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O princípio da cumulatividade é um dos princípios fundamentais que rege a organização dos arquivos e serve de base à análise tipológica dos documentos arquivísticos.
O registro dos acontecimentos ocorridos durante uma assembleia denomina-se ata.
Os documentos, quanto à natureza dos conteúdos/assunto, podem ser:
Públicos ou privados.
Ostensivos ou sigilosos.
Oficiais ou particulares
Fechados ou abertos.
No plano de classificação do CREA, as atas de reuniões são consideradas
espécie de documento.
assunto.
fundo.
divisão.
A tipologia documental é definida como
um gênero documental.
a junção da espécie documental com uma função.
o agrupamento de espécies documentais da mesma classe.
um nível de classificação documental.
a relação entre suporte e conteúdo informacional.
Relatório, relatório de viagem, rascunho, filme e livro são, respectivamente, exemplos de
gênero, formato, suporte, espécie e tipo.
forma, formato, gênero, tipo e espécie.
suporte, formato, espécie, gênero e tipo.
espécie, tipo, forma, suporte e formato.
tipo, espécie, formato, suporte e gênero.
Define-se o tipo documental como
elemento de descrição que nomeia a unidade de descrição.
menor unidade documental, intelectualmente indivisível.
conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da informação.
divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática.
documento codificado em dígitos binários.
De acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, os documentos podem ser caracterizados segundo gênero, espécie e natureza. Com base nisso, relacione a primeira coluna, que apresenta as características dos documentos, à segunda, que apresenta os tipos de documentos, e, em seguida, assinale a opção correta.
I – Gênero
II – Espécie
III – Natureza
( ) Documentos sigilosos
( ) Documentos urgentes
( ) Documentos filmográficos
( ) Documentos sonoros
( ) Atos enunciativos
( ) Atos comprobatórios
A sequência correta é:
II, III, I, I, II, II.
II, III, III, I, II, I.
III, I, I, III, II, II.
III, I, III, I, II, II.
III, III, I, I, II, II.
Caracterizar o documento de arquivo como união entre uma informação e um suporte não basta, pois é preciso, entre outros quesitos,
conhecer o sentido da mensagem veiculada.
estabelecer sua data crônica e tópica.
identificar o meio genético e a funcionalidade da informação.
indicar o autor, a data e o assunto de que trata.
mencionar o formato sob o qual se apresenta.
É exemplo de tipologia documental o(a)
contrato de trabalho.
relatório.
fotografia.
mapa.
cheque.
O processo de um prontuário, como, por exemplo, o de formação de condutores de veículos, é exemplo de documento composto.
O emprego da tipologia documental no que-fazer arquivístico é recente, mas tem mostrado vantagens nos seguintes segmentos do processamento documental, exceto na (no)
avaliação.
transferência/recolhimento.
classificação.
serviço aos usuários.
descrição.
Em arquivística, torna-se evidente que o que define o conceito em questão é a função do documento no contexto e na circunstância em que foi criado, e também a tipologia documental. Um determinado ato administrativo só é concretizado se for veiculado por um dado tipo de documento que seja diplomática e juridicamente válido para tal. Assim, função e tipo, intrinsecamente juntos, propiciam a
espécie do documento.
finalidade do documento.
natureza do documento.
gênero do documento.
idade do documento.
Pastas de um arquivo classificadas como acordos, convênios, correspondências, relatórios, processos, formulários e guias são exemplos da utilização do método de arquivamento por assunto.
De acordo com a Portaria Normativa nº 05, de 12 de dezembro de 2002, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, o(s) termo(s) que trata(m) da classificação quanto à espécie documental é (são)
edital, relatório e telegrama.
termo de compromisso de estágio supervisionado.
portaria de nomeação de servidor.
correspondências recebidas e expedidas.
oficio, fax e e-mail.
Ofícios, memorandos e avisos são tipos de correspondências que podem ser emitidas pelos órgãos públicos.
O contrato de aluguel, como documento para arquivamento, é exemplo de:
gênero.
tipo.
espécie.
forma.
formato.
Os documentos de valor mediato (convênios, ajustes, acordos, balanços, atas, resoluções) são de guarda temporária.
Os documentos do gênero cartográfico podem aparecer em dimensões e rotações variáveis.
A natureza atribuída da informação arquivística é específica, pois trata-se de informações registradas em um suporte reconhecido e acumuladas por um sujeito que é, ao mesmo tempo, emissor e receptor.