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Questões de Concurso sobre Protocolo
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Assinale a alternativa que não apresente uma função do protocolo.
A
registrar documentos
B
endereçar documentos
C
classificar documentos
D
julgar documentos
O recebimento, o registro e a distribuição de correspondências são funções exercidas pelo protocolo.
C
Certo
E
Errado
A natureza essencial do protocolo, em relação a todo o serviço público, está presente nas alternativas a seguir, à exceção de uma. Assinale-a.
A
controlar o trâmite dos documentos no órgão
B
receber e encaminhar os documentos que chegam ao órgão
C
estabelecer uma hierarquização de grau de importância
D
oficializar um documento ao lhe atribuir uma numeração específica
A atividade de protocolo é realizada apenas em documentos:
A
Públicos.
B
Correntes.
C
Concluídos.
D
Permanentes.
E
Intermediários.
Assinale a afirmativa correta sobre o “Protocolo”.
A
Garante que os documentos recebidos sejam devidamente registrados e encaminhados para os setores responsáveis.
B
Organiza e armazena documentos de forma sistemática para facilitar a recuperação futura.
C
Categoriza os documentos de acordo com critérios específicos, como tipo, assunto ou data.
D
Envio de documentos e correspondências para destinatários internos ou externos.
Nos órgãos públicos, que é o nosso foco, o volume de documentos é muito grande, o que exige formas de controle mais eficientes e bem estruturadas. Em geral, empresas maiores criam um setor só para cuidar desta atividade. Naturalmente, este setor recebe o nome de PROTOCOLO. Sobre as etapas de controle realizadas pelo protocolo, assinale a alternativa incorreta.
A
A primeira etapa de controle por parte do setor de protocolo é o controle do recebimento dos documentos que entram na instituição. Não é à toa que o protocolo é sempre instalado na entrada do órgão, onde geralmente há um balcão onde o usuário dá entrada em suas solicitações.
B
Uma vez recebida a correspondência (chamamos de correspondência todo documento que entra no órgão público antes de ser transformada em processo), o setor de protocolo tem a missão de ler, identificar os dados básicos do documento e cadastrar em um sistema.
C
Uma vez cadastrado, o documento será analisado e, na maioria das vezes, no que se refere à esfera pública, transformado em processo. Esta transformação é chamada de autuação (no dia a dia é comum chamarmos de abertura ou formação de processo).
D
A classificação consiste em separar os documentos de acordo com o destinatário. Uma vez que os documentos já foram registrados e, se necessário autuados, já foi feita a identificação da área responsável por aquele assunto, a quem deverá ser entregue.
O protocolo é uma atividade importante no âmbito da administração pública e da gestão de documentos. Ele é responsável por:
A
Gerenciar a distribuição de documentos apenas na fase intermediária do arquivo.
B
Proteger documentos confidenciais por meio da aplicação de sigilos.
C
Controlar a entrada, tramitação e saída de documentos em uma instituição.
D
Exclusivamente digitalizar documentos para arquivamento eletrônico.
Dentro do campo de Técnicas de Arquivamento, os conceitos de arquivos e protocolos são essenciais para a gestão eficiente de documentos. Com base no seu conhecimento sobre arquivamento, avalie as seguintes afirmações referentes a arquivos e protocolos e assinale correta:
A
Em um sistema de arquivamento, a necessidade de protocolos é obsoleta, uma vez que os documentos digitais modernos não requerem rastreamento ou registro de movimentação.
B
Arquivos são exclusivamente digitais e não incluem documentos físicos, como papéis e registros manuscritos.
C
Protocolos referem-se à técnica de armazenar documentos em ordem alfabética, sem qualquer registro de entrada ou saída.
D
Protocolos são sistemas utilizados para registrar a entrada e saída de documentos em uma organização, assegurando o rastreamento e a responsabilidade pela custódia dos documentos.
Qual das alternativas a seguir corretamente define o conceito de protocolo no contexto de documentos administrativos?
A
O protocolo é uma técnica utilizada para garantir a confidencialidade dos documentos tramitados em uma organização.
B
O protocolo é aplicado a documentos finalizados e tem como principal objetivo o armazenamento dos mesmos.
C
Protocolo é o processo de organização e controle da tramitação de documentos correntes, que ainda estão sendo resolvidos, dentro de uma instituição.
D
Protocolo é o processo de tramitação e controle de documentos que já foram resolvidos dentro de uma instituição.
Na atividade de protocolo é importante a prática de procedimentos que permitam um adequado controle na tramitação dos documentos. Frente ao exposto, pode-se afirmar que a tramitação visa
A
facilitar o processamento técnico, a conservação e o acesso dos documentos recebidos por uma unidade de arquivamento.
B
acompanhar o curso do documento desde a sua produção ou recepção, evitando-se possíveis perdas durante sua resolução.
C
sistematizar o registro de cada documento, observando-se a categorização fornecida pelo setor que irá recebê-lo.
D
otimizar o cadastramento, a classificação e validação dos documentos em cada setor em que irão circular.
E
acompanhar os documentos em circulação, facilitando o seu encaminhamento para guarda permanente ou descarte.
O serviço de protocolo de determinada repartição pública recebeu um documento particular de um servidor público da entidade. Assim, caberá ao serviço de protocolo
A
registrar o documento em sistema para controle e, então, proceder com a entrega ao destinatário.
B
proceder de maneira distinta do que se deve fazer com os documentos ostensivos.
C
coletar apenas os metadados do documento, sem registrá-lo em sistema, e então entregá-lo ao destinatário.
D
recusar o recebimento, pois, documentos de caráter pessoal devem ser entregues no endereço pessoal do destinatário.
E
seguir com rotina diferente da realizada apenas para documentos de caráter sigiloso, sendo necessário abrir o envelope.
Assinale a alternativa correta com relação ao protocolo.
A
Os documentos sigilosos não são registrados e, portanto, sobre eles não pode haver nenhum tipo de controle.
B
Um documento particular ou sigiloso deve ser registrado, porém seu conteúdo não pode ser descrito no registro.
C
O documento sigiloso deve ser encaminhado diretamente ao destinatário, não sendo registrado no protocolo.
D
Documentos ostensivos serão apenas recebidos, separados e encaminhados aos destinatários, sem passar pela etapa de registro.
E
O documento ostensivo é distribuído pelo setor de protocolo sem que os profissionais que atuam no setor de protocolo tenham conhecimento de seu teor.
Com relação ao arquivamento, é correto afirmar que as duas primeiras etapas iniciais de tramitação de documentos e protocolo, é:
A
Recebimento e Registro.
B
Expedição e Controle.
C
Classificação e Expedição.
D
Distribuição e Autuação.
Assinale corretamente o significado de “protocolar um documento”.
A
Registrar sua entrada
B
Distribuí-lo
C
Arquivá-lo
D
Classificá-lo
Sobre o protocolo, em arquivologia, refere-se:
I. A um conjunto de regras para a criação de documentos.
II. Ao processo de recebimento, registro e distribuição de documentos.
III. À codificação de documentos criptografados.
Está(ão) CORRETA(S):
A
Apenas II.
B
I, II e III.
C
Apenas I e III.
D
Apenas I.
Embora as atribuições de um serviço de protocolo possam ser alteradas de uma instituição para outra, são comumente atribuídas a protocolos institucionais as atividades de
A
recebimento, registro, distribuição e descarte de documentos.
B
produção, tramitação, apensamento e expedição de documentos.
C
produção, registro, juntada, tramitação e expedição de documentos.
D
reconstituição, juntada, tramitação e expedição de documentos.
E
recebimento, registro, avaliação e distribuição de documentos.
É função típica do setor de protocolo de uma organização:
A
A distribuição de lucro.
B
O pagamento de tributos.
C
A recepção de documentos.
D
O controle do orçamento público.
E
O armazenamento de mantimentos.
No que se refere às atividades de protocolo, é correto afirmar que
A
na etapa de recebimento não se separam os documentos, avulsos ou processos, de caráter oficial em ostensivos ou sigilosos.
B
a trajetória que o documento percorre desde sua entrada na organização até chegar ao seu destinatário refere-se à fase de tramitação.
C
a verificação se o documento, avulso ou processo, está acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) é realizada na fase de identificação.
D
a distribuição dos documentos aos seus destinatários dispensa o registro em formulário ou em qualquer sistema informatizado.
E
a interpretação e a categorização da correspondência, com base no código de assuntos adotados, se necessárias, ocorrem na fase de registro.
Protocolo – Serviço encarregado do recebimento; registro; classificação; distribuição; controle da tramitação; e, expedição de documentos.
(BRASIL, 2005, p. 140.)
“Conceitua-se como __________________ o curso do documento desde sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa e saia da instituição, seja arquivado ou eliminado.” Assinale a alternativa que completa corretamente a afirmativa anterior.
A
registro
B
tramitação
C
classificação
D
distribuição/expedição
Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação. O protocolo realiza as seguintes atividades, EXCETO:
A
Arquivamento.
B
Movimentação: expedição – distribuição.
C
Registro – Autuação.
D
Classificação.
E
Recebimento.
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