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Questões de Concurso sobre Protocolo
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Analise as afirmações sobre Protocolo de documentos e assinale a alternativa correta.
I. Classificar o documento de acordo com o seu assunto, buscando identificar o destinatário, é uma tarefa de Protocolo.
II. Encaminhar os documentos aos respectivos destinatários internos ou externos, é uma tarefa de Protocolo.
Estão corretas as afirmativas:
A
I e II
B
Nenhuma
C
I, apenas
D
II, apenas
Assinale a alternativa que identifica uma das atividades
desenvolvidas nos arquivos correntes.
A
Registro de documentos.
B
Inventário de documentos.
C
Restauração de documentos.
D
Guarda definitiva de documentos.
E
Exposição de documentos para o grande público.
É a denominação do protocolo responsável pela autuação de documentos:
A
sistema de recebimento.
B
unidade protocolizadora.
C
plano protocolar.
D
documento jurídico.
E
serviço de entrada.
Assinale a alternativa que apresenta algumas cautelas que devem ser observadas no ato do recebimento de processos, expedientes e/ou documentos.
A
Conferir o documento ou processo recebido conforme consta na relação ou livro de remessa quanto a divergências e verificar quem expediu a relação ou livro de remessa, no que se refere à autenticidade e legibilidade do nome.
B
Digitalizar o documento ou processo recebido para a formação do arquivo eletrônico sequencial e anotar a origem e a destinação do mesmo em livro próprio destinado para essa finalidade específica e cronológica.
C
Fazer a microfilmagem do documento ou do processo recebido, evidenciando os elementos mais importantes, e conferir a correta ortografia e gramática necessárias para o completo entendimento dos documentos.
D
Elaborar a leitura atenta e cuidadosa do documento ou processo recebido, certificando-se que se trata de documento ou processo originado em órgão compatível e anotar de forma legível o nome do entregador.
E
Anotar o assunto e a data do documento ou processo recebido para assegurar o encaminhamento correto e registrar, em livro próprio, o número do documento ou processo recebido conforme sua destinação.
O Agente Administrativo tem como atribuição, entre outras, arquivar/registrar documentos e cuidar de sua tramitação. A gestão de documentos é operacionalizada por meio de planejamento, organização, controle, coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental, e possui três fases básicas: produção, utilização e destinação. Na fase da utilização, estão incluídas quais atividades?
I. De protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), expedição, organização e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária.
II. A elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e a recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.
III. A elaboração padronizada de tipos/séries documentais e a implantação de sistemas de organização da informação e aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos.
Pode-se afirmar que:
A
somente I está correta.
B
somente II está correta.
C
somente III está correta.
D
há apenas duas afirmativas corretas.
E
todas estão corretas.
O Sistema Protocolo Integrado no âmbito dos órgãos e das
entidades da Administração Pública Federal, instituído por
meio da Portaria Interministerial n. 2.320, de 30 de
dezembro de 2014, tem como objetivo disponibilizar para a
sociedade:
A
os documentos em formato digital cujas informações
sejam classificadas quanto ao sigilo.
B
o conteúdo das informações e dos documentos
ostensivos, avulsos ou processos.
C
o acesso a documentos convencionais por meio de
sistemas federais fechados.
D
a consulta de informações sobre a tramitação de
documentos, avulsos ou processos.
O encaminhamento de papéis ao setor de registro e movimentação é uma etapa precedente ao recebimento de um documento para arquivo.
C
Certo
E
Errado
A gestão de documentos que tramitam na Administração
Pública é realizada observando-se os procedimentos
de protocolo que devem registrar a abertura e o término
dos processos. Assinale a alternativa que indica a ordem
específica nas atividades de protocolo.
A
Movimentação, recebimento, análise e classificação
dos documentos recebidos.
B
Verificação, autenticação, distribuição e acompanhamento
dos processos autuados.
C
Recebimento, registro, distribuição e movimentação
dos documentos em curso.
D
Registro, interpretação, divulgação e devolução dos
processos em andamento
E
Recebimento, classificação, digitalização e devolução
dos documentos para arquivo.
A atividade própria dos arquivos correntes é a
A
conservação.
B
microfilmagem.
C
difusão.
D
expedição.
E
preservação.
Para acessar o sistema de controle de processos e documentos via internet , logo na primeira tela serão disponibilizadas ao usuário quatro informações importantes para o gerenciamento de suas atividades, no que diz respeito à gestão dos Processos e Documentos da sua unidade: São elas Pendentes Recebidos, Pendentes Enviados, Recebimento Protocolo, Destinação Protocolo: O Recebimento Protocolo Informará:
A
Será informada a quantidade de Processos/Documentos recebidos, e que estejam pendentes, com o “Prazo de Resposta” expirado.
B
Será informada a quantidade de Protocolos tramitados para a unidade de lotação do usuário que está acessando o sistema, e que ainda não foram atestados como recebidos.
C
Será informada a quantidade de Processos/Documentos a serem transferidos para o Arquivo Central, ou a serem eliminados, levando-se em consideração as temporalidades dos mesmos.
D
Nenhuma das alternativas.
O registro de documentos é uma das atividades próprias
do protocolo.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2017
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
A identificação de dados para controle e recuperação dos documentos é feita na atividade de distribuição do protocolo.
C
Certo
E
Errado
Para acompanhar a movimentação de documentos, dentro e fora da instituição produtora, utiliza-se
A
o plano de destinação.
B
o fluxograma.
C
o plano de arquivamento.
D
a guia de encaminhamento.
E
a relação de recolhimento.
Os serviços de protocolo ou unidades protocolizadoras são essenciais na administração pública, sobretudo no âmbito dos arquivos correntes, já que são responsáveis pela autuação e controle do fluxo dos documentos. São atividades essenciais desenvolvidas nos serviços de protocolo:
A
recebimento, classificação, distribuição e expedição.
B
arranjo, acesso, destinação e recebimento.
C
descrição, arranjo, acesso e destinação.
D
expedição, descrição, classificação e distribuição.
Autuação, distribuição e descarte são responsabilidades do
protocolo.
C
Certo
E
Errado
Documentos sigilosos produzidos por órgãos públicos requerem uma armazenagem complexa, devido à confidencialidade das informações neles presentes.
C
Certo
E
Errado
O Número Único de Protocolo (NUP) é o padrão oficial de numeração utilizada para controle dos documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Número Único de Protocolo (NUP) tem a função de:
A
Viabilizar a padronização na gestão documental, desde a produção ao arquivamento dos documentos, assim como facilita as comunicações entre as unidades administrativas dos órgãos e entidades ou destas com a sociedade, promovendo a simplificação do acesso às informações sobre os documentos públicos federais.
B
Definir procedimentos para a utilização do número único de processos e documentos, também conhecido como NUP pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
C
Possibilitar que órgãos e entidades disponham de um prazo maior para o replanejamento das ações necessárias ao atendimento do normativo.
D
Nenhuma das alternativas.
O Protocolo do Sistema de Arquivo da Secretaria de Segurança Pública do Mato Grosso é responsável pelo recebimento, registro, controle da tramitação e expedição de documentos dentro da instituição. A coluna da esquerda apresenta rotinas desenvolvidas nos Arquivos Correntes e a da direita, setores de atividades onde essas rotinas são desenvolvidas. Numere a coluna da direita de acordo com a da esquerda.
1 - Fazer a leitura da correspondência e verificar a existência de antecedentes.
2 - Preparar e utilizar o sistema de protocolo ou fichas, em duas vias, anotando o número do protocolo, data da entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto.
3 - Receber a correspondência para envio (original e 3 cópias).
4 - Verificar a classificação atribuída no ato do recebimento, ratificando-a quando necessário.
( ) Registro e distribuição
( ) Expedição
( ) Arquivamento
( ) Recebimento
Assinale a sequência correta.
A
4, 2, 3, 1
B
3, 4, 1, 2
C
2, 3, 4, 1
D
1, 2, 4, 3
Os protocolos são responsáveis pela distribuição e pelo controle de tramitação de documentos dentro da organização.
C
Certo
E
Errado
Protocolo é definido como serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Sendo que o protocolo tem como finalidade:
A
Padronizar os procedimentos gerais referentes à gestão de processos e correspondência, com a finalidade de criar bases para a implantação de sistemas informatizados e unificados no âmbito a que se destina.
B
Separar parte da documentação de um ou mais processos para formação de novo processo.
C
Racionalizar a produção documental, uniformizar de procedimentos relativos as atividades de controle e tramitação de documentos e desburocratizar o Estado, bem como dar legalidade a seus atos.
D
Nenhuma das alternativas.
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