Questões de Concurso sobre Protocolo

O setor de expedição de documentos tem por função

As ações de conservação preventiva e montagem de guias e inventários são atividades do serviço de protocolo.

Denomina-se protocolo o instrumento de recuperação de informações organizado segundo critérios temáticos, cronológicos ou por nomes de pessoas ou lugares, reunindo a descrição individualizada dos documentos gerados ou recebidos pelo órgão.

O recebimento, o registro, a classificação, a distribuição, o controle da tramitação e a expedição de documentos são atividades de protocolo.

A autuação mencionada na situação descrita é o termo que caracteriza a abertura do processo.

As atividades de registro, expedição, distribuição e movimentação são típicas do protocolo, apesar de esta última ter uma participação importante dos setores de trabalho do órgão/instituição.

Quando entra no órgão/instituição, o documento deve ser registrado, o que significa identificá-lo em um formulário próprio ou em um sistema informatizado que deve conter a origem, a espécie, o destino, o número e a data do documento, entre outros elementos.

O protocolo deve separar as correspondências oficiais das particulares e a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.

As correspondências oficiais e as particulares recebem o mesmo tratamento no setor de protocolo, por isso, não precisam ser separadas para os procedimentos de registro e destinação.

Protocolo é a denominação do processo pelo qual um arquivo corrente é encaminhado ao almoxarifado para sua armazenagem definitiva.

As folhas de um processo devem ser numeradas e rubricadas exclusivamente pelos funcionários do protocolo.

Todos os documentos e correspondências que entrarem no setor de protocolo deverão ser registrados e encaminhados aos destinatários.

As correspondências ostensivas não podem ser abertas; elas devem ser colocadas em envelope próprio e entregues diretamente ao destinatário.

Ao chegar ao protocolo, a correspondência deve ser classificada de acordo com um código de classificação de documentos, quando adotado na organização.

A autuação de documentos é atividade típica do

Nas instituições em que há descentralização das atividades de controle (protocolo) e de arquivos, recomenda-se

Quando um documento chegar ao arquivo sem ter recebido um código de classificação no setor de protocolo, o assistente administrativo deverá proceder à devida classificação. Para isso, ele precisa analisar o documento para poder enquadrá-lo, adequadamente, no plano de classificação dos documentos da instituição. Em seguida, ele deve registrar o código de classificação no documento.

Toda correspondência oficial expedida deve conter, para sua identificação em sistema próprio, a espécie do documento e o órgão emissor, seguido da sigla da unidade, do número de ordem, do destinatário, do assunto e da data da emissão.

Entre as atividades realizadas pelo primeiro setor da administração pública citado no texto, algumas são funções típicas de um serviço de protocolo.

Ao receber documentos para serem expedidos, o assistente administrativo deve verificar se não faltam neles folhas ou anexos. Então, ele deve numerar as folhas e os anexos, e fazer duas cópias de cada documento. Por fim, deve expedir a primeira cópia (através de correio, malote ou outros meios), enviar a segunda cópia ao setor de origem do documento e guardar os originais, em ordem cronológica, a fim de que seja preservado o seu valor jurídico.