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Questões de Concurso sobre Recebimento de documentos
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Assinale a alternativa que apresenta algumas cautelas que devem ser observadas no ato do recebimento de processos, expedientes e/ou documentos.
A
Conferir o documento ou processo recebido conforme consta na relação ou livro de remessa quanto a divergências e verificar quem expediu a relação ou livro de remessa, no que se refere à autenticidade e legibilidade do nome.
B
Digitalizar o documento ou processo recebido para a formação do arquivo eletrônico sequencial e anotar a origem e a destinação do mesmo em livro próprio destinado para essa finalidade específica e cronológica.
C
Fazer a microfilmagem do documento ou do processo recebido, evidenciando os elementos mais importantes, e conferir a correta ortografia e gramática necessárias para o completo entendimento dos documentos.
D
Elaborar a leitura atenta e cuidadosa do documento ou processo recebido, certificando-se que se trata de documento ou processo originado em órgão compatível e anotar de forma legível o nome do entregador.
E
Anotar o assunto e a data do documento ou processo recebido para assegurar o encaminhamento correto e registrar, em livro próprio, o número do documento ou processo recebido conforme sua destinação.
Dentre as atividades e rotinas de protocolo, pode-se destacar:
A
Restaurar documentos em mau estado de conservação.
B
Recebimento e classificação.
C
Registro, empréstimo e arquivamento.
D
Lavrar certidões requisitadas por autoridades competentes e fiscalizar métodos de arquivamento nos arquivos intermediários.
E
Avaliação e seleção.
Assinale a alternativa incorreta.
A
O recibo é o documento que comprova entrega e o recebimento de um documento ou correspondência.
B
A triagem consiste na verificação prévia de toda documentação que será protocolada, separada e cadastrada.
C
Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.
D
O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um órgão em duas séries, uma constituída de papéis expedidos e outra de despachados.
E
A classificação é uma operação intelectual que consiste em analisar e determinar o assunto de um documento.
Qual é a rotina responsável por conferir os documentos e as relações de remessa na qual o servidor/funcionário da Unidade com atribuições de Protocolo deverá conferir se o documento é destinado ao órgão/entidade ou a algum servidor/funcionário e se contém os dados do remetente?
A
Recebimento
B
Abertura de expediente.
C
Autuação.
D
Encerramento e abertura de volume.
E
Registro.
A primeira ação a ser tomada pelo setor de protocolo, ao receber um documento, é distribuí-lo.
C
Certo
E
Errado
São passos que compõem a atividade de Recebimento e Classificação de documentos desenvolvida no Protocolo dos Arquivos Correntes, EXCETO:
A
Receber a correspondência (malotes, balcão, ECT).
B
Separar a correspondência oficial da particular.
C
Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo.
D
Expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT, por malotes ou em mãos.
Um documento de arquivo enviado à ANTAQ deve ser
distribuído ao setor de protocolo, onde recebe um despacho, e,
em seguida, é encaminhado ao destinatário.
C
Certo
E
Errado
Todo documento que chega ao MC deve ser registrado no protocolo, independentemente do documento ser ostensivo, sigiloso ou pessoal.
C
Certo
E
Errado
Analise o caso hipotético e responda:
Maria é encarregada de analisar e encaminhar a documentação que a empresa recebe. Chegando nesta data:
- Uma carta para o Dpto. Comercial com a etiqueta PESSOAL;
- Vários exemplares de jornais para os funcionários;
- Um envelope endereçado ao jurídico e entregue por um mensageiro de outra empresa.
I. Maria deve encaminhar a carta PESSOAL diretamente a pessoa sem abrir nem se preocupar com seu arquivamento
II. Os jornais deverão ser distribuídos sem que Maria precise registrá-los.
III. Já os envelopes devem ser registrados e depois encaminhados ao setor de destino.
A
Apenas os itens I e II estão corretos;
B
Apenas os itens I e III estão corretos;
C
Apenas os itens II e III estão corretos;
D
Todos estão corretos;
E
Nenhum está correto.
Após o recebimento de um documento no protocolo, é obrigatória a produção de, pelo menos, três cópias desse documento, de modo
a facilitar a sua busca.
C
Certo
E
Errado
Todo documento recebido por um setor de trabalho de uma instituição deverá ter uma cópia arquivada em outro setor, por questões de segurança e para facilitar o rápido acesso.
C
Certo
E
Errado
A correspondência ostensiva deverá ser aberta, para, após se tomar conhecimento do conteúdo, verificar a existência de antecedentes.
C
Certo
E
Errado
A data, a procedência, a espécie documental e o número do documento são elementos que devem ser registrados quando do recebimento dos documentos pelo protocolo.
C
Certo
E
Errado
Ao receber documentos encaminhados ao arquivo corrente, o assistente administrativo deve examiná-los para ter certeza de que as ações neles descritas já se encerraram e de que realmente devem ser arquivados. Para isso, ele deve verificar se há despacho ou rotina pré-estabelecida que determine o arquivamento. Quando um documento chega ao arquivo apenas acompanhando uma solicitação de informações, o assistente administrativo não o arquiva.
C
Certo
E
Errado
Quando um documento novo chega a esse setor, o assistente administrativo deve atribuir um número a esse documento, registrá-lo (em fichas ou em livro), anotando a data em que o documento foi recebido, bem como a procedência, a espécie e o código correspondente no plano de classificação dos documentos da instituição.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2005
Considere o setor de protocolo que tem, entre suas atribuições, as rotinas de receber a correspondência, separando a oficial da particular, distribuindo a particular aos interessados, separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da sigilosa, abrir a correspondência ostensiva e encaminhar a sigilosa aos respectivos destinatários. Este setor é o de:
A
recebimento e classificação
B
recepção e movimentação
C
registro e movimentação
D
empréstimos e consulta
E
consulta e expedição
recebimento da correspondência.
C
Certo
E
Errado
inserção de carimbo ou outra forma de registro que revele a numeração e a data do encaminhamento do documento.
C
Certo
E
Errado
No ato do recebimento, todos os documentos deverão ser abertos, a fim de identificar o seu teor e encaminhá-los ao destinatário.
C
Certo
E
Errado
Gerar simulado