Questões de Concurso sobre Valor dos documentos

Os documentos armazenados no arquivo intermediário caracterizam-se pela grande possibilidade de uso pelos setores que os acumularam.

A transferência de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermediário é justificada pelo término do valor primário dos documentos.

Na medida em que diminui a possibilidade de uso da informação arquivística, há uma tendência a eliminá-la ou a conservá-la temporariamente. Em ambas as situações consideram-se as possibilidades de uso eventual da informação pelo organismo produtor, ou a sua condição de documento de valor permanente.

A informação arquivística que se encontra relacionada às demandas do processo decisório governamental faz parte dos arquivos correntes, enquanto, na medida em que essa informação torna-se menos utilizada ao longo do processo decisório ela é transferida aos arquivos intermediários.

Avaliação é o processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação dos documentos, de acordo com os valores que são atribuídos a eles.

A teoria dos valores de documentos, concebida por Schellenberg, apesar da sua importância para a avaliação de documentos, não permite definir se o documento é da fase corrente, da intermediária ou da permanente.

Os documentos produzidos e(ou) recebidos por uma unidade ou setor de trabalho de um órgão público que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados, deverão ser transferidos ao arquivo intermediário

O arquivo intermediário é constituído de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa.

Os livros e papéis pertencentes ao arquivo do cartório ali permanecerão

A avaliação de documentos arquivísticos no Brasil é feita a partir da aplicação da (do)

Os arquivos correntes, diferentemente dos arquivos intermediários, são constituídos de documentos com valores informativos e probatórios, que, após determinado prazo, podem ser eliminados ou preservados permanentemente.

Avaliação é o processo de análise que consiste na identificação das idades dos documentos, segundo os valores ativo, semiativo e inativo, a partir do qual se pode determinar o tratamento técnico adequado aos documentos em cada fase, de forma a contribuir para a racionalização e a eficiência administrativa.

Os documentos de valor mediato poderão ser eliminados após a realização do registro interno, em termo de eliminação de documentos, e a divulgação de tais registros por meio da publicação da listagem de eliminação de documentos.

Os arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca frequência de uso que, pelo valor informativo que apresentam, são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz.

Os usuários dos arquivos podem representar, segundo as fases do ciclo vital dos documentos, conjuntos diferenciados de indivíduos. Nas duas primeiras fases (corrente e intermediária) predominam o interesse pelos valores primários dos documentos. Esses usuários constituem um grupo determinado, formado por membros das organizações produtoras.

Os documentos de valor mediato (convênios, ajustes, acordos, balanços, atas, resoluções) são de guarda temporária.

A prescrição das ações, encontrada na legislação, serve como base para o estabelecimento de prazos para o arquivo permanente.

Um conjunto de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados, é classificado como arquivo de terceira idade ou permanente.

O sistema de arquivamento de documentos em órgãos públicos difere do das empresas. Como Secretária de um setor de um órgão público, ela deve organizar o arquivo de sua secretaria de acordo com o seguinte sistema:

As provas que os documentos contêm acerca da organização e do funcionamento da entidade que os produziu e as informações que eles contêm sobre pessoas, entidades, coisas, problemas e condições dessa entidade definem os aspectos principais dos valores legal e fiscal desses documentos.