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Questões de Concurso sobre Recebimento de documentos
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Considere as afirmativas relacionadas ao recebimento e expedição de documento apresentadas a seguir. Registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:
(__) A implementação de um sistema de protocolo para oficializar o registro de entrada e saída de documentos, o qual compreende informações como data, destinatário e natureza do documento, constitui um procedimento essencial.
(__) A segurança e a confidencialidade dos documentos, notadamente aqueles que incluem informações sensíveis sobre alunos, professores e funcionários, são aspectos cruciais e devem ser rigorosamente consideradas, uma vez que tais documentos contêm dados pessoais e informações privadas que requerem proteção adequada para garantir a privacidade e a integridade das partes envolvidas.
(__) O recebimento e a expedição de documentos no ambiente escolar são atividades secundárias e dispensáveis para a gestão administrativa e a comunicação eficiente entre os diversos membros da comunidade educacional. Esses processos envolvem a manipulação de documentos internos e externos, mas não contribuem para a organização e o bom funcionamento da instituição.
Assinale a alternativa com a sequência correta:
A
F - F - V.
B
F - F - F.
C
V - V - V.
D
F - V - F.
E
V - V - F.
No que se refere à eficiência administrativa, a importância da organização do local de trabalho é crucial para garantir uma operação fluida e produtiva. Desse modo, a recepcionista deve manter o local de trabalho da seguinte maneira:
A
armazenando documentos e materiais fora do alcance imediato para evitar distrações.
B
usando apenas um computador e mantendo todos os documentos em formato digital para evitar a necessidade de organização física.
C
organizando a área de trabalho com um sistema de arquivamento claro, mantendo os documentos e materiais de escritório acessíveis e limpos.
D
focando apenas em suas responsabilidades principais, pois a organização do local de trabalho é irrelevante desde que as tarefas sejam concluídas.
De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao arquivo nacional, a conceituação Arquivo em Depósito, dada pela comunidade arquivística, significa:
A
transferência de documentos dos arquivos intermediários para o permanente;
B
conjunto de documentos, sem relação orgânica, aleatoriamente acumulados;
C
conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes, que aguardam destinação final;
D
conjunto de arquivos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu acervo;
E
conjunto de documentos que são preservados, respeitando a destinação estabelecida, em decorrência de seu valor probatório e informativo.
A rotina de protocolo é implementada a partir da adoção de uma série de procedimentos que permitem ter um efetivo controle na tramitação dos documentos. Nos órgãos públicos o volume de documentos é muito grande, o que exige formas de controle mais eficientes e bem estruturadas. Com relação às etapas de controle realizadas pelo protocolo, assinale a alternativa correta:
A
A primeira etapa de controle por parte do setor de protocolo é o controle do recebimento dos documentos que entram na instituição. Esta tarefa consiste basicamente em receber toda documentação que irá circular no órgão.
B
Na etapa de registro, os documentos, incluindo os particulares e sigilosos, devem ser lidos pelo protocolo quando de sua entrada, a fim de identificar seus assuntos. Isto implica a abertura dos envelopes que chegam lacrados.
C
A distribuição é a entrega de documentos para destinatários internos ou externos à instituição, e independentemente da situação deve ser feita pelo próprio protocolo.
D
Todas as alternativas anteriores estão corretas.
Qual é a principal função do registro de recebimento em um sistema de controle de entrega de correspondência?
A
Confirmar a entrega da correspondência ao destinatário correto, evitando erros de endereçamento e devoluções.
B
Permitir o rastreamento da correspondência desde o envio até a entrega, fornecendo informações precisas sobre a localização em tempo real.
C
Gerar relatórios estatísticos sobre o volume de correspondências entregues, permitindo a análise de desempenho e a identificação de possíveis gargalos.
D
Registrar a data e a hora da entrega, permitindo o cálculo do tempo médio de entrega e a identificação de atrasos.
Ano:
2024
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
No arquivo corrente, a atividade responsável pelo recebimento e pela classificação dos documentos denomina-se
A
expedição.
B
arquivamento.
C
empréstimo.
D
protocolo.
E
consulta.
Receber documentos, separá-los oficialmente, registrá-los em formulários ou em sistema, descrever dados como o seu número, nome do remetente, data, assunto, espécie e outros elementos é a descrição de:
A
Inventário.
B
Estoque.
C
Arquivo.
D
Protocolo.
Enumere as colunas abaixo de acordo com os documentos recebidos pelo protocolo e para que serve.
(1) Ata
(2) Contrato
(3) Memorando
(4) Certidão
( ) Documento que registra uma região ou assembleia.
( ) Documento que retrata o ajuste entre órgãos ou entidades públicas ou particulares.
( ) Documento de comunicação interna para exposição de projetos e diretrizes dentro de um órgão.
( ) Documento oficial de inteiro teor para comprovar a legalidade de um ato.
Assinale a alternativa correta.
A
2-3-1-4
B
1-2-3-4
C
4-3-2-1
D
2-1-3-4
No processo de protocolo de documentos em setores públicos, é CORRETO afirmar ser a primeira etapa no processo de protocolo de documentos:
A
Arquivamento.
B
Distribuição.
C
Registro.
D
Análise.
Com relação às atividades de protocolo, a atividade de apor carimbo de protocolo, no canto superior direito do documento faz parte da rotina de:
A
registro
B
recebimento
C
arquivamento
D
movimentação
E
desentranhamento
Uma Recepcionista, está encarregada em receber documentos importantes de visitantes e de funcionários da empresa. Em determinada ocasião, um visitante entrega um documento que não segue as normas de protocolo e não está adequadamente preenchido. O documento está faltando informações essenciais, como data e assinatura do remetente. Como você deve lidar com essa situação de forma apropriada?
A
Recusar o documento e pedir ao visitante que o preencha corretamente antes de aceitá-lo.
B
Aceitar o documento mesmo que não esteja preenchido corretamente e arquivá-lo como está.
C
Assinar o documento em nome do remetente ausente para completá-lo e, em seguida, arquivá-lo.
D
Informar ao visitante que os documentos não são aceitos na recepção e sugerir que ele entre em contato com o departamento responsável.
O que é o Assentamento Funcional Digital (AFD)?
A
Um conceito e uma plataforma de inclusão, consulta e acesso a documentos, em ambiente virtual, do histórico funcional dos servidores públicos brasileiros, criado por meio de portaria do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.
B
Um documento eletrônico com histórico funcional dos servidores públicos brasileiros, conforme instituído por resolução do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).
C
Uma base de dados que armazena, na Internet, o conjunto de documentos acadêmicos acerca do histórico de estudantes das instituições de Educação Superior (IES), que devem ser convertidos para o meio digital, conforme a Portaria n.º 360, de 18 de maio de 2022, do Ministério da Educação.
D
Uma pasta com o dossiê de assentados da Reforma Agrária, conforme orientação do Instituto Nacional de Regularização e Reforma Agrária (INCRA).
E
Um sistema implantado pelo Arquivo Nacional para gestão de documentos dos assentados da Reforma Agrária.
Os documentos oriundos de estágios anteriores, nos arquivos correntes e nos intermediários, são recebidos nos arquivos permanentes ordenados
A
alfabeticamente
B
cronologicamente
C
geograficamente
D
ideograficamente
E
sistematicamente
Assinale a primeira etapa ao receber um documento para arquivamento:
A
Protocolar
B
Classificar
C
Arquivar
D
Expedir
Cleópatra trabalha como Recepcionista em uma empresa que mantém um sistema de arquivamento físico de documentos importante para suas operações diárias. Um colega de trabalho lhe pede para encontrar um documento específico em um arquivo muito grande. Ao procurá-lo você percebe que o documento em questão não está onde deveria estar, e isso pode causar atrasos nas operações da empresa. Como você deve abordar essa situação de forma eficiente?
A
Informar ao seu colega que o documento não pode ser encontrado e sugerir que ele procure em outro lugar.
B
Iniciar imediatamente uma busca minuciosa no arquivo, gastando o tempo que for necessário para encontrar o documento.
C
Consultar o registro de controle de empréstimo de documentos para verificar se o documento foi retirado por alguém.
D
Fazer uma cópia do documento de outro colega e entregá-la ao seu colega de trabalho para evitar atrasos.
“Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes”.
Disponível em: https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/legislacao/portarias/anexoportariaprocedimentosdeprotocolo.pdf
Analise as assertivas a seguir que tratam sobre recebimento, classificação e registro de documentos não digitais.
I - Verificar se o documento, avulso ou processo, destina-se ao órgão ou entidade, independentemente de o destinatário ser ou não ocupante do cargo indicado. Havendo comprovante de recebimento, este deverá ser datado, assinado ou emitido por sistema informatizado e devolvido.
II - Separar os documentos avulsos de caráter oficial daqueles de caráter particular. Os de caráter particular seguirão os procedimentos determinados pelo órgão ou entidade.
III - Documentos caracterizados e devidamente identificados como sigilosos e/ou confidenciais deverão ser priorizados para fins de registro e distribuição.
De acordo com a padronização dos procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, aponte a alternativa CORRETA.
A
Apenas a assertiva I está correta.
B
Apenas a assertiva II está correta.
C
Apenas a assertiva III está correta.
D
Apenas as assertivas I e III estão corretas.
E
Apenas as assertivas I e II estão corretas.
Assinale a alternativa que apresenta a primeira atividade de protocolo na qual são incluídos os metadados
A
recebimento
B
tramitação
C
distribuição
D
registro
E
expedição
Considerando as atividades de cada etapa de controle realizadas pelo protocolo, associe as colunas abaixo e assinale a alternativa com a sequência correta.
1. recebimento
2. registro
3. autuação
4. classificação
5. expedição/distribuição
6. controle/movimentação
( ) consiste basicamente em receber toda documentação que irá circular no órgão.
( ) o documento será analisado e, na maioria das vezes, no que se refere à esfera pública, transformado em processo.
( ) ler, identificar os dados básicos do documento e cadastrar em um sistema.
( ) separar os documentos de acordo com o destinatário.
( ) uma vez entregues nos setores destinatários, os documentos terão sua tramitação até serem resolvidos.
( ) entrega aos destinatários externos/internos à instituição.
A
1, 2, 3, 5, 6, 4
B
1, 3, 2, 4, 6, 5
C
2, 3, 5, 6, 1, 4
D
2, 3, 4, 6, 5, 1
Um servidor público, responsável pelo recebimento de correspondências em um órgão, deve seguir procedimentos específicos para garantir a eficiência e segurança do processo. Considerando essa premissa, assinale a alternativa CORRETA sobre os procedimentos de recebimento:
A
o servidor deve aceitar qualquer correspondência ou documento, sem distinção, para evitar constrangimentos aos remetentes;
B
ao receber uma correspondência, o servidor deve conferir se o envelope está devidamente lacrado e se a identificação do remetente está clara, recusando aquelas que não atenderem a esses critérios;
C
o servidor pode abrir as correspondências para realizar uma triagem mais eficiente, evitando atrasos no processo de distribuição;
D
caso o servidor identifique correspondências de natureza sigilosa, é permitido compartilhar as informações contidas com outros colegas para agilizar o processo de classificação;
E
é facultativo o registro das correspondências recebidas, pois o foco principal está na distribuição rápida aos setores responsáveis.
As etapas de recebimento, classificação, registro, controle de tramitação e distribuição de documentos constituem o processo de
A
Arquivamento.
B
Inventário.
C
Protocolo.
D
Fluxograma.
Gerar simulado