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Questões de Concurso sobre Procedimentos administrativos
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Em órgão público municipal, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos deliberou pela eliminação de processos administrativos encerrados há 15 anos, fundamentando-se exclusivamente no decurso temporal previsto em tabela genérica. O procedimento foi formalizado por termo de descarte coletivo. Com base nos princípios da avaliação documental, a deliberação que a comissão juridicamente e tecnicamente deveria seguir seria:
A
encaminhar todos os processos ao arquivo permanente, pois o transcurso de 15 anos presume valor histórico
B
proceder à eliminação automática após o prazo temporal, pois o decurso do tempo extingue qualquer valor documental residual
C
digitalizar integralmente os processos e, após certificação eletrônica, promover eliminação física independentemente de avaliação complementar
D
realizar análise fundamentada quanto à existência de valor secundário, observando a tabela de temporalidade específica e a legislação arquivística antes da eliminação
A responsabilidade administrativa da secretaria escolar está diretamente relacionada à confiabilidade das informações registradas e à correta execução dos procedimentos institucionais. Os documentos produzidos e mantidos pela secretaria constituem provas formais da trajetória escolar dos estudantes e servem de base para decisões administrativas e pedagógicas. Em determinada instituição, foi identificada divergência entre o histórico escolar de um estudante e os registros presentes nas atas de resultados finais arquivadas na secretaria. Diante dessa situação, o servidor responsável deve adotar procedimento compatível com os princípios da administração documental. Assinale a alternativa que apresenta a conduta CORRETA.
A
Emitir novo histórico escolar mantendo a informação previamente registrada, independentemente da divergência identificada.
B
Corrigir imediatamente o histórico escolar do estudante com base na informação considerada mais recente entre os registros disponíveis.
C
Atualizar os registros acadêmicos conforme orientação verbal da equipe pedagógica responsável pela turma.
D
Suspender a emissão de qualquer documento escolar do estudante até que a divergência seja esclarecida por meio de verificação documental.
E
Desconsiderar o registro constante nas atas escolares quando houver diferença em relação ao histórico do estudante.
Após uma consulta interna, um processo retorna ao arquivo. Antes de recolocá-lo na caixa indicada pelo controle, o procedimento correto é:
A
Conferir a identificação do processo e sua composição básica, verificar a localização registrada e atualizar o controle de retorno antes do arquivamento.
B
Retirar a identificação externa do processo para evitar duplicidade com o número registrado no sistema e arquivá-lo somente pela data.
C
Arquivar o processo sem conferência porque o registro de empréstimo já comprovaria que o conjunto devolvido é necessariamente o mesmo que saiu.
D
Reclassificar o processo sempre que ele retornar de consulta, independentemente de ter permanecido vinculado à mesma função e série documental.
E
Guardar o processo na primeira caixa com espaço disponível e alterar a localização apenas quando houver nova solicitação.
Em sua rotina de apoio administrativo, um servidor precisa tabular e catalogar dados cadastrais de funcionários em uma estrutura de linhas e colunas, permitindo a posterior aplicação de fórmulas matemáticas e filtros de busca rápida.
Assinale a alternativa que indica corretamente o tipo de aplicativo mais adequado para essa tarefa.
A
Editor de texto, pois permite inserir tabelas simples e formatar o conteúdo livremente.
B
Banco de dados, pois é a ferramenta indicada para qualquer organização de dados.
C
Planilha eletrônica, pois permite organizar dados em linhas e colunas com recursos de cálculo.
D
Apresentação de slides, pois permite exibir dados em formato visual e estruturado.
E
Navegador de internet, pois acessa sistemas de gestão pública com dados integrados.
Na rotina da secretaria escolar, a produção e o registro de documentos administrativos oficiais constituem parte essencial da comunicação institucional e da formalização das decisões administrativas da escola. Entre esses documentos, destacam-se ofícios, memorandos e registros protocolados, que devem seguir padrões formais de redação e controle administrativo para assegurar autenticidade, rastreabilidade e validade institucional. Durante a análise de procedimentos administrativos em uma unidade escolar, a equipe gestora identificou diferentes práticas relacionadas à elaboração de ofícios e ao registro de documentos no protocolo institucional. Considerando as boas práticas de comunicação administrativa e de controle documental na secretaria escolar, assinale a alternativa que apresenta procedimento adequado.
A
Redigir ofícios com linguagem informal para facilitar a compreensão do destinatário, dispensando registro no protocolo institucional.
B
Produzir documentos administrativos sem numeração ou registro formal, desde que haja conhecimento do destinatário acerca do conteúdo.
C
Elaborar ofícios com linguagem clara, impessoal e objetiva, registrando sua tramitação por meio de protocolo administrativo que permita o controle institucional do documento.
D
Registrar documentos no protocolo institucional apenas quando se tratar de comunicação externa à unidade escolar.
E
Encaminhar comunicações oficiais por meio de mensagens eletrônicas informais, substituindo integralmente os documentos administrativos formais.
Clara, uma assistente administrativa da Prefeitura de Aracás, realizou um levantamento documental e verificou que diversos processos concluídos há mais de cinco anos permaneciam armazenados em armários de uso diário, ocupando espaço destinado aos documentos frequentemente consultados. Após análise preliminar, e considerando os princípios arquivísticos, a orientação correta a ser passada aos servidores, nesse caso, é:
A
transferir os processos para o arquivo inativo
B
encaminhar todos os processos para o arquivo permanente
C
eliminar imediatamente os processos concluídos há mais de cinco anos
D
manter os processos no arquivo corrente para evitar deslocamentos futuros
A adoção da assinatura eletrônica em processos administrativos significa que um CRBM confere integridade e autenticidade aos documentos natos digitais, dispensando, com isso, a impressão física.
C
Certo
E
Errado
O servidor decidiu flexibilizar procedimento padronizado previsto em norma interna, por considerá-lo excessivamente burocrático, sem comunicar formalmente à chefia. A divergência foi identificada em auditoria e gerou inconsistência documental e retrabalho administrativo. A situação evidenciou descumprimento das rotinas institucionais estabelecidas. Considerando rotinas de trabalho e cumprimento de normas, assinale a alternativa CORRETA.
A
Ajustar rotinas individualmente para agilizar tarefas.
B
Cumprir normas e comunicar mudanças formais.
C
Desconsiderar protocolos por julgá-los excessivos.
D
Priorizar eficiência pessoal sobre padronização.
Quanto aos procedimentos de acompanhamento, emissão e conferência de documentos, assinale a alternativa que apresenta um procedimento INCORRETO.
A
Estabelecimento dos documentos que devem ser produzidos e capturados com base no mapeamento do fluxo de trabalho e levantamento da produção documental.
B
Estabelecimento da forma documental (elaboração de modelos para os documentos identificados).
C
Substituição total dos formulários semestralmente, ainda que estejam em pleno uso e atualizados.
D
Divulgação dos modelos de documentos e formulários.
E
No caso de documentos digitais, também devem ser estabelecidos os formatos de arquivo a serem utilizados.
Uma servidora da secretaria legislativa recebeu solicitação verbal de vereador para encaminhar, sem protocolo formal, documentos administrativos relacionados a procedimento licitatório ainda em andamento. A servidora informou que o processo possuía tramitação regular, controle eletrônico e exigia registro formal de movimentação documental. O parlamentar alegou que sua função fiscalizatória dispensaria qualquer formalidade administrativa interna.
Analise os argumentos seguintes.
I.A função fiscalizatória do Poder Legislativo não afasta a necessidade de observância aos procedimentos administrativos de controle documental.
II.O registro formal das movimentações processuais contribui para a segurança administrativa, rastreabilidade e responsabilização funcional.
Assinale a alternativa CORRETA.
A
Os argumentos I e II estão corretos.
B
O argumento I está correto, mas o II apresenta conclusão incompatível com a tramitação administrativa.
C
Os argumentos I e II estão incorretos quanto ao controle de processos administrativos legislativos.
D
O argumento II está correto, mas o I restringe indevidamente a função fiscalizatória parlamentar.
Durante a consulta em sala, um usuário localiza o documento que procurava e solicita cópia integral para instruir um requerimento administrativo. O documento não possui restrição de acesso e o arquivo dispõe de procedimento próprio para fornecimento de reproduções. O(A) auxiliar deve:
A
Produzir a cópia imediatamente e dispensar qualquer registro, já que o documento não está submetido a restrição de acesso.
B
Informar o procedimento previsto para o fornecimento de reprodução, encaminhar a solicitação conforme essa rotina e registrar o pedido junto ao controle de consulta.
C
Recusar a solicitação, pois a consulta em sala esgotaria o direito de acesso e a reprodução dependeria sempre de decisão judicial.
D
Entregar o documento original ao usuário para que ele providencie a reprodução fora do arquivo e o devolva no mesmo dia.
E
Autorizar o usuário a fotografar livremente o documento na sala, uma vez que a ausência de restrição de acesso dispensaria qualquer procedimento adicional.
Após auditoria interna, verificou-se que determinada Câmara Municipal apresentava:
1. ausência de padronização na tramitação das proposições;
2. deficiências no protocolo e arquivamento;
3. inexistência de controle sobre os documentos digitais;
4. falhas na comunicação institucional;
5. inexistência de indicadores de desempenho;
6. baixa integração entre os setores administrativos e legislativos;
7. dificuldade de acesso do cidadão às informações públicas.
Em razão disso, foi instituído programa de reorganização administrativa. À luz da Administração Pública contemporânea e da gestão legislativa, analise as assertivas:
I. O fluxo documental legislativo constitui instrumento de gestão de processos, controle institucional e preservação da memória administrativa e legislativa.
II. O protocolo e o arquivo possuem a mesma finalidade administrativa, podendo ser tratados indistintamente.
III. A governança legislativa pressupõe mecanismos de liderança, estratégia, controle e prestação de contas.
IV. A comunicação institucional e o trabalho em equipe constituem elementos relevantes para a eficiência administrativa e para a adequada prestação dos serviços públicos.
V. O arquivamento definitivo impede, em qualquer hipótese, futuras consultas administrativas ou históricas.
VI. A implementação de programas de integridade e de gestão por processos contribui para a mitigação de riscos, o fortalecimento institucional e o aperfeiçoamento da tomada de decisões.
VII. A publicidade administrativa e o acesso à informação são incompatíveis com a autonomia político-administrativa do Poder Legislativo.
Assinale a alternativa CORRETA.
A
Apenas as afirmativas II, III, IV, V e VI estão corretas.
B
Apenas as afirmativas I, III, IV e VI estão corretas.
C
Apenas as afirmativas I, II, III, IV e VI estão corretas.
D
Apenas as afirmativas I, III, IV, VI e VII estão corretas.
Sobre procedimentos básicos de arquivamento e protocolo no setor público, analise as afirmativas a seguir:
I. O protocolo administrativo permite o controle da tramitação documental e o acompanhamento das etapas do processo.
II. O arquivamento adequado facilita a localização de documentos e contribui para a preservação das informações institucionais.
III. Documentos administrativos podem ser arquivados sem classificação prévia quando pertencem ao mesmo setor de origem.
IV. A organização documental deve seguir critérios previamente definidos para garantir padronização e acesso às informações.
Assinale a alternativa correta:
A
Apenas as afirmativas II e III estão corretas.
B
Apenas as afirmativas I e III estão corretas.
C
Apenas as afirmativas I, III e IV estão corretas.
D
Apenas as afirmativas I, II e IV estão corretas.
Um dos importantes usos do arquivo é o administrativo, para tomada de decisão.
Quem faz uso desse recurso é o usuário
A
interno.
B
externo.
C
acadêmico.
D
pesquisador.
E
população em geral.
O controle da movimentação processual administrativa requer procedimentos específicos para vincular documentos e processos correlacionados. Esses mecanismos asseguram integridade informacional e rastreabilidade completa do trâmite. O procedimento que caracteriza adequadamente as modalidades de vinculação processual é:
A
Vinculação processual, que requer obrigatoriamente a eliminação física dos processos acessórios.
B
Incorporação definitiva, a qual agrega documentos ao processo principal, mantendo numeração única; vinculação correlata, que conecta processos distintos preservando identidades individuais.
C
Incorporação definitiva, que gera automaticamente novo número de processo para o conjunto documental.
D
Vinculação correlata, que impede qualquer relacionamento temático entre os processos conectados.
E
Incorporação definitiva e vinculação correlata, as quais eliminam automaticamente as numerações originais dos documentos agregados.
Um Auxiliar Administrativo em uma repartição pública deve executar atividades como digitação de documentos oficiais, protocolo e arquivamento de correspondências, atendimento ao público, controle de arquivos e suporte às atividades de setores administrativos e financeiros.
Analise as afirmativas a seguir e marque V, para verdadeiro e F, para falso:
(__)O Auxiliar Administrativo é responsável apenas pela digitação de documentos, não devendo se envolver com a conferência de informações ou organização de arquivos.
(__)É responsabilidade do servidor conhecer normas e procedimentos internos do órgão, garantindo que suas atividades sejam executadas dentro da legalidade e da eficiência administrativa.
(__)Além de habilidades técnicas, o servidor deve ter conhecimento sobre atendimento ao público, ética, comunicação e relacionamento interpessoal, essenciais para o bom desempenho de suas funções.
Marque a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo:
A
V, V, V.
B
F, F, V.
C
F, V, V.
D
V, F, V.
E
V, F, F.
A criação do Departamento Administrativo do Serviço Público – DASP marcou o início da reforma administrativa federal, durante o Estado Novo e contribuiu para
A
aproximar arquivos e bibliotecas por meio da utilização de metodologias compartilhadas pelas bibliotecas aos arquivos.
B
aproximar arquivos e bibliotecas por meio do compartilhamento de metodologias destinadas ao tratamento documental dos arquivos pessoais.
C
implementar nas instituições públicas os princípios de uma administração pública científica e racional em contraponto às práticas administrativas das primeiras décadas do século XX.
D
implementar nos arquivos públicos os princípios arquivísticos e as características arquivísticas.
E
divulgar a Classificação Decimal de Dewey e a Classificação Decimal Universal, sistemas que já eram utilizados pelas bibliotecas.
Texto 1
Trecho do plano de classificação criado e utilizado pela USP:
A ADMINISTRAÇÃO GERAL E ORGANIZAÇÃO DA UNIVERSIDADE
A1 ESTABELECIMENTO DE POLÍTICAS E DIRETRIZES PARA A
ADMINISTRAÇÃO GERAL E ORGANIZAÇÃO DA UNIVERSIDADE
A1.01 Regulamentação de atividades de administração geral e organização da Universidade
NE Regulamentação produzida pela Universidade
A1.02 Avaliação Institucional
Em relação ao texto 1, é correto afirmar que cada um dos níveis – primeiro nível (A), segundo nível (A1) e terceiro nível (A1.01 e A1.02) – é referente, respectivamente, a:
A
função, estrutura e ato;
B
atividade, função e estrutura;
C
assunto, atividades e tipologia;
D
função, subfunção e atividades;
E
estrutura, subestrutura e assunto.
Os procedimentos de gestão de documentos envolvem as atividades realizadas ao longo do ciclo de vida dos conjuntos documentais, inclusive os relativos às atividades de protocolo. Assinale a alternativa CORRETA sobre o uso de sistemas informatizados ou regras para formação de processos administrativos.
A
A distribuição é a primeira tramitação do documento, avulso ou processo, para o destinatário, que ocorre dentro do órgão ou entidade.
B
A tramitação é o curso do documento, avulso ou processo, exclusivamente na fase da sua produção ou recepção, mas não vai até o cumprimento de sua função administrativa, também referida como movimentação.
C
Nos sistemas informatizados, o controle da tramitação é realizado pelo próprio sistema único do Arquivo Nacional, conforme indicado na portaria interministerial n.º 1.677, de 2015.
D
O empréstimo de documentos, avulsos ou processos, se caracteriza como desarquivamento, pois ocorre para fins de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição, não significando a retomada e a consequente continuidade da ação do documento.
Para assegurar sustentabilidade financeira, o RDC-Arq deve realizar revisões anuais de procedimentos econômicos, adotar práticas contábeis em conformidade com as normas legais e manter planejamento financeiro equilibrado.
C
Certo
E
Errado
Gerar simulado