Questões de Concurso sobre Valor dos documentos

Em um enfoque histórico, pode-se definir a gestão de documentos como o processo de reduzir seletivamente a massa de documentos de forma que se conservem permanentemente os que têm um valor cultural futuro, sem prejudicar, para efeitos da investigação, a integridade substantiva da massa.

Os valores fiscal e legal podem ser encontrados nos documentos considerados permanentes.

Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deverá atender às necessidades da instituição a que servem, como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos.

Considerando os tipos de arquivos, julgue os itens abaixo e, em seguida, assinale a opção correta.

I - O arquivo corrente é constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente. Tais documentos são conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.

II - O arquivo intermediário é constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados pelos órgãos que os receberam e os produziram para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória.

III- O arquivo permanente é constituído de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.

A quantidade de itens certos é igual a

A teoria dos valores dos documentos ainda não é aplicada na elaboração de tabelas de temporalidade

Entende-se valor legal, de acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística, publicado em 1996 pelo Núcleo Regional de São Paulo da Associação dos Arquivistas Brasileiros , como a qualidade pela qual um documento demonstra:

A definição do tempo dos documentos nos arquivos corrente e intermediário está diretamente vinculada ao valor informativo e probatório dos documentos.

O arquivo corrente de uma organização é formado pelo conjunto dos documentos de valor permanente, armazenados nos vários setores de trabalho dessa organização.

Uma das principais contribuições para o desenvolvimento da função de avaliação de documentos em arquivos foi feita por Schellenberg, que considerou a existência dos valores primário e secundário de um documento.

Os documentos transferidos aos arquivos intermediários são utilizados por seu valor secundário, principalmente por motivações jurídico-administrativas.

O valor secundário da pasta funcional de um servidor, por exemplo, é identificado pela possibilidade que ela oferece de administrar de modo oficial os diferentes aspectos dos serviços que essa pessoa presta na instituição.

O fato de a documentação apresentada na matéria estar acumulada fora dos setores de trabalho não indica ausência de valor primário.

Os documentos de guarda temporária, via de regra, não têm valor primário.

A eliminação dos documentos pode ser feita, desde que, após a extinção do valor primário (administrativo, legal ou fiscal), os documentos não apresentem valor secundário (informativo ou probatório).

Os documentos correntes são transferidos aos arquivos permanentes para aguardarem a extinção dos seus valores de prova.

Os arquivos intermediários são uma extensão do arquivo corrente, isto é, são constituídos por documentos ainda com valor primário.

Os documentos de um arquivo possuem valores característicos que evidenciam suas funções. Assim, quando testemunham a política e os procedimentos adotados pelos órgãos, quando envolvem proteção de direitos a curto e a longo prazos e apresentam caráter probatório, e valor legal, podendo também registrar o controle orçamentário, são identificados como documentos de valor

O caráter estratégico dos documentos/informações de arquivo surge do fato de parte deles ser fundamental ao gerenciamento da organização que os acumulou.

Os arquivos correntes incluem aqueles formados por documentos de valor secundário decrescente, que aguardam a destinação final.

O descarte de documentos feito a partir da identificação dos valores legais é o principal critério de avaliação de documentos públicos.

Os documentos, independentemente do valor, passam obrigatoriamente pelas três fases documentais: corrente, intermediária e permanente.