Questões de Concurso sobre Protocolo

Protocolo é o serviço encarregado do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Quando o protocolo também é responsável pela autuação de documentos, constitui

O serviço de protocolo é a porta de entrada para a documentação em uma organização, sendo responsável pela formalização do recebimento e pela movimentação inicial dos documentos. A execução correta e ordenada de suas atribuições é vital para a transparência e o controle do fluxo documental. Sobre as atividades de protocolo, analise as afirmativas a seguir.

I.A classificação de um documento consiste em definir o setor de destino para sua tramitação, sendo uma atividade sinônima da distribuição, que ocorre imediatamente após a recepção para agilizar o fluxo de trabalho.

II.A etapa de registro é aquela em que o documento recebe um número de identificação único e seus dados principais (como data, origem, interessado e assunto) são inseridos em um sistema, formalizando sua existência legal dentro da instituição e permitindo seu rastreamento.

III.Durante a recepção, o servidor do protocolo deve realizar uma análise de mérito do documento, podendo recusar o seu recebimento caso o assunto não seja de competência do órgão ou se o pedido for considerado improcedente.

Está correto o que se afirma em:

A recepção é responsável pelo recebimento físico (ou digital) de todo e qualquer documento que chegar à instituição, seja ele externo (correspondências, requerimentos, notas fiscais) ou interno.

O protocolo é a unidade responsável pelo recebimento e pela classificação dos documentos.

Qual a principal função de um protocolo?

O protocolo é a área da organização responsável por definir quais são os documentos que devem ser recolhidos ao arquivo permanente da instituição.

Marque a alternativa correta acerca do protocolo e do gerenciamento de documentos e de processos:

No que tange às etapas do processo de protocolo é correto afirmar que a primeira etapa se refere à recepção de documentos, separando a correspondência oficial da particular, bem como documentos ostensivos (públicos) e sigilosos. Essa etapa é conhecida como:

No recebimento de correspondência administrativa, qual registro inicial garante rastreabilidade no protocolo?

O recebimento é a etapa inicial do processo de protocolo que inclui a abertura de envelopes, exceto os confidenciais, que são encaminhados diretamente ao destinatário, a verificação de anexos e a aposição de carimbo de recebimento.

Em uma repartição pública, o tratamento adequado de documentos e processos é essencial para garantir a transparência, a eficiência e a segurança da informação. As atividades de registro, protocolo, tramitação e arquivamento devem seguir normas técnicas e legais, assegurando que cada etapa seja devidamente controlada e rastreável.

Com base nesse contexto, analise as afirmativas abaixo e assinale V para verdadeiro e F para falso:

(__)O registro de documentos consiste em sua identificação formal, incluindo data, número, assunto, dentre outros dados, permitindo controle e rastreabilidade.

(__)A tramitação de processos entre setores pode ocorrer informalmente, sem necessidade de registro, desde que haja confiança entre os servidores envolvidos, como prefeito e vice-prefeito.

(__)O arquivamento permanente é destinado a documentos que possuem valor histórico, legal ou institucional, e devem ser preservados mesmo após o encerramento de sua tramitação, sendo esses inalienáveis e imprescritíveis.

Assinale a alternativa com sequência correta:

O setor de Protocolo é a porta de entrada e saída oficial de documentos em um órgão público, sendo essencial para a formalização dos processos administrativos, incluindo os licitatórios. Suas atividades garantem a rastreabilidade, a segurança e a correta tramitação da informação. O processo de protocolo envolve diversas etapas sequenciais que asseguram que um documento seja devidamente processado desde sua chegada até seu destino final. Acerca das atividades típicas de um setor de Protocolo, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas:

(__)A recepção é a primeira etapa, onde o documento é recebido, conferido e separado entre oficial (de interesse da instituição) e particular.

(__)O registro consiste na atribuição de um número único de protocolo ao documento e no cadastro de suas informações básicas (origem, data, assunto) em um sistema de controle.

(__)A classificação é a etapa em que o documento é enviado ao destinatário; é sinônimo de distribuição.

(__)A distribuição (ou movimentação) é a entrega do documento ao setor ou pessoa de destino, sendo registrada a saída do protocolo e a entrada no setor competente.

Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta dos itens acima, de cima para baixo:

Protocolo (incluindo recebimento e classificação, registro e movimentação); expedição; arquivamento (o arquivo propriamente dito); empréstimo e consulta; e destinação são os cinco setores em que são distribuídas as atividades dos arquivos correntes.

Analise as afirmativas a seguir sobre rotinas administrativas e gestão documental:

I. O protocolo é o setor responsável pelo registro e controle da tramitação de documentos.

II. O princípio da proveniência determina que os documentos devem ser arquivados conforme sua origem institucional.

III. O protocolo também é responsável pela avaliação da utilidade e eliminação dos documentos de arquivo permanente.

IV. A tabela de temporalidade estabelece o tempo de guarda e a destinação final dos documentos.

V. O arquivo corrente é o local onde se guardam documentos de valor histórico e permanente.

Com base nas afirmativas, assinale a alternativa correta:

Ao desenvolver seu trabalho, o arquivista do protocolo se encontra desempenhando uma função essencial no controle e organização dos documentos. Considerando os princípios da arquivologia e os procedimentos de gestão documental, assinale a alternativa que descreve corretamente a principal função do protocolo.

O Assistente Administrativo atua no setor de protocolo. Considerando as atividades de protocolo e arquivamento de documentos, analise as afirmativas a seguir:

I. O protocolo compreende as atividades de recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição e controle da tramitação documental.

II. O método de arquivamento alfabético organiza os documentos pela ordem das letras do alfabeto, utilizando o nome como elemento principal.

III. A temporalidade documental refere-se ao período em que o documento permanece em cada fase do arquivo até sua destinação final.

É correto o que se afirma em:

A Secretaria de Administração de um município recebeu uma grande quantidade de requerimentos de cidadãos solicitando serviços públicos.

Para evitar extravios, desorganização e atrasos na resposta, o setor responsável deve adotar corretamente os procedimentos de protocolo administrativo.

Nesse contexto, assinale a alternativa que apresenta corretamente a medida a ser implementada.

Qual o conceito de protocolo:

Em um órgão público, o setor de protocolo é responsável por garantir que todos os documentos recebidos sejam corretamente tratados antes de serem encaminhados aos setores competentes. Certa manhã, a servidora responsável identificou os seguintes casos: 

•Um envelope com documentação sigilosa, sem identificação clara do remetente, mas endereçado diretamente ao setor jurídico. 

• Um ofício externo com assunto genérico, endereçado à presidência, porém com conteúdo de interesse da área técnica. 

• Um memorando interno enviado por e-mail, mas posteriormente impresso para arquivamento e distribuição. 

• Um processo físico com prazos administrativos já em andamento, mas que chegou sem número de protocolo.

Com base nas boas práticas de gestão documental e nas etapas do protocolo, avalie as medidas mais adequadas que a servidora deve adotar:

No setor público, o protocolo e registro de documentos são essenciais para garantir a organização e a transparência na gestão administrativa. Para manter o fluxo de trabalho eficiente e de acordo com a legislação, o servidor deve seguir normas específicas para registrar e tramitar documentos. Analise as três afirmações abaixo sobre protocolo e registro de documentos no setor público:

I.O protocolo de documentos no setor público deve ser feito de forma informal, com o objetivo de garantir agilidade no recebimento e encaminhamento, sem a necessidade de seguir regras rigorosas de classificação.

II.O servidor público responsável pelo protocolo deve registrar a entrada e saída dos documentos, garantindo que cada um seja devidamente identificado com data, número de protocolo, remetente e destinatário, seguindo as normas estabelecidas pelo órgão.

III.A numeração sequencial dos documentos não é importante, desde que o servidor registre as informações básicas, como nome e assunto do documento, sem a necessidade de um controle detalhado.

Assinale a alternativa correta: