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Questões de Concurso sobre Organização e administração de arquivos em Arquivologia
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Em um órgão público estadual, foram constatados problemas graves na gestão de documentos: perda de papéis importantes, arquivamento desorganizado, ausência de prazos de guarda e falta de padronização na classificação, codificação e tramitação. A administração deseja adotar medidas que garantam organização, segurança e eficiência na gestão documental. Considerando os princípios da arquivologia básica, avalie as alternativas sobre a ação adequada para resolver os problemas identificados e assinale a alternativa CORRETA:
A
Implantar um sistema de arquivos com critérios padronizados de organização, classificação e codificação, estabelecendo prazos de guarda, níveis de acesso e procedimentos de tramitação, garantindo rastreabilidade, preservação, segurança e eficiência na gestão documental.
B
Manter o arquivamento de documentos de forma improvisada, confiando apenas na memória dos servidores responsáveis, sem critérios padronizados de organização ou codificação, permitindo acesso informal e controle parcial dos registros.
C
Reduzir o volume de documentos eliminando arquivos antigos sem avaliação de seu valor administrativo, histórico ou fiscal, priorizando a liberação de espaço físico e o armazenamento rápido, independentemente das normas de arquivologia.
D
Armazenar documentos em caixas físicas sem padronização ou registro formal, considerando que a quantidade de arquivos é pequena e que a localização será resolvida pelo conhecimento individual de cada servidor no setor.
Em um órgão da Administração Pública, o Auxiliar Administrativo recebe orientações para organizar arquivos, registrar expedientes, digitar documentos oficiais e acompanhar processos internos. Ele deve cumprir essas atividades respeitando os princípios constitucionais da Administração Pública e as normas internas do órgão. Nesse contexto, assinale a alternativa CORRETA:
A
As responsabilidades do Auxiliar Administrativo se limitam à digitação de documentos, não abrangendo outros setores da administração.
B
É permitido ao servidor alterar dados ou registros administrativos para facilitar a execução das atividades, desde que não haja supervisão imediata.
C
O cumprimento das atribuições do cargo não exige conhecimento das normas internas do órgão, bastando a execução mecânica das tarefas.
D
O Auxiliar Administrativo é responsável por zelar pelo correto encaminhamento de documentos e informações, observando a impessoalidade, a eficiência e a transparência na execução de suas funções.
E
O servidor pode omitir informações ou atrasar procedimentos se acreditar que a situação não é urgente.
Na rede interna de um órgão público, os servidores utilizam pastas compartilhadas para contratos em formato digital; indique a prática que favorece a manutenção e a localização desses arquivos:
A
Adotar padrão de nomes com data, número do processo e assunto.
B
Salvar cada contrato em múltiplas pastas sem relação entre si.
C
Renomear arquivos apenas com o primeiro nome do responsável.
D
Criar uma única pasta chamada “Contratos Gerais” para todo o órgão.
E
Atualizar versões substituindo o conteúdo sem registrar mudanças.
Ano:
2026
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Prova:
Quadrix - CREA RO - Assistente Administrativo - 2026
Em um Conselho Regional, os processos administrativos relativos a um mesmo programa institucional eram arquivados de acordo com o nome do colaborador responsável por sua tramitação em cada setor, sem qualquer agrupamento por assunto.
Com base nessa situação hipotética, nos conceitos de arquivologia e nos métodos de arquivamento, assinale a opção correta.
A
O método adotado é adequado, pois o arquivamento pelo nome do colaborador responsável constitui o critério mais eficiente para a recuperação de processos administrativos.
B
A situação está correta, pois a organização documental deve priorizar a identificação do colaborador responsável pela tramitação dos processos.
C
A escolha do método de arquivamento é indiferente quando os documentos integram processos administrativos regularmente registrados.
D
O arquivamento de processos administrativos deve priorizar o servidor responsável por sua tramitação, pois esse critério assegura maior controle sobre a movimentação documental.
E
O método de arquivamento foi inadequado, pois o critério adotado dificulta a recuperação de documentos relacionados a um mesmo assunto.
Em um setor de protocolo de um órgão público, os servidores recebem diariamente diversos documentos, como ofícios, requerimentos e relatórios. Cada documento precisa ser registrado, distribuído ao setor responsável e arquivado corretamente após o atendimento. Para facilitar o acompanhamento, a equipe utiliza um fluxograma padronizado, que representa as etapas do processo administrativo:
Legenda dos ícones:
• Recebido: Documento é registrado e identificado (ícone de envelope).
• Em análise: Documento está sendo avaliado pelo setor responsável (ícone de lupa).
•Encaminhado: Documento foi direcionado ao setor competente (ícone de seta).
• Arquivado: Documento foi finalizado e armazenado corretamente (ícone de caixa).
Com base nesse fluxo, qual alternativa melhor representa a função das rotinas administrativas nesse contexto?
A
Elas permitem que os servidores deixem de seguir os procedimentos, adaptando o fluxo conforme a preferência individual.
B
As rotinas administrativas visam exclusivamente reduzir o número de documentos que chegam ao setor.
C
Elas servem apenas para criar relatórios coloridos e visualmente atraentes para os servidores.
D
As rotinas administrativas substituem a necessidade de supervisão do gestor.
E
Elas organizam, padronizam e sistematizam os processos diários, garantindo que cada documento seja tratado de forma eficiente.
Considere, hipoteticamente, que, para a correta gestão dos documentos da Hemobrás, a comissão permanente de avaliação de documentos iniciou os trabalhos para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim da instituição. Como primeiro passo para elaboração desses instrumentos, a comissão deverá proceder ao levantamento da produção documental. Em relação à metodologia de levantamento da produção documental, NÃO compõe uma das etapas:
A
Pesquisa na legislação em vigor.
B
Processamento e análise dos dados.
C
Entrevistas e aplicação de formulários.
D
Racionalização da produção e trâmite dos documentos.
“Ressalta‑se que um serviço arquivístico pode compor tanto uma instituição pública quanto uma instituição privada, sendo ela uma instituição arquivística ou não.”
SILVA, Welder Antônio. O gerenciamento arquivístico. In: MARIZ, Anna Carla Almeida; RANGEL, Thayron Rodrigues (orgs.). Arquivologia: temas centrais em uma abordagem introdutória. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2020, p. 158.
Nas instituições arquivísticas, os serviços arquivísticos configuram‑se como
A
atividades‑fim.
B
atividades‑meio.
C
recursos operativos.
D
produtos de informações arquivísticas.
A recepcionista de um órgão público é responsável por auxiliar na organização e manutenção de documentos, tanto físicos quanto digitais. Nesse contexto, a gestão adequada de arquivos é essencial para garantir a eficiência administrativa, a preservação de informações e o fácil acesso aos registros quando necessário. Com base nesses princípios, assinale a alternativa correta:
A
Os arquivos permanentes devem ser eliminados após cinco anos de guarda, para evitar acúmulo de documentos e liberar espaço físico.
B
Os arquivos correntes são aqueles que ainda possuem uso frequente e devem permanecer próximos aos setores que os utilizam.
C
A organização de arquivos físicos deve seguir padrões, pois o mais importante é arquivar rapidamente os documentos.
D
Os arquivos digitais dispensam backup, pois os sistemas eletrônicos garantem segurança total dos dados.
E
O arquivamento de documentos públicos deve priorizar o acesso restrito, mesmo quando a informação é de caráter público.
Os sistemas alfabético, numérico, cronológico e temático são amplamente utilizados tanto na administração pública quanto na iniciativa privada. Esses métodos facilitam a organização e recuperação de informações no ambiente administrativo.
Considerando a finalidade desses sistemas, assinale a alternativa correta:
A
Organização e arquivamento de documentos, facilitando sua classificação e localização quando necessário.
B
Planejamento de metas e indicadores de desempenho institucional.
C
Realização de controle financeiro anual, envolvendo receitas e despesas.
D
Definição de rotinas de recursos humanos relacionadas à admissão de novos servidores.
E
Elaboração de relatórios gerenciais sobre produtividade dos setores.
Em uma escola pública, a secretaria precisa fornecer rapidamente um histórico escolar solicitado por um ex-aluno para matrícula em outra instituição. Para que esse documento seja localizado sem demora, é essencial que a secretaria mantenha um sistema de arquivamento eficiente, com protocolos bem definidos. De acordo com os princípios de organização e conservação de arquivos ativos e inativos de documentos escolares, qual prática contribui diretamente para essa eficiência?
A
Arquivar os documentos logo após o uso, em pastas devidamente identificadas e no local correto.
B
Deixar os documentos usados recentemente sobre a mesa até que sobre tempo para arquivá-los.
C
Guardar os documentos em gavetas separadas por funcionário, permitindo acesso apenas ao secretário escolar.
D
Separar os documentos por ano de emissão, sem necessidade de etiquetas ou diferenciação por cores.
O setor de recursos humanos de uma empresa de médio porte possui uma grande quantidade de documentos, como contratos, folhas de ponto, formulários de admissão e relatórios de avaliação de desempenho. Atualmente, esses documentos estão armazenados de forma aleatória em pastas e gavetas, o que dificulta o acesso rápido às informações e aumenta o risco de extravio. Assinale a alternativa que apresenta a medida mais adequada para organizar os documentos do setor de forma eficiente.
A
Armazenar todos os documentos em uma única pasta digital ou física, para centralizar as informações.
B
Manter os documentos apenas com os funcionários responsáveis, sem registro centralizado, para agilizar o acesso.
C
Descartar documentos antigos regularmente, sem avaliação da necessidade de preservação ou legislação vigente.
D
Classificar os documentos por categoria (contratos, folhas de ponto, relatórios), data e importância, mantendo um sistema de arquivamento físico e/ou digital atualizado.
Sobre noções de protocolo e arquivo, analise as assertivas a seguir:
I. A organização de arquivos deve seguir um sistema lógico e eficiente, de forma que os documentos possam ser facilmente localizados, e deve levar em consideração tanto o conteúdo quanto a data de recebimento ou produção.
II. A alfabetação de documentos consiste em organizá-los em ordem alfabética, sendo uma técnica amplamente utilizada para arquivos com grande volume de informações pessoais ou nomeadas.
III. O método de arquivamento por numeração é indicado para arquivos que não possuem uma estruturação pré-definida e deve ser utilizado exclusivamente para documentos que não exigem a consulta frequente.
IV. O protocolo é o processo responsável pela recepção, registro, controle e distribuição de documentos dentro de uma organização, e sua principal função é garantir que todos os documentos sejam rastreados desde o seu recebimento até o arquivamento.
Das assertivas, está correto o que se afirma em:
A
Apenas I, II e IV.
B
Apenas I e IV.
C
Apenas II e III.
D
I, II, III e IV.
Em uma repartição pública, o gestor percebeu dificuldades na localização de documentos importantes para a tomada de decisões administrativas. Para solucionar esse problema, ele decidiu implementar um sistema de controle de documentação, seguindo boas práticas de gestão. Qual das alternativas abaixo descreve corretamente uma dessas boas práticas?
A
Permitir que todos os servidores organizem documentos de acordo com suas preferências pessoais, sem padronização.
B
Dispensar a utilização de sistemas informatizados para arquivamento e controle, mantendo processos exclusivamente manuais.
C
Priorizar a eliminação de todos os documentos antigos, independentemente de sua relevância histórica ou legal.
D
Adotar métodos de arquivamento padronizados, como alfabético, cronológico ou por assunto, garantindo fácil acesso e organização.
E
Organizar os documentos em locais de difícil acesso para garantir a segurança da informação.
No trabalho com o arquivo corrente, o secretário escolar deve adotar procedimentos que garantam organização, fácil acesso e preservação dos documentos dos alunos. Nesse contexto, qual prática está corretamente alinhada às rotinas do arquivo corrente?
A
Manter os dossiês dos alunos agrupados apenas por ordem de matrícula histórica, sem considerar curso, ano/série ou turma.
B
Realizar o arquivamento das pastas somente ao final do semestre, concentrando toda a organização documental em um único momento.
C
Arquivar as pastas individuais de alunos exclusivamente em ordem alfabética, evitando qualquer outro sistema.
D
Encaminhar as pastas dos alunos ao arquivo permanente antes do encerramento do ano letivo a fim de agilizar os processos administrativos.
E
Identificar cada pasta individual com informações completas, como nome, curso, ano/série, número de ordem, etapa/modalidade, turma e turno do aluno.
Qual é a principal função de um arquivo dentro de uma organização ou repartição pública?
A
Descartar todos os papéis logo após o uso.
B
Apenas decorar o ambiente de trabalho.
C
Ser um local para guardar objetos pessoais.
D
Realizar o pagamento de contas.
E
Guardar e organizar documentos para consulta futura.
No ambiente digital, a organização dos documentos é feita com base:
A
No código de notação.
B
No prazo prescricional.
C
No código de classificação.
D
No método de arquivamento.
E
No estado de preservação.
No âmbito das rotinas administrativas, o uso de planilhas eletrônicas constitui ferramenta fundamental para o registro, organização e acompanhamento de informações operacionais. A adequada estruturação desses arquivos impacta diretamente a precisão dos dados, a segurança das informações e a eficiência na geração de relatórios gerenciais. Considerando boas práticas de gestão da informação, analise as afirmativas referentes ao uso de planilhas para controle de atendimentos:
I. Usar planilha para registrar data, nome do assistido e assunto é prática válida para controle local.
II. Compartilhar a planilha com dados sensíveis sem medidas de proteção e sem autorização é procedimento aceitável quando solicitado por telefone.
III. Inserir filtros e colunas padronizadas facilita extração de relatórios e acompanhamento gerencial.
IV. Remover históricos antigos sem registro de backup e autorização é prática administrativa recomendada.
Assinale a alternativa CORRETA:
A
Apenas II e III estão corretas.
B
Apenas II e IV estão corretas.
C
Apenas I e IV estão corretas.
D
Apenas I e III estão corretas.
As organizações buscam ter uma gestão de arquivos cada vez mais eficiente. Analise dos itens abaixo entre Verdadeiros (V) ou Falsos (F) quais correspondem as características do arquivo eficiente:
(__)Organização: O processo de arquivamento deve ser sistemático e lógico, para que qualquer pessoa da organização consiga localizar rapidamente um documento.
(__)Acessibilidade: Os documentos arquivados devem ser facilmente acessíveis por pessoas autorizadas, com sistemas adequados de indexação e recuperação.
(__)Segurança: A segurança física e digital deve ser garantida para proteger os documentos contra danos, perdas ou acessos não autorizados.
(__)Durabilidade: A preservação dos documentos é essencial, especialmente para aqueles com valor legal ou histórico. Isso inclui cuidados com a conservação física e o backup regular de arquivos digitais.
Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta dos itens acima, de cima para baixo:
A
V, F, V, F.
B
V, V, V, V.
C
F, F, V, V.
D
F, F, F, F.
E
V, V, F, F.
A eficiência no armazenamento e recuperação de dados está diretamente relacionada à forma como os arquivos são organizados e aos métodos de acesso adotados. Com base nos conceitos de organização de arquivos e nos métodos de acesso, analise as afirmativas a seguir.
I. A organização sequencial é indicada quando os registros são processados em lote e ordenados conforme a chave primária, sendo o método de acesso naturalmente sequencial, favorecendo operações que exigem leitura completa do arquivo.
II. A organização por índice invertido garante acesso direto eficiente e atualização simplificada dos registros, sendo o método mais adequado para sistemas transacionais de alta frequência de escrita.
III. Na organização indexada, é possível realizar acesso direto ou sequencial, com o auxílio de um índice que mapeia as chaves de acesso aos respectivos endereços dos registros.
IV. A organização encadeada (ou encadeamento de blocos) facilita a inserção e a exclusão de registros, sendo utilizada em estruturas onde há necessidade de manter a ordem lógica dos dados mesmo com alterações frequentes.
Está correto o que se afirma apenas em
A
I, II e III.
B
I, II e IV.
C
I, III e IV.
D
II, III e IV.
As atividades essenciais para a gestão de documentos e arquivos, que garantem sua organização, sua preservação e sua acessibilidade, são denominadas
A
processamento técnico.
B
funções arquivísticas.
C
administração de arquivos.
D
atividades-fim.
E
atividades-meio.
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