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Questões de Concurso sobre Procedimentos administrativos
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Em órgão público municipal, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos deliberou pela eliminação de processos administrativos encerrados há 15 anos, fundamentando-se exclusivamente no decurso temporal previsto em tabela genérica. O procedimento foi formalizado por termo de descarte coletivo. Com base nos princípios da avaliação documental, a deliberação que a comissão juridicamente e tecnicamente deveria seguir seria:
A
encaminhar todos os processos ao arquivo permanente, pois o transcurso de 15 anos presume valor histórico
B
proceder à eliminação automática após o prazo temporal, pois o decurso do tempo extingue qualquer valor documental residual
C
digitalizar integralmente os processos e, após certificação eletrônica, promover eliminação física independentemente de avaliação complementar
D
realizar análise fundamentada quanto à existência de valor secundário, observando a tabela de temporalidade específica e a legislação arquivística antes da eliminação
A responsabilidade administrativa da secretaria escolar está diretamente relacionada à confiabilidade das informações registradas e à correta execução dos procedimentos institucionais. Os documentos produzidos e mantidos pela secretaria constituem provas formais da trajetória escolar dos estudantes e servem de base para decisões administrativas e pedagógicas. Em determinada instituição, foi identificada divergência entre o histórico escolar de um estudante e os registros presentes nas atas de resultados finais arquivadas na secretaria. Diante dessa situação, o servidor responsável deve adotar procedimento compatível com os princípios da administração documental. Assinale a alternativa que apresenta a conduta CORRETA.
A
Emitir novo histórico escolar mantendo a informação previamente registrada, independentemente da divergência identificada.
B
Corrigir imediatamente o histórico escolar do estudante com base na informação considerada mais recente entre os registros disponíveis.
C
Atualizar os registros acadêmicos conforme orientação verbal da equipe pedagógica responsável pela turma.
D
Suspender a emissão de qualquer documento escolar do estudante até que a divergência seja esclarecida por meio de verificação documental.
E
Desconsiderar o registro constante nas atas escolares quando houver diferença em relação ao histórico do estudante.
Na rotina da secretaria escolar, a produção e o registro de documentos administrativos oficiais constituem parte essencial da comunicação institucional e da formalização das decisões administrativas da escola. Entre esses documentos, destacam-se ofícios, memorandos e registros protocolados, que devem seguir padrões formais de redação e controle administrativo para assegurar autenticidade, rastreabilidade e validade institucional. Durante a análise de procedimentos administrativos em uma unidade escolar, a equipe gestora identificou diferentes práticas relacionadas à elaboração de ofícios e ao registro de documentos no protocolo institucional. Considerando as boas práticas de comunicação administrativa e de controle documental na secretaria escolar, assinale a alternativa que apresenta procedimento adequado.
A
Redigir ofícios com linguagem informal para facilitar a compreensão do destinatário, dispensando registro no protocolo institucional.
B
Produzir documentos administrativos sem numeração ou registro formal, desde que haja conhecimento do destinatário acerca do conteúdo.
C
Elaborar ofícios com linguagem clara, impessoal e objetiva, registrando sua tramitação por meio de protocolo administrativo que permita o controle institucional do documento.
D
Registrar documentos no protocolo institucional apenas quando se tratar de comunicação externa à unidade escolar.
E
Encaminhar comunicações oficiais por meio de mensagens eletrônicas informais, substituindo integralmente os documentos administrativos formais.
A adoção da assinatura eletrônica em processos administrativos significa que um CRBM confere integridade e autenticidade aos documentos natos digitais, dispensando, com isso, a impressão física.
C
Certo
E
Errado
O servidor decidiu flexibilizar procedimento padronizado previsto em norma interna, por considerá-lo excessivamente burocrático, sem comunicar formalmente à chefia. A divergência foi identificada em auditoria e gerou inconsistência documental e retrabalho administrativo. A situação evidenciou descumprimento das rotinas institucionais estabelecidas. Considerando rotinas de trabalho e cumprimento de normas, assinale a alternativa CORRETA.
A
Ajustar rotinas individualmente para agilizar tarefas.
B
Cumprir normas e comunicar mudanças formais.
C
Desconsiderar protocolos por julgá-los excessivos.
D
Priorizar eficiência pessoal sobre padronização.
Quanto aos procedimentos de acompanhamento, emissão e conferência de documentos, assinale a alternativa que apresenta um procedimento INCORRETO.
A
Estabelecimento dos documentos que devem ser produzidos e capturados com base no mapeamento do fluxo de trabalho e levantamento da produção documental.
B
Estabelecimento da forma documental (elaboração de modelos para os documentos identificados).
C
Substituição total dos formulários semestralmente, ainda que estejam em pleno uso e atualizados.
D
Divulgação dos modelos de documentos e formulários.
E
No caso de documentos digitais, também devem ser estabelecidos os formatos de arquivo a serem utilizados.
Sobre procedimentos básicos de arquivamento e protocolo no setor público, analise as afirmativas a seguir:
I. O protocolo administrativo permite o controle da tramitação documental e o acompanhamento das etapas do processo.
II. O arquivamento adequado facilita a localização de documentos e contribui para a preservação das informações institucionais.
III. Documentos administrativos podem ser arquivados sem classificação prévia quando pertencem ao mesmo setor de origem.
IV. A organização documental deve seguir critérios previamente definidos para garantir padronização e acesso às informações.
Assinale a alternativa correta:
A
Apenas as afirmativas II e III estão corretas.
B
Apenas as afirmativas I e III estão corretas.
C
Apenas as afirmativas I, III e IV estão corretas.
D
Apenas as afirmativas I, II e IV estão corretas.
Um dos importantes usos do arquivo é o administrativo, para tomada de decisão.
Quem faz uso desse recurso é o usuário
A
interno.
B
externo.
C
acadêmico.
D
pesquisador.
E
população em geral.
Uma servidora da secretaria legislativa recebeu solicitação verbal de vereador para encaminhar, sem protocolo formal, documentos administrativos relacionados a procedimento licitatório ainda em andamento. A servidora informou que o processo possuía tramitação regular, controle eletrônico e exigia registro formal de movimentação documental. O parlamentar alegou que sua função fiscalizatória dispensaria qualquer formalidade administrativa interna.
Analise os argumentos seguintes.
I.A função fiscalizatória do Poder Legislativo não afasta a necessidade de observância aos procedimentos administrativos de controle documental.
II.O registro formal das movimentações processuais contribui para a segurança administrativa, rastreabilidade e responsabilização funcional.
Assinale a alternativa CORRETA.
A
Os argumentos I e II estão corretos.
B
O argumento I está correto, mas o II apresenta conclusão incompatível com a tramitação administrativa.
C
Os argumentos I e II estão incorretos quanto ao controle de processos administrativos legislativos.
D
O argumento II está correto, mas o I restringe indevidamente a função fiscalizatória parlamentar.
Um Auxiliar Administrativo em uma repartição pública deve executar atividades como digitação de documentos oficiais, protocolo e arquivamento de correspondências, atendimento ao público, controle de arquivos e suporte às atividades de setores administrativos e financeiros.
Analise as afirmativas a seguir e marque V, para verdadeiro e F, para falso:
(__)O Auxiliar Administrativo é responsável apenas pela digitação de documentos, não devendo se envolver com a conferência de informações ou organização de arquivos.
(__)É responsabilidade do servidor conhecer normas e procedimentos internos do órgão, garantindo que suas atividades sejam executadas dentro da legalidade e da eficiência administrativa.
(__)Além de habilidades técnicas, o servidor deve ter conhecimento sobre atendimento ao público, ética, comunicação e relacionamento interpessoal, essenciais para o bom desempenho de suas funções.
Marque a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo:
A
V, V, V.
B
F, F, V.
C
F, V, V.
D
V, F, V.
E
V, F, F.
O controle da movimentação processual administrativa requer procedimentos específicos para vincular documentos e processos correlacionados. Esses mecanismos asseguram integridade informacional e rastreabilidade completa do trâmite. O procedimento que caracteriza adequadamente as modalidades de vinculação processual é:
A
Vinculação processual, que requer obrigatoriamente a eliminação física dos processos acessórios.
B
Incorporação definitiva, a qual agrega documentos ao processo principal, mantendo numeração única; vinculação correlata, que conecta processos distintos preservando identidades individuais.
C
Incorporação definitiva, que gera automaticamente novo número de processo para o conjunto documental.
D
Vinculação correlata, que impede qualquer relacionamento temático entre os processos conectados.
E
Incorporação definitiva e vinculação correlata, as quais eliminam automaticamente as numerações originais dos documentos agregados.
A criação do Departamento Administrativo do Serviço Público – DASP marcou o início da reforma administrativa federal, durante o Estado Novo e contribuiu para
A
aproximar arquivos e bibliotecas por meio da utilização de metodologias compartilhadas pelas bibliotecas aos arquivos.
B
aproximar arquivos e bibliotecas por meio do compartilhamento de metodologias destinadas ao tratamento documental dos arquivos pessoais.
C
implementar nas instituições públicas os princípios de uma administração pública científica e racional em contraponto às práticas administrativas das primeiras décadas do século XX.
D
implementar nos arquivos públicos os princípios arquivísticos e as características arquivísticas.
E
divulgar a Classificação Decimal de Dewey e a Classificação Decimal Universal, sistemas que já eram utilizados pelas bibliotecas.
Texto 1
Trecho do plano de classificação criado e utilizado pela USP:
A ADMINISTRAÇÃO GERAL E ORGANIZAÇÃO DA UNIVERSIDADE
A1 ESTABELECIMENTO DE POLÍTICAS E DIRETRIZES PARA A
ADMINISTRAÇÃO GERAL E ORGANIZAÇÃO DA UNIVERSIDADE
A1.01 Regulamentação de atividades de administração geral e organização da Universidade
NE Regulamentação produzida pela Universidade
A1.02 Avaliação Institucional
Em relação ao texto 1, é correto afirmar que cada um dos níveis – primeiro nível (A), segundo nível (A1) e terceiro nível (A1.01 e A1.02) – é referente, respectivamente, a:
A
função, estrutura e ato;
B
atividade, função e estrutura;
C
assunto, atividades e tipologia;
D
função, subfunção e atividades;
E
estrutura, subestrutura e assunto.
Os procedimentos de gestão de documentos envolvem as atividades realizadas ao longo do ciclo de vida dos conjuntos documentais, inclusive os relativos às atividades de protocolo. Assinale a alternativa CORRETA sobre o uso de sistemas informatizados ou regras para formação de processos administrativos.
A
A distribuição é a primeira tramitação do documento, avulso ou processo, para o destinatário, que ocorre dentro do órgão ou entidade.
B
A tramitação é o curso do documento, avulso ou processo, exclusivamente na fase da sua produção ou recepção, mas não vai até o cumprimento de sua função administrativa, também referida como movimentação.
C
Nos sistemas informatizados, o controle da tramitação é realizado pelo próprio sistema único do Arquivo Nacional, conforme indicado na portaria interministerial n.º 1.677, de 2015.
D
O empréstimo de documentos, avulsos ou processos, se caracteriza como desarquivamento, pois ocorre para fins de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição, não significando a retomada e a consequente continuidade da ação do documento.
A tipologia atribui maior importância ao procedimento administrativo, privilegiando o conjunto orgânico no qual o documento se situa, em vez do conteúdo de cada um.
C
Certo
E
Errado
Para assegurar sustentabilidade financeira, o RDC-Arq deve realizar revisões anuais de procedimentos econômicos, adotar práticas contábeis em conformidade com as normas legais e manter planejamento financeiro equilibrado.
C
Certo
E
Errado
Para os documentos administrativos abaixo, assinale a coluna da direita com a coluna da esquerda:
Coluna 1.
A.Memorando.
B.Ata.
C.Ofício.
D.E-mail.
E.Relatório.
Coluna 2.
1.Documento utilizado para registrar, de forma objetiva e fiel, os fatos, decisões e ocorrências de uma reunião.
2.Comunicação escrita interna usada para tratar de assuntos administrativos entre unidades de um mesmo órgão.
3.Documento formal usado para comunicação externa entre órgãos públicos ou entre órgão e particular.
4.Meio de comunicação rápido, eletrônico, podendo ser formal ou informal.
5.Documento técnico que descreve, analisa e apresenta informações sobre atividades ou resultados.
Assinale a alternativa correta.
A
A.5, B.1, C.3, D.4, E.2.
B
A.3, B.1, C.2, D.4, E.5.
C
A.2, B.1, C.5, D.4, E.3.
D
A.2, B.1, C.3, D.4, E.5.
Analise o texto a seguir:
Conjunto de operações que uma mesma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.
O enunciado refere-se à:
A
Atividade substantiva.
B
Atividade-meio.
C
Atividade-fim.
D
Atividade setorial.
Ano:
2025
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Os registros organizados servem como prova das ações e decisões dos gestores públicos, garantindo a responsabilização e, inclusive, a eficiência administrativa.
C
Certo
E
Errado
Texto 1
Trecho do plano de classificação criado e utilizado pela USP:
A ADMINISTRAÇÃO GERAL E ORGANIZAÇÃO DA UNIVERSIDADE
A1 ESTABELECIMENTO DE POLÍTICAS E DIRETRIZES PARA A
ADMINISTRAÇÃO GERAL E ORGANIZAÇÃO DA UNIVERSIDADE
A1.01 Regulamentação de atividades de administração geral e organização da Universidade
NE Regulamentação produzida pela Universidade
A1.02 Avaliação Institucional
No texto 1, a codificação utilizada é a:
A
por assunto;
B
numérica;
C
alfabética;
D
ideográfica;
E
alfanumérica.
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