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A classificação dos documentos de arquivo é feita a partir da transferência dos documentos ao arquivo intermediário.
Os elementos utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos.
O controle da tramitação é uma atividade de protocolo e é realizado sempre que o documento é expedido.
Certo
Errado
Recebimento, classificação, registro e distribuição são tarefas de protocolo no âmbito do arquivo corrente.
Protocolo é o serviço encarregado de recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
No que se refere às atividades de protocolo, assinale a opção correta.
A anexação de documentos é temporária.
Os documentos apensados passam a fazer parte do processo original.
A apensação é a juntada de documentos em caráter definitivo.
Os processos e os dossiês constituem unidades de arquivamento.
A anexação é a juntada do documento ou processo a outro processo, prevalecendo o número do documento mais recente.
Como podemos definir protocolo?
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores comuns e documentos.
Denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento de mercadorias, distribuição e movimentação dentro da empresa.
Protocolo é a denominação geralmente atribuída às pessoas que distribuem e movimentam documentos.
Protocolo é a denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso, denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento.
Protocolo é a denominação de movimentação dos documentos em curso.
Para recebimento e entrada de documentos a Administração Pública faz uso do serviço de protocolo, esse protocolo pode ser um livro, carimbo ou até mesmo um sistema de informação. Em referencia ao protocolo assinale o que for correto:
O protocolo não possui valor probatório na esfera jurídica;
O protocolo é utilizado de forma facultativa na entrega e recebimento de documentos;
O protocolo deve conter no mínimo o setor, data e hora da saída ou entrada de um documento;
O protocolo nunca poderá ser gratuito ao usuário;
O protocolo somente se faz entre departamento do setor público, nunca com um terceiro.
O protocolo visa, sobretudo, a identificação de metadados, com os quais são possíveis o controle e o acesso aos documentos de arquivo.
A sequência de atos prescritos para o andamento de um processo configura
o transporte.
a transcrição.
a tramitação.
o traslado.
a transferência.
Com relação às atividades de protocolo, assinale a alternativa correta.
Autuação é o ato de receber o documento tanto fisicamente quanto virtualmente.
Expedição é o instrumento de controle de entrada de documentos em um sistema, em geral na ordem numérico-cronológica.
Registro é o ato de encaminhar o documento para instituições externas.
Recebimento é a ação pela qual um documento passa a se constituir processo.
Tramitação é o curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa no órgão.
O material de referência ou a informação não orgânica devem ser registrados para controle estatístico e de acesso nos sistemas de protocolo.
Nos órgãos do Poder Judiciário, apenas os processos judiciais devem ser objeto de controle por parte dos serviços de protocolo.
A expedição de documentos por uma empresa deve ser registrada pelo setor de protocolo da empresa.
Por questões de rapidez no trâmite, os processos podem ser protocolados em qualquer unidade de uma universidade.
Certo
Errado
Quanto às das atividades de protocolo, assinale a alternativa correta.
Os documentos recebidos pelo setor de protocolo são de origem interna e externa.
A unidade com atribuições de protocolo não deve receber documentos particulares.
Todos os documentos recebidos deverão ser abertos, inclusive os indicados como sigilosos, tais como os de caráter licitatório.
Quando houver alguma irregularidade que não seja passível de regularização pela própria unidade com atribuições de protocolo, o documento dever ser destruído.
Documentos com indícios de adulteração deverão ser encaminhados ao destinatário, por meio de despacho, expondo as circunstâncias verificadas para apuração de responsabilidade.
O registro do documento em um serviço ou sistema de protocolo exige a identificação de metadados para possibilitar o controle e posterior acesso a esse documento.
Os documentos de arquivo recebidos podem ser classificados, no momento de seu registro, nos sistemas de protocolo.