Questões de Concurso sobre Teoria das três idades

A organização de documentos armazenados em arquivos intermediários não pode ser alterada sem o consentimento formal das unidades político-administrativas que os acumulou.

O arquivo intermediário é sinônimo de massa documental acumulada.

Os arquivos recebem várias classificações conforme o estágio, a fase de evolução ou a idade dos documentos sob sua guarda. No caso de documentos consultados freqüentemente, a guarda deve estar sob responsabilidade do arquivo intermediário.

As atividades dos arquivos correntes são as seguintes: recolhimento de documentos, preparação de catálogo seletivo, eliminação de documentos e preparação de amostragem documental.

São objetivos do arquivo intermediário: evitar a manutenção de documentos por um longo período nos setores de trabalho e o recolhimento prematuro de documentos ao arquivo permanente, garantir a redução dos custos de conservação de documentos e potencializar o acesso à informação.

Definido o fim da permanência do documento no arquivo corrente, ele deve ser transferido ao arquivo permanente.

As correspondências -ofícios, memorandos, cartas - mantidas no setor de trabalho, isto é, próximas de quem trata dos assuntos relacionados a esses documentos, e que aguardam a transferência ao arquivo intermediário, o recolhimento ao arquivo permanente ou a eliminação, são consideradas de arquivo corrente.

Na situação considerada, devido à quantidade de consultas recebidas pelo arquivo da unidade, pode-se considerá-lo como um arquivo corrente.

A existência de arquivos correntes é justificada por questões exclusivamente econômicas.

No âmbito da cadeia informacional arquivística referente às três idades (corrente, intermediária e permanente) dos arquivos, o ciclo da informação arquivística no contexto organizacional de produção envolve o recolhimento dos registros documentais de valor permanente e o uso pelo cidadão, pelo pesquisador científico e, eventualmente, pelo administrador público.

A instalação de depósitos de arquivos intermediários como solução para os problemas de saturação de espaço nos setores de trabalho é difundida e adotada em todo o mundo.

Os documentos, independentemente do valor, passam obrigatoriamente pelas três fases documentais: corrente, intermediária e permanente.

Os documentos com valor legal devem ficar permanentemente no arquivo intermediário.

Alguns autores, além das três idades documentais, vêem uma idade a mais: a dos arquivos centrais, onde se juntariam, ainda em idade corrente, os documentos originados dos arquivos setoriais.

No século XX, algumas teorias sobre o "escritório sem papel" foram aventadas e hoje, século XXI, essas teorias não se confirmaram, pois a produção de documentos convencionais ou não continua intensa, gerando a formação de grandes depósitos de armazenamento. Em alguns desses depósitos, é fundamental a economia de pessoal, espaço, tempo e equipamento, além da racionalização da guarda e preservação dos acervos, visando a responder rapidamente às questões da administração, o que caracteriza os depósitos de arquivamento

Os arquivos correntes ou de gestão e o arquivo permanente são as unidades arquivísticas que integram um sistema arquivístico institucional.

Documentos correntes possuem valor primário em seu nível máximo.

Os arquivos correntes são formados pelos processos abertos no protocolo, enquanto os outros tipos de documentos (correspondências, relatórios, projetos, entre outros) são armazenados nos arquivos setoriais.

As etapas de produção, processamento técnico, uso privilegiado pelo administrador e armazenamento dos documentos de grande freqüência de uso são típicas da fase intermediária.

As idades dos documentos de arquivo são medidas pela quantidade de uso ou pela progressiva perda de valor secundário dos documentos.