Questões de Concurso sobre Valor dos documentos

Heloisa Belotto no livro: Arquivos Permanentes: tratamento documental, apresenta uma característica importante dos documentos arquivísticos e explica que essa característica contribui para sua gestão e preservação ao longo do tempo. Assinale a alternativa que apresenta essa característica.

Quanto ao valor secundário dos documentos arquivísticos, é possível estabelecer duas espécies de elementos,sendo elas

Os documentos essenciais para o funcionamento cotidiano de uma organização são os

A classificação dos arquivos de acordo com o uso é crucial por diversas razões, dentre elas, sua organização, preservação e segurança. Nesse contexto, é CORRETO afirmar que, das assertivas dispostas, seja classificação do arquivo quanto ao uso:

I – corrente.

II – intermediário.

III – permanente.

São documentos públicos identificados como permanentes aqueles

Para um acervo em idade permanente constituído de documentação do século XIX, com alto índice de consulta e de procura pelos usuários, deve-se elaborar o seguinte instrumento de pesquisa:

Em um órgão público, são objeto de consultas frequentes os documentos

A diferença entre arquivamento corrente e arquivamento intermediário é caracterizada

Sobre os documentos administrativos, analise as afirmações a seguir. Registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:

(__) Dentro de uma organização, circulam muitos documentos tanto de caráter interno e externo gerando o tráfego de documentos. Algumas instituições costumam controlar e registrar a saída e entrada de documentos, contudo essa prática é apenas um protocolo, não vindo a servir a qualquer propósito.

(__) Arquivo é um conjunto de documentos guardados e conservados ordenadamente, visando a sua posterior utilização, devendo ser organizado e classificado de acordo com as necessidades da organização, o que permite encontrar o documento quando necessário.

(__) Os documentos têm as mais diversas características e podem ser uma simples nota fiscal, uma fatura, um extrato bancário, além de correspondências e outros documentos importantes. Ainda que sejam muitos, não há necessidade de haver uma sequência lógica para a circulação desses documentos.

Assinale a alternativa com a sequência correta:

Analise o texto abaixo:

Podemos dizer que o ............... de um documento é composto por três fases: ............ , intermediária e permanente.

Analisar o ............. compreende o estudo dos documentos desde sua criação até sua destinação.................. , identificando seus valores e definindo tempos de guarda. Por exemplo, documentos fiscais e legais possuem valor ...................... .

Assinale a alternativa que completa corretamente as lacunas do texto.

O ciclo de vida dos documentos é também conhecido como “Teoria das Três Identidades”.

Analise o texto abaixo:

O prazo estabelecido para a fase........................ relaciona-se ao período em que o documento é frequentemente consultado, exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais.

A fase................................ relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário à administração, porém com............................... frequência de uso, podendo ser transferido para depósito em outro local, embora à disposição desta.

Assinale a alternativa que completa correta e sequencialmente as lacunas do texto.

A sistematização das características dos arquivos quanto à sua gênese, tratamento documental, e utilização é conhecida por

Consideram-se arquivos públicos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Analise as afirmativas abaixo que tratam da classificação de arquivos no âmbito da Administração Pública:

I. Consideram-se documentos intermediários os documentos que servem de base para a elaboração de outros documentos, mas não podem ser objeto de guarda permanente.

II. Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

III. Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

Estão corretas:

Assinale a alternativa que indica corretamente três fases do arquivamento de documentos.

De acordo com a “teoria das três idades”, assinale a alternativa que indica corretamente as fases de arquivamento de documentos.

Os documentos são produzidos e recebidos na organização pública, no exercício de suas atividades, por órgãos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias, uma rotina do setor de protocolo é classificá-los para facilitar seu destino. Avalie as alternativas a seguir e analise:

I.Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

II.Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

III.Consideram-se documentos permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

É CORRETO o que se afirma em:

A Teoria das Três Idades classifica os arquivos como correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário. Sobre o tema, analise os itens abaixo:

I- Os arquivos correntes são aqueles considerados como de valor primário, cujas informações serão constantemente utilizadas.

II- Na fase de arquivo corrente é importante que o documento fique acessível para consulta e, preferencialmente, próximo de quem os irá utilizar com frequência.

III- A segunda idade é a fase correspondente a um momento intermediário na utilização da documentação. Isso significa que ele não será mais acessado com tanta frequência, mas ainda assim guardará informações necessárias.

IV- A última fase diz respeito à destinação dos documentos. Se as informações são relevantes, por motivos históricos, administrativos, jurídicos ou fiscais, é possível que a documentação deva ser preservada indefinidamente. Do contrário, esses documentos poderão ser eliminados, sempre em conformidade com as normas para a devida preservação dos dados.

V- Ressalve-se que a teoria das três idades é uma unanimidade do ponto de vista da arquivologia. Não se conhecem outras teorias que estabeleçam definições por idades ou ciclo vital.

Analisados os itens, é CORRETO afirmar que:

Identifique se as afirmativas a seguir são verdadeiras (V) ou falsas (F), considerando as definições e usos de arquivos públicos e privados na Administração Pública.

( ) Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

( ) Consideram-se documentos permanentes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

( ) Consideram-se documentos correntes aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

( ) Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

( ) O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

Preconiza que os documentos arquivísticos passam por períodos distintos de acordo com a frequência e tipo de uso.

Trata-se de