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Questões de Concurso sobre Procedimentos com relação às correspondências
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Em relação ao recebimento e encaminhamento de correspondência em uma repartição pública, qual prática é considerada essencial para garantir a eficácia desse processo?
A
Desconsiderar a data de recebimento, uma vez que o conteúdo da correspondência é mais importante que sua temporalidade.
B
Encaminhar todas as correspondências diretamente ao destinatário final, sem abrir ou registrar a chegada no protocolo.
C
Registrar a chegada da correspondência no setor de protocolo, incluindo detalhes como data de recebimento e remetente, antes de encaminhá-la ao destinatário apropriado.
D
Armazenar a correspondência recebida em um local central por um período indefinido, até que alguém reivindique sua necessidade.
Assinale corretamente a regra para a descrição multinível que tem por objetivo representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes.
A
Identificar a unidade de descrição.
B
Não repetição de informação.
C
Informação relevante para o nível de descrição.
D
Relação entre descrições.
E
Descrição do geral para o particular.
Em uma rotina de protocolo, na atividade de recebimento e classificação, a ação que ocorre posteriormente, após a distribuição da correspondência particular, é a:
A
abertura da correspondência sigilosa
B
requisição de antecedentes ao arquivo
C
separação da correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso
D
leitura da correspondência para a tomada de conhecimento do assunto abordado
Em relação às características do correio eletrônico, assinale a alternativa CORRETA.
A
O protocolo SMTP é utilizado para envio de emails, enquanto o IMAP é utilizado para acesso a e-mails armazenados no servidor.
B
O cliente de e-mail Mozilla Thunderbird permite apenas o envio e o recebimento de e-mails, sem recursos adicionais.
C
No correio eletrônico, o campo "CCO" permite que os destinatários vejam todos os endereços de e-mail que receberam a mensagem.
D
O campo "Para" permite a inclusão de destinatários adicionais sem que o destinatário principal tome conhecimento.
E
O campo "CC" é utilizado exclusivamente para enviar e-mails a um grupo de destinatários ocultos.
Em caso de erro na numeração de páginas, é INCORRETO o procedimento indicado em:
A
No caso de se detectar erro na numeração cometido por terceiros, e se não houver registro do ocorrido, deve-se registrar o fato, por meio de despacho, e prosseguir com a numeração.
B
Qualquer correção de numeração deverá ser registrada e justificada, por meio de despacho no referido processo.
C
No caso do servidor que estiver numerando a folha cometer erro de numeração, será utilizado um "X" para inutilizar a numeração incorreta e será aposto o carimbo específico, sem prejuízo da informação registrada, com o número correto da folha.
D
Identificado o erro de numeração, o servidor poderá rasurar o número errado da folha e, no mesmo carimbo, prosseguir com a numeração correta.
Um ato oficial que registra decisões da administração das empresas do Sistema BNDES pode ter caráter normativo ou executivo.
Qual é o procedimento quanto aos originais dos atos oficiais expedidos pelos seus órgãos colegiados?
A
Arquivá-los no assunto específico, juntamente com os originais dos documentos propositivos.
B
Arquivá-los no assunto específico, juntamente com as cópias dos documentos propositivos.
C
Anexá-los à ata de reunião do referido órgão colegiado.
D
Usar o código de classificação correspondente se for relativo à atividade-meio.
E
Usar o código de classificação correspondente se for relativo à atividade-fim.
O protocolo de correspondências, refere-se a um processo que envolve os documentos de uma organização. É uma prática importante para garantir a eficiência na gestão documental e a rastreabilidade das informações. Abaixo estão algumas etapas típicas de um protocolo de correspondências, EXCETO:
A
Distribuição.
B
Classificação.
C
Análise detalhada do conteúdo.
D
Recebimento.
Serviços de expedição de correspondências, bem como seu registro, mais o recebimento e o controle de tramitação dos documentos constituem serviços de
A
arquivamento e gerenciamento de documentação.
B
protocolo documental segmentado.
C
captação, controle, expedição e arquivamento.
D
protocolização de documentos diversos.
E
deliberação, supervisão e controle documental.
Tratando dos documentos oficiais utilizados pelas instituições públicas, é CORRETO afirmar ser documento oficial comumente utilizado para a comunicação entre diferentes setores da mesma instituição pública.
A
Ofício.
B
Edital.
C
Memorando.
D
Atestado.
Assinale a alternativa correta:
A
A abertura de processos é uma função exclusiva dos serviços de protocolo.
B
O setor de protocolo deve abrir toda e qualquer correspondência recebida, identificando os dados dos documentos para efetuar o registro.
C
No setor de protocolo, o recebimento é a etapa onde os documentos são lidos, têm os dados identificados e cadastrados em um sistema.
D
O procedimento de autuação ocorre nas etapas de arquivo ou protocolo, onde os documentos serão primeiramente analisados, transformados em processos e então registrados.
E
A expedição consiste no procedimento do setor de protocolo em que são identificados os documentos particulares e sigilosos, que não podem ser abertos, sendo assim encaminhados para um registro especial antes de entregues aos destinatários.
Após a identificação e a categorização dos documentos, o arquivista poderá elaborar a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD). Para que sejam estipulados os prazos de guarda dos documentos ou sua eliminação, será necessária a constituição de uma comissão permanente de avaliação de documentos (CPAD). Nesse contexto, assinale a função arquivística que é feita a partir do plano de classificação.
A
Classificação.
B
Descrição.
C
Difusão.
D
Avaliação.
E
Aquisição.
Em um Livro de Registro de Correspondência, onde todas as correspondências recebidas e enviadas pela empresa são registradas. Durante uma revisão interna, percebe -se que um funcionário de outro departamento está utilizando o Livro de Registro para registrar correspondências pessoais e não relacionadas ao trabalho da empresa. Isso está em desacordo com as políticas da empresa e pode comprometer a confidencialidade das informações. Como você deve lidar com essa situação de forma adequada?
A
Ignorar a situação, uma vez que o funcionário é de outro departamento e não é responsabilidade direta da recepção.
B
Comunicar discretamente a situação ao funcionário e pedir que ele pare de registrar correspondências pessoais no Livro de Registro.
C
Apagar todas as entradas não relacionadas ao trabalho no Livro de Registro sem informar o funcionário.
D
Reportar imediatamente a situação ao superior hierárquico do funcionário e ao departamento de recursos humanos.
Ao receber uma correspondência marcada com a palavra “confidencial”, deve o auxiliar administrativo
A
abri-la e imediatamente comunicar o seu teor ao destinatário.
B
abri-la caso tenha autorização expressa para fazê-lo e avaliar se se trata de assunto relevante.
C
encaminhá-la diretamente ao destinatário, com presteza e celeridade, evitando que se abra durante esse trâmite.
D
registrar no sistema de protocolo com a informação do seu assunto ou propósito.
As correspondências de uma instituição, as quais são parte considerável do acervo, podem ser classificadas, quanto ao destino e à procedência, como oficiais ou particulares. Já em relação a sua caracterização, podem ser consideradas como externas ou internas.
C
Certo
E
Errado
Dentre as etapas da rotina de recebimento de classificação no setor de protocolo, a tarefa subsequente à distribuição da correspondência particular é:
A
a abertura da correspondência ostensiva
B
a requisição dos antecedentes ao arquivo
C
a separação da correspondência oficial ostensiva da sigilosa
D
o encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus destinatários
Uma correspondência recebida pela ouvidoria que não está relacionada a uma reclamação específica deve ser encaminhada a outro departamento ou órgão competente.
C
Certo
E
Errado
Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação entre as instituições. Sendo assim, assinale a alternativa que apresenta, correta e respectivamente, a forma de destinação e procedência da correspondência.
A
externa e particular
B
interno e particular
C
externa e interna
D
externa, interna e internacional
E
externa e pública
Sobre o livro de correspondência, assinale a alternativa que indica corretamente sua finalidade e definição.
A
Um livro utilizado para o registro de atas de reuniões.
B
Um livro de controle de estoque de materiais de escritório.
C
Um livro que registra as informações dos funcionários da repartição pública.
D
Um livro onde são registradas todas as correspondências recebidas e enviadas, com dados relativos à data de recebimento, destinatário, quem recebeu etc.
E
Um livro utilizado para o registro de dados financeiros de uma organização.
Acerca do recebimento e encaminhamento de correspondência, analise as partes que seguem:
(1ª parte): A correspondência, independentemente do conteúdo, deve ser aberta pelo recepcionista para verificação.
(2ª parte): O recepcionista deve assegurar que a correspondência seja encaminhada ao destinatário correto de forma organizada e eficiente.
(3ª parte): O recepcionista deve reter correspondências suspeitas sem comunicar às autoridades competentes.
Das partes, pode-se afirmar que:
A
Somente a 2ª parte está correta.
B
Somente a 1ª e a 3ª partes estão corretas.
C
A 1ª, a 2ª e a 3ª partes estão incorretas.
D
Somente a 1ª parte está incorreta.
Dentre as opções citadas abaixo, assinale a alternativa que corresponde a um procedimento que deve ser realizado na distribuição de correspondências.
A
Entregar os documentos aos remissores.
B
Entregar os documentos aos expedidores.
C
Entregar os documentos aos emissores.
D
Entregar os documentos aos destinatários.
E
Entregar os documentos aos remetentes.
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