve ocorrer apenas após a descrição e a avaliação do documento de arquivo.
C
Certo
E
Errado
A gestão e o recolhimento dos documentos produzidos pelos arquivos do Poder Executivo do Distrito Federal é de responsabilidade
A
do Arquivo Nacional.
B
do Conselho Nacional de Arquivos.
C
do Arquivo Público do Distrito Federal.
D
da Secretaria de Cultura do Distrito Federal.
E
do Departamento de Patrimônio Histórico e Artístico.
O elemento em branco corresponde
A
aos documentos inalienáveis e imprescritíveis.
B
à fase de produção de documentos.
C
às atividades de gestão de documentos.
D
aos documentos frequentemente consultados.
E
aos documentos de acesso franqueado.
O diagnóstico da situação arquivística constitui ação a ser implementada por um sistema arquivístico.
C
Certo
E
Errado
No diagnóstico da situação arquivística, o principal dado a ser coletado nas organizações é
A
a mensuração da documentação.
B
o tipo de mobiliário para armazenamento dos documentos
C
a descrição das atividades da organização e sua relação com o fluxo de informações.
D
o tamanho da área de depósito dos documentos.
E
a estrutura organizacional.
No tratamento da documentação da repartição ou órgão público os níveis de responsabilidade e autoridade devem ser considerados. Assim, o nível estratégico é aquele:
A
que retrata as preocupações de longo prazo, de mais alto nível e que deve conter as informações mais gerais e abrangentes da organização, cujos efeitos são direcionados aos níveis hierárquicos da alta gerência/presidência.
B
que trata da documentação de nível intermediário, tanto em termos hierárquicos, quanto em termos de gestão da organização, determinando "como, quem, quando e onde" para cada grande atividade determinante da organização.
C
cuja documentação é tida como a de nível mais baixo, em que estão as preocupações ime-diatas, do curto prazo e que contêm todos os detalhes e informações técnicas, padrões, especificações, tabelas etc., para a operação segura dos processos de trabalho.
D
que monitora e armazena os documentos que envolvem política e métodos e que são necessários para a execução das atividades do órgão.
Assinale a alternativa que apresenta uma das exigências para a implementação de um programa de gestão de documentos.
A
Avaliar os documentos de acordo com o assunto.
B
Ter uma ferramenta informatizada.
C
Não permitir a migração de suportes.
D
Ter uma unidade político-administrativa responsável pela sua implementação.
E
Contemplar o ciclo de vida dos documentos.
Sobre o ciclo vital dos arquivos de instituições públicas é correto afirmar:
A
Os documentos correntes se destinam à consulta de agentes internos e externos, graças à divulgação de seu conteúdo em instrumentos de pesquisa.
B
A avaliação deve ocorrer na fase permanente, quando os documentos não mais interessam ao órgão produtor e podem ser facilmente descartados.
C
Os depósitos intermediários servem para armazenar documentos com mais de cinco anos, quando deixam de ter qualquer valor probatório.
D
As ações de conservação e restauração de documentos, com vistas à sua longa duração, são típicas da primeira idade.
E
A vigência e a frequência de uso determinam a permanência dos arquivos correntes junto aos órgãos produtores.
A fase da gestão de documentos que inclui as atividades de
protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediária é denominada
fase de utilização de documentos.
C
Certo
E
Errado
Gerar simulado