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Questões de Concurso sobre Procedimentos com relação às correspondências
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Durante o protocolo matutino, chegam simultaneamente uma correspondência urgente do Ministério da Saúde e um relatório informativo interno. O atendente opta por registrar primeiro o relatório, deixando a correspondência ministerial para o turno seguinte. A falha está relacionada ao descumprimento do critério de:
A
classificação por relevância e prioridade
B
hierarquia de origem administrativa
C
ordem cronológica de recebimento
D
temporalidade do documento
O processo de recebimento de correspondências em uma organização pública envolve etapas essenciais para garantir o correto registro e encaminhamento dos documentos. Essas etapas são:
1.Registro das informações da correspondência (data, remetente, assunto).
2.Triagem para definir o destinatário ou setor responsável.
3.Arquivamento do documento no sistema de controle.
4.Encaminhamento para o responsável ou setor adequado.
A sequência correta em que ocorre esse processo é:
A
1 − 2 − 4 − 3.
B
1 − 3 − 4 − 2.
C
3 − 1 − 4 − 2.
D
2 − 1 − 4 − 3.
Assinale a opção correta, no que diz respeito às práticas de organização de correspondências nas organizações.
A
As correspondências que chegam devem ficar em locais descentralizados.
B
Embora os softwares de gestão documental não ofereçam backup, eles oferecem recursos de busca de correspondência e segurança informacional.
C
O uso de modelos de correspondências frequentemente utilizadas, tais como ofícios, burocratizam a atividade da equipe.
D
A manutenção da agenda de contatos e endereços atualizada reduz os atrasos na elaboração e no envio de correspondências.
E
A utilização de nomenclaturas e categorias para as correspondências dificultam a execução do trabalho da equipe do setor de protocolo.
Trata-se de um documento essencial para a gestão de comunicação em diversas instituições, incluindo empresas, escolas e organizações governamentais. Este documento serve como um registro organizado e rastreável de todas as comunicações recebidas e enviadas, garantindo a transparência e a responsabilidade nas atividades administrativas. Considerando essas definições, identifique a alternativa correta:
A
Ata de Reunião.
B
Diário Oficial.
C
Livro de Correspondência.
D
Plano de Comunicação.
E
Relatório Administrativo.
O Agente Administrativo é responsável pela gestão de malotes entre a sede da Prefeitura e suas unidades descentralizadas. A prática adequada para garantir a segurança e rastreabilidade das correspondências é:
A
Manter os documentos no malote até que o destinatário compareça pessoalmente para retirada, evitando extravios.
B
Utilizar relação de remessa com descrição dos documentos, colher assinatura do recebedor e manter via arquivada para comprovação.
C
Acondicionar todos os documentos em envelope único lacrado, dispensando controles adicionais por se tratar de malote interno.
D
Confiar a condução do malote a qualquer servidor disponível, desde que o percurso seja realizado em veículo oficial.
E
Enviar os documentos diretamente aos destinatários finais, sem passar pelo protocolo das unidades, para agilizar a entrega.
Em toda organização, há um setor responsável por receber e distribuir as correspondências e dar destino aos documentos.
Com base no contexto, assinale a alternativa correta.
A
O setor responsável oficial só deve receber as correspondências de caráter oficial, nunca as de caráter particular.
B
Na fase de distribuição, as correspondências devem ser abertas, e, por meio da leitura, verificados seus conteúdos, classificando-os em ostensivos ou sigilosos.
C
As correspondências particulares entregues nos órgãos oficiais perdem o caráter sigiloso ou pessoal, permitindo-se o conhecimento de seu conteúdo para a devida distribuição.
D
O setor responsável oficial deve receber as correspondências, separando as de caráter oficial das de caráter particular.
E
A correspondência sem restrição de acesso deve ser encaminhada diretamente ao seu destinatário, sem ser aberta ou registrada, pois é classificada como sigilosa ou pessoal.
Correlacione a coluna A, referente à terminologia arquivística, à coluna B, contendo seu significado.
Coluna A
1. Minuta
2. Rascunho
3. Palimpsesto
4. Papiro
Coluna B
( ) Versão preliminar de documento sujeita à aprovação.
( ) Pergaminho reutilizado mediante raspagem ou lavagem do texto anterior.
( ) Esboço que serve de base para a elaboração final de um documento.
( ) Suporte para escrita obtido do caule de planta aquática de mesmo nome, largamente utilizado na Antiguidade.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo.
A
1/ 3/ 4/ 2
B
2/ 4/ 3/ 1
C
1/ 4/ 2/ 3
D
1/ 3/ 2/ 4
Em um setor administrativo de uma autarquia pública, a eficiência no controle de correspondências e entrega de documentos é essencial para garantir o bom funcionamento dos serviços e a rastreabilidade das informações. Considerando as práticas adequadas nesse tipo de rotina administrativa, assinale a alternativa INCORRETA:
A
O registro de entrada e saída de correspondências deve conter informações como data, número do protocolo, remetente/destinatário e assunto.
B
É recomendável manter um sistema de controle — manual ou informatizado — para acompanhamento do fluxo documental.
C
A entrega de documentos internos pode ser feita verbalmente, sem necessidade de registro, desde que ocorra dentro do mesmo setor.
D
Documentos sensíveis ou sigilosos devem ser entregues com comprovação de recebimento, como assinatura em protocolo ou recibo.
A prefeitura de determinada localidade implantou um sistema informatizado de controle de correspondências oficiais visando tornar mais eficiente o processo de recebimento, distribuição, reprodução e arquivamento de documentos entre os diversos setores administrativos. Um dos servidores, responsável pelo protocolo, identificou que frequentemente documentos importantes estavam sendo entregues com atraso ao setor de destino, comprometendo, assim, o cumprimento de prazos legais e administrativos. Ao revisar os procedimentos adotados, constatou-se que:
• Os documentos físicos recebidos não estavam sendo registrados imediatamente no sistema de protocolo;
• A triagem para distribuição era feita sem critério cronológico; e
• Havia falhas na reprodução e arquivamento das vias destinadas aos setores competentes.
Com base na situação apresentada e nos princípios da gestão arquivística na administração pública, assinale a ação adequada para resolver o problema de controle e distribuição de correspondências no âmbito da prefeitura.
A
Centralizar a triagem de correspondências exclusivamente no gabinete do prefeito, garantindo maior controle político sobre os documentos.
B
Designar servidores de cada setor para buscar pessoalmente as correspondências no protocolo, eliminando a etapa de distribuição centralizada.
C
Suspender temporariamente o recebimento de correspondências físicas, adotando apenas o meio digital para reduzir o volume e facilitar o arquivamento.
D
Estabelecer um fluxo padronizado que inclua registro imediato das correspondências no protocolo, triagem cronológica e distribuição com rastreamento interno.
O inter-relacionamento se refere aos vínculos entre os documentos de fundos diferentes, quanto ao seu conteúdo.
C
Certo
E
Errado
Determinado agente administrativo, lotado na seção de protocolo e expedição de dado município, é responsável por organizar, registrar, encaminhar e controlar a expedição de documentos administrativos (como ofícios, cartas, notificações e convites) enviados a órgãos públicos, empresas e cidadãos. Durante uma auditoria interna analisou-se os procedimentos adotados por esse servidor quanto às rotinas de expedição. Foram identificadas as diferentes práticas listadas a seguir; analise-as.
I. Os documentos expedidos são devidamente registrados em livro ou sistema eletrônico próprio, com identificação do número do documento, data de expedição, destinatário e assunto.
II. As correspondências são encaminhadas diretamente pelas secretarias responsáveis, sem necessidade de controle centralizado pela seção de expedição.
III. A conferência da assinatura da autoridade competente e da correção dos dados do destinatário é realizada antes da postagem da correspondência.
IV. Não há necessidade de manter cópia arquivada dos documentos expedidos, pois o envio original ao destinatário é suficiente para registro administrativo.
Com base nas boas práticas de gestão documental e nas rotinas administrativas de expedição de correspondência no setor público, está correto o que se afirma apenas em
A
I e II.
B
I e III.
C
II e IV.
D
III e IV.
No controle de correspondências recebidas, o procedimento correto é:
A
Arquivar imediatamente sem registro.
B
Abrir todas as correspondências antes de encaminhar.
C
Aguardar o final do dia para fazer todos os encaminhamentos.
D
Protocolar, classificar e encaminhar para o destinatário responsável.
E
Entregar diretamente ao(a) primeiro(a) funcionário(a) disponível.
Na rotina de expedição de correspondência, um dos cuidados necessários é:
A
Enviar sempre sem envelope para economizar papel e garantir eficiência.
B
Desconsiderar prazos de entrega da documentação antes do envio.
C
Conferir corretamente o destinatário, endereço e documentação antes do envio.
D
Encaminhar sem registro de saída, preservando a segurança do destinatário.
E
Manter os documentos abertos, facilitando o acesso de terceiros.
Ao encaminhar correspondência interna sigilosa, a recepcionista deve utilizar envelope lacrado identificado apenas com setor destino para:
A
demonstrar economia de material gráfico personalizado.
B
facilitar leitura prévia por outros departamentos.
C
preservar a confidencialidade do conteúdo durante o trajeto.
D
permitir arquivamento em pastas de uso coletivo.
E
garantir divulgação ampla de informações internas.
A expedição de correspondências é uma das atividades do setor de protocolo responsável por garantir que os documentos e comunicações oficiais sejam encaminhados corretamente aos seus destinatários, dentro dos prazos e formas adequadas. Sobre os procedimentos de expedição de correspondências, assinale a alternativa correta.
A
O controle da expedição tem como principal finalidade registrar e acompanhar o envio das correspondências, garantindo comprovação do despacho.
B
O registro de saída é dispensável quando a correspondência é enviada por meio eletrônico, pois o controle fica sob responsabilidade do destinatário.
C
O endereçamento deve conter apenas o nome do destinatário, sendo desnecessário indicar cargo, órgão ou local de destino.
D
As correspondências oficiais devem ser enviadas exclusivamente por meio físico, conforme determina o Manual de Redação da Presidência da República.
Em um órgão público, cabe ao setor administrativo controlar o fluxo de correspondências oficiais recebidas e expedidas, garantindo a rastreabilidade dos documentos e a segurança das informações.
Considerando as boas práticas de controle administrativo, assinale a alternativa correta:
A
O controle da expedição de correspondências deve ser feito apenas após o envio, por meio do registro das saídas em relatórios mensais.
B
O protocolo de correspondências deve incluir o registro da data, remetente, destinatário e número de controle, assegurando o acompanhamento do documento em todo o trâmite.
C
A recepção de correspondências oficiais deve ocorrer sem registro prévio, priorizando apenas a rapidez na distribuição interna.
D
O controle de correspondências oficiais deve ocorrer somente para comunicações externas, pois as internas não exigem registro formal.
E
O setor de protocolo não tem responsabilidade sobre o arquivamento das correspondências, apenas sobre sua abertura e leitura.
A recepção de correspondências constitui:
A
a etapa final do protocolo, incluindo apenas arquivamento definitivo e eliminação de documentos desnecessários.
B
a primeira etapa do protocolo, incluindo conferência de integridade, verificação de destinatários e registro inicial.
C
etapa intermediária do protocolo, incluindo somente digitalização e microfilmagem dos documentos recebidos.
D
etapa opcional do protocolo, incluindo apenas triagem superficial e encaminhamento automático dos documentos.
E
etapa dispensável do protocolo, incluindo somente separação física e armazenamento temporário dos documentos.
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 140), protocolo é o “serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos”. Com base nas boas práticas de protocolo e gestão documental na administração pública, assinale a alternativa INCORRETA.
A
Documentos recebidos fisicamente devem ser analisados quanto à integridade antes do registro e, se necessário, devolvidos ou registrados com ressalva.
B
É recomendável que todo documento enviado, seja físico ou digital, tenha um número de controle ou referência, possibilitando o rastreamento em sistemas internos.
C
O registro de entrada de documentos deve conter informações como data de recebimento, número de protocolo, origem, assunto e identificação do responsável pelo recebimento.
D
O envio de documentos oficiais internos, por envolver apenas órgãos da mesma instituição, dispensa formalização em sistema de protocolo, podendo ser feito por e-mail institucional informal.
Seguindo as regras de alfabetação, coloque em ordem a relação abaixo:
1 — Sérgio do Amaral Montes Claros
2 — Ministro Bruno de Albuquerque
3 — Leonardo Barros Mota Júnior
4 — Wagner Amparo Alves
5 — Sheila Carvalho
A
3, 2, 1, 5, 4
B
2, 3, 1, 5, 4
C
3, 1, 5, 4, 2
D
2, 4, 5, 1, 3
E
4, 5, 1, 2, 3
Analise as asserções seguintes e marque a alternativa correta.
I- A arquivologia possui pesquisas relacionadas especificamente aos critérios de construção dos documentos arquivísticos.
Il - Uma das bases de dados que agrega periódicos científicos da arquivologia, da ciência da informação e da biblioteconomia e possibilita um movimento de acesso aberto à sociedade é a Base de Dados de Periódicos em Ciência da Informação (BRAPCI).
A
A asserção I é uma proposição falsa, e a II é uma proposição verdadeira.
B
A asserção I é uma proposição verdadeira, e a II é uma proposição falsa.
C
As asserções I e II são proposições verdadeiras, e a II é um complemento da I.
D
As asserções I e II são proposições verdadeiras, e a II não é um complemento da I.
E
As asserções I e II são proposições falsas.
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