Questões de Concurso sobre Movimentação de documentos

O protocolo central do órgão deve manter controle da expedição de correspondência, de modo a ser capaz de informar sua localização aos usuários em tempo real.

Para que o serviço de protocolo tenha o controle da movimentação dos documentos, deve distribuí-los às unidades administrativas destinatárias, acompanhados de

Chama-se tramitação a passagem dos documentos por sucessivas fases durante a transmissão formal da custódia ou propriedade dos documentos ou arquivos.

Os órgãos públicos devem manter registros da tramitação de todos os documentos de arquivo produzidos e(ou) recebidos, independentemente da espécie documental (por exemplo, ofício, processo, projeto, contrato).

Enquanto tramitam pelas unidades político-admininistrativas, os processos fazem parte dos arquivos ativos ou correntes do órgão ao qual pertencem.

A distribuição e a tramitação de documentos são atividades desenvolvidas pelos setores de protocolo ou pelos arquivos setoriais.

O método de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organização que os produz ou recebe.

A redistribuição dos documentos deve ser feita pelo setor de protocolo, que também deve anotar nos seus controles o novo destino, de cada documento.

O registro de documentos é o curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.

As rotinas adotadas para a distribuição e tramitação de documentos envolvem, normalmente, o recebimento da correspondência, a verificação da falta de folhas ou anexos, a separação dos originais das cópias e a expedição do original.

O curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa é conhecido como termo de recolhimento.

A movimentação de documentos, também conhecida como tramitação, pode ser definida como o curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.

Quando o destinatário do documento não é localizado, a unidade ou o setor deverá devolver o documento, carimbado e assinado, ao protocolo, justificando a devolução.

Denomina-se trâmite documental toda e qualquer forma de comunicação escrita (ofício, memorando, carta, e-mail), produzida por pessoas jurídicas ou físicas, ou a elas destinada.

A distribuição, atividade típica do protocolo, é o curso do documento desde sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.

Ao receber documentos encaminhados ao arquivo corrente, o assistente administrativo deve examiná-los para ter certeza de que as ações neles descritas já se encerraram e de que realmente devem ser arquivados. Para isso, ele deve verificar se há despacho ou rotina pré-estabelecida que determine o arquivamento. Quando um documento chega ao arquivo apenas acompanhando uma solicitação de informações, o assistente administrativo não o arquiva.

O setor que funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos é conhecido como setor de:

As rotinas de preparar fichas e arquivá-las em ordem numérica e de receber dos vários setores os documentos para distribuição, anotando o seu destino, e de encaminhá-los aos respectivos destinatários são atribuição do setor de protocolo denominado: