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O princípio da proveniência se aplica em todas as fases do ciclo vital dos documentos.
A acumulação, formação típica dos arquivos, opõe-se à coleção, em que há
procedimentos seletivos de reunião de documentos.
transferência natural de documentos.
relações orgânicas entre os documentos.
correspondência entre os documentos e as atividades da instituição.
ligação entre os valores primários e secundários dos documentos.
A composição do fundo de arquivo independe da observância ao princípio da proveniência.
As atividades intelectuais do arranjo consistem na análise do tipo, da proveniência, das origens funcionais e do conteúdo dos documentos.
Os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não devendo ser misturados aos de outra origem. Esse procedimento tipifica o princípio de respeito à ordem original.
O fluxo da informação em uma organização é um processo de agregação de valor, e o sistema de informação pode ser considerado como a sua cadeia de valor, por ser o suporte para a produção e a transferência da informação.
A identificação dos fundos é tarefa que requer, previamente, o conhecimento
do levantamento do potencial informativo dos documentos acumulados.
da disposição dos documentos no interior das diferentes séries.
dos métodos de classificação empregados pelos órgãos produtores.
das determinações estabelecidas na tabela de temporalidade.
da estrutura organizacional e do funcionamento das instituições.
O princípio da integridade arquivística determina a preservação dos fundos de arquivo em sua totalidade, sem que haja mutilação e tampouco destruições indevidas e não autorizadas.
O princípio arquivístico da organicidade baseia-se na relação entre
as atividades-fim e as atividades-meio.
as atividades da instituição e as de entidades congêneres.
os documentos e as atividades da instituição.
os originais e as cópias dos documentos.
os documentos e os assuntos tratados.
Dentre os princípios arquivísticos, incluem-se:
proveniência e finitude.
proveniência e indivisibilidade.
ordenação e desenvolvimento.
relevância e pertinência.
unicidade e rotatividade.
O princípio das três idades norteia a sistemática do arranjo.
Proveniência é a relação entre os documentos e a entidade que os produziu, acumulou e(ou) manteve no decurso de suas atividades.
Os documentos devem permanecer no local em que foram produzidos, em obediência ao princípio da territorialidade.
O princípio do respeito aos fundos permite que se mantenham os valores de prova inerentes aos papéis que são produtos de atividade orgânica.
O princípio da unicidade refere-se, sobretudo, ao quantitativo de cópias do documento produzido.
Quando se suprime a unidade produtora de documentos tem-se um fundo
eliminado.
protocolado.
fechado.
sob custódia.
contínuo.
Segundo Schellenberg, um sistema de arquivamento deve ter a qualidade de um sistema simples de assunto, flexível e que admita expansões.
De acordo com a chamada teoria das três idades, há uma clara diferenciação entre
inventário, catálogo e guia, instrumentos que descrevem a ordem estrutural dos arquivos e a sua representação.
arquivologia, arquivística e arquivonomia, embora muitas vezes esses termos sejam empregados indistintamente na área.
identidade, substância e estrutura, evidenciando a recente evolução do conceito de descrição arquivística.
dados, registros e coleções, sendo apenas o terceiro tipo considerado, propriamente, de valor histórico.
arquivos correntes, intermediários e permanentes, em que a descrição nestes últimos é usada para permitir a pesquisa.
Diz-se que os documentos de arquivo perdem sentido se considerados fora de seu meio genético, isto é,
permitem recuperar a organicidade do conjunto.
tornam efetivos e válidos os encargos e disposições neles contidos.
assumem qualidades que demonstram a aquisição, manutenção e extinção de direitos.
deixam de refletir as atividades da entidade que os acumulou.
ficam desprovidos de autenticidade.
Os procedimentos teóricos da arquivística indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior à sua classificação, a qual deve ter como base o plano de classificação da instituição.