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Questões de Concurso sobre Organização e administração de arquivos em Arquivologia
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São passos para a organização e administração de arquivos:
A
Levantamento de dados, planejamento, implantação e acompanhamento.
B
Levantamento de dados, planejamento e execução.
C
Levantamento de dados, análise de dados coletados, planejamento, execução e acompanhamento.
D
Levantamento
Ao planejar e organizar um arquivo ou fichário, é INCORRETA a utilização do método
A
Indireto.
B
Alfabético.
C
Geográfico.
D
Ideográfico.
A correspondência, uma das principais espécies documentais
existentes nas instituições brasileiras, deve ser arquivada,
de acordo com a sua natureza, em ordem alfabética.
C
Certo
E
Errado
Assinale a alternativa que apresenta a ordem correta de arquivamento das pastas das seguintes empresas, considerando a classificação por método alfabético:
1 -> Quatro Estações
2 -> 99 Táxis
3 -> O Boticário
(Fonte: Técnicas de redação e arquivo – UnB, pp. 46-47).
A
1 – 2 – 3.
B
1 – 3 – 2.
C
2 – 3 – 1.
D
3 – 2 – 1.
Independente da Instituição em que se deseje trabalhar e do tipo de arquivo no qual se encontra este setor, deve-se, primeiramente, conhecer a empresa, identificando os diversos setores e a hierarquia, objetivando determinar os tipos de documentos e seu fluxo processual na organização. Neste contexto, o desenvolvimento deste reconhecimento está dividido em três fases, que são
A
planejamento, análise dos dados coletados e coleta de antecipação.
B
levantamento de distribuição, análise mínima e coleta de antecipação.
C
planejamento, análise de ciclo e levantamento de dados.
D
levantamento de dados, análise dos dados coletados e planejamento.
E
coleta de antecipação, levantamento de dados e análise dos dados coletados.
A quantificação das plantas é feita por metro quadrado.
C
Certo
E
Errado
Relacione os métodos de organizações de dados no armazenamento secundário às respectivas definições.
1. Organização sequencial de arquivos.
2. Organização direta de arquivos.
3. Organização indexada de arquivos.
( ) Os registros são armazenados fisicamente em uma determinada ordem.
( ) Os registros são armazenados por meio de um identificador exclusivo.
( ) Os registros podem ser acessados sequencialmente ou diretamente.
Assinale a opção que indica a relação correta, de cima para baixo.
A
1, 2 e 3.
B
1, 3 e 2.
C
2, 1 e 3.
D
2, 3 e 1.
E
3, 1 e 2.
É correto afirmar que os arquivos brasileiros enfrentam limitações com relação a recursos materiais e humanos.
C
Certo
E
Errado
O principal dado a ser coletado nas organizações é a descrição de suas atividades e da relação destas com o fluxo das informações contidas nos documentos de arquivo.
C
Certo
E
Errado
Quanto à forma mais racional da organização dos documentos em arquivo, assinale a alternativa correta:
A
No arquivo vivo, por ordem alfabética.
B
No arquivo dinâmico, por ordem de data de ingresso.
C
No arquivo vivo por ordem alfabética e no arquivo morto por série e ordem alfabética.
D
No arquivo morto por ordem alfabética e no arquivo vivo por série e ordem alfabética.
Um arquivo intermediário possui uma massa documental
acumulada com oito metros lineares de documentos e precisa
calcular quantas caixas serão necessárias para acondicionar tal
documentação. Considerando que uma caixa possui altura de
400 mm, largura de 200 mm e profundidade de 500 mm,
assinale a alternativa que indica quantas caixas serão
necessárias para acondicionar o material.
A
20.
B
25.
C
30.
D
35.
E
40.
Os arquivos devem ser organizados e bem administrados. Tais ações dependem fundamentalmente de:
A
Espaço compatível, recurso financeiro, órgão capacitado.
B
Pessoal treinado, layout moderno, gestores democráticos.
C
Trabalho em equipe, layout moderno, gestores democráticos.
D
Métodos e sistemas avançados, acervo de qualidade, apoio instrumental.
E
Espaço físico consistente, métodos e sistemas eficazes e apoio da administração superior.
A organização de arquivos consiste, em qualquer instituição, no desenvolvimento de determinadas etapas de trabalho.
A etapa que se inicia pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos que compõem a instituição mantenedora do arquivo é
A
Análise de dados coletados.
B
Planejamento.
C
Implantação e acompanhamento.
D
Levantamento de dados
De acordo com o Arquivo Nacional, a construção subterrânea
de arquivos é recomendada, visto que a umidade existente
nessas condições equilibra a umidade relativa do ar.
C
Certo
E
Errado
Dado um projeto de planejamento arquivístico, há de se
considerar a decisão a respeito da centralização ou não de sua
estrutura, que, por sua vez, requer uma análise profunda e
elaborada, de acordo com rigorosos critérios técnicos.
Assinale a alternativa que apresenta a única característica que
não pertence ao modelo centralizado de arquivos correntes.
A
Facilitar o fluxo de informação.
B
Treinamento mais eficiente de pessoal.
C
Padronização de normas e procedimentos.
D
Nítida delimitação de responsabilidades.
E
Constituição de conjuntos arquivísticos mais
completos.
Os arquivos devem ser mantidos organizados e administrados. Para cumprimento desses procedimentos, são reconhecidos como requisitos, dentre outros, os seguintes:
A
pessoal treinado, layout moderno, gestores democráticos.
B
trabalho em equipe, layout moderno, gestores democráticos.
C
espaço físico compatível, recursos financeiros adequados, órgão capacitado.
D
métodos e sistemas de última geração, acervo de boa qualidade, apoio instrumental.
E
apoio da cúpula organizacional, métodos e sistemas eficazes, espaço físico consistente.
A Seção de Arquivo deverá ser fechada, vedandose a entrada de pessoas estranhas ao setor, pois a responsabilidade toda é do encarregado do Setor, que deverá proteger os documentos sob sua guarda, sob pena de responsabilização administrativa ou penal no caso de extravio, deterioração, perda, ou roubo de qualquer documento arquivado. Assim, o arquivamento de um processo não pode ser feito como se estivéssemos simplesmente guardando alguma coisa sem valor em um depósito de papéis velhos. Com isso, qualquer arquivo, seja ele grande ou pequeno, da administração pública ou de uma empresa privada, deve ser organizado de modo a proporcionar, obrigatoriamente, as condições numeradas a seguir. Considerando estas condições e as características correspondentes a cada condição, relacione as colunas e assinale a alternativa com a sequência correta.
1. Flexibilidade.
2. Pesquisa.
3. Praticidade.
4. Presteza.
5. Segurança.
( ) Conforme a natureza do arquivo, é necessário cuidar do sigilo de certos papéis, impedindo e dificultando o acesso a documentos considerados sigilosos, de segredo de justiça ou confidenciais.
( ) Oferecer garantia de rapidez e precisão na consulta a documentos, assegurando a localização rápida de qualquer documento arquivado, bem como de qualquer documento retirado e não devolvido no prazo previsto, para cobrança da devolução.
( ) Deve ser simples e de fácil compreensão e manuseio para reduzir a ocorrência de erros de arquivamento.
( ) O setor de arquivo deve acompanhar o crescimento do órgão ou empresa, adaptando-se ao crescimento do volume, da variação e da complexidade dos documentos, bem como estar apto a arquivar novos tipos de documentos que eventualmente venham a ser criados.
( ) O arquivo deve oferecer condições de fácil acesso, proporcionando consulta precisa, prática e imediata, com pronta localização de processos.
A
4 – 2 – 5 – 3 – 1.
B
5 – 4 – 3 – 1 – 2.
C
2 – 1 – 4 – 3 – 5.
D
2 – 4 – 1 – 5 – 3.
E
1 – 2 – 4 – 5 – 3.
A decisão pela tecnologia apropriada para determinado acervo deve considerar a análise de dados
coletados, que não inclui:
A
Quantificação precisa das variáveis que compõem o ambiente.
B
Observação rigorosa do uso e da função social dos documentos.
C
A localização da unidade de arquivo.
D
Aplicação factível de providências administrativas.
O transporte de um acervo arquivístico em suporte papel exige sua
quantificação em
A
metro quadrado.
B
peso (quilograma).
C
metro linear.
D
metro cúbico.
E
caixa (quantidade).
Com relação ao planejamento do programa de gestão, são reunidos alguns aspectos e características,
dentre os quais excetua-se:
A
Levantamento e análise da realidade institucional.
B
Prestação de contas.
C
Estabelecimento das diretrizes e procedimentos a serem cumpridos pelo órgão ou entidade.
D
Elaboração de instrumentos e manuais.
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