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Questões de Concurso sobre Organização e administração de arquivos em Arquivologia
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Qual é o objetivo principal da tramitação de documentos em uma organização?
A
Aumentar a complexidade dos processos organizacionais.
B
Garantir que os documentos permaneçam sempre no mesmo departamento.
C
Facilitar o fluxo de informações e garantir que os documentos cheguem aos destinatários corretos no momento certo.
D
Reduzir a comunicação entre os departamentos para evitar conflitos.
Qual dos tipos de Arquivo apresentados a seguir tem a possibilidade de posicionar a organização quanto à guarda de documentos, à aplicação de tecnologia de substituição de suporte e a tudo o mais que diga respeito ao trato com a documentação?
A
Arquivo Morto
B
Arquivo Intermediário
C
Arquivo Corrente
D
Arquivo Central
A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Estas fases se constituem em:
1.Planejamento.
2.Análise de dados coletados.
3.Levantamento de dados.
4.implantação e acompanhamento.
Fonte: Paes, Marilena Leite − Arquivo Teoria e Prática − 3. Ed. − Rio de Janeiro − Editora: FGV − 2004.
A sequência CORRETA em que ocorre as etapas é:
A
2 − 1 − 3 − 4.
B
1 − 2 − 3 − 4.
C
3 − 2 − 1 − 4.
D
4 − 3 − 2 − 1.
Os resultados satisfatórios de uma eficiente organização e administração de arquivos de qualquer instituição estão diretamente relacionados ao emprego indispensável de política interna que reconheça a importância do arquivo na estrutura da organização, ferramentas apropriadas, redução do tempo de arquivamento, profissionais qualificados, instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego documental e instalações físicas apropriadas, compatíveis com o acervo documental. A organização e a administração de arquivos compreendem quatro etapas: levantamento de dados, análise dos dados coletados, planejamento e implantação e acompanhamento.
(PAES, 2009.)
Relacione adequadamente as etapas da organização, bem como a administração de arquivos aos conceitos apresentados.
1. Levantamento de dados.
2. Análise dos dados coletados.
3. Planejamento.
4. Implantação e acompanhamento.
( ) Diagnóstico de arquivo por meio da análise real da situação dos serviços e de toda documentação de arquivo que permite a identificação de falhas e problemas de funcionamento existentes no arquivo e propicia a formulação e proposição de intervenções e medidas a serem adotadas.
( ) Elaboração do plano arquivístico considerando as necessidades da organização, as disposições legais referentes, as instalações físicas e equipamentos a serem empregados, a viabilidade de recursos humanos e financeiros, os sistemas e métodos de arquivamento que serão utilizados, o lugar ocupado pelo arquivo no organograma da instituição e o estabelecimento de normas de funcionamento.
( ) Execução por meio da apresentação da necessidade de se adequar aos novos procedimentos referentes ao manuseio e trato de documentos, da qualificação de pessoas que lidam com os arquivos, do acompanhamento periódico das ações e pela elaboração de manual de arquivo em concordância com a legislação vigente.
( ) Tem o objetivo de conhecer e analisar o gênero dos documentos, dos formulários utilizados para controle, volume e estado de conservação do acervo, seu arranjo e a existência de registros e protocolos e a média de arquivamentos; para tal procura-se conhecer a estrutura, objetivos e funcionamento da organização por meio da coleta de informações.
A sequência está correta em
A
1, 4, 2, 3.
B
2, 3, 4, 1.
C
3, 2, 1, 4.
D
4, 1, 3, 2.
Qual é o objetivo principal da organização dos documentos em um arquivo?
A
Ocupar menos espaço físico.
B
Facilitar a localização dos documentos.
C
Evitar a perda de documentos.
D
Proteger os documentos contra roubo.
Ano:
2023
A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho.
Fonte: Paes, Marilena Leite − Arquivo Teoria e Prática − 3. Ed. − Rio de Janeiro − Ed. FGV, 2004.
Avalie as opções a seguir e registre V, para verdadeiras, e F, para falsas no que diz respeito às etapas de organização de arquivos:
(__)Cadastro de fornecedores.
(__)Levantamento de dados.
(__)Análise dos dados coletados.
(__)Planejamento.
Assinale a alternativa com a sequência correta:
A
V − V − V − V.
B
V − F − F − V.
C
V − V − F − V.
D
F − V − V − F.
E
F − V − V − V.
A organização e a manutenção do arquivo escolar têm papel de grande relevância no ambiente escolar, sobre esse tema, assinale a alternativa CORRETA.
A
No arquivamento dos documentos podem ser adotadas diferentes sistemas de classificação simultâneos.
B
A organização documental deve ser realizada de forma despadronizada.
C
Os serviços relacionados ao arquivo escolar de uma secretaria podem e devem depender da memória das pessoas responsáveis por aquele setor na escola.
D
Os arquivos devem ser armazenados de tal forma que as pessoas possam demorar para encontrá-los.
De acordo com o artigo 2.º da Lei n.º 8.519/1991, são considerados arquivos “(...) os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos”.
Quanto aos métodos de organização e de arquivamento de documentos, é correto afirmar o seguinte:
A
o método alfabético é uma das mais usuais técnicas de arquivamento de documentos e, quando adotado, o nome é o elemento ordenador principal.
B
o método numérico não é uma boa escolha para organizações que lidam com um grande volume de documentos a serem organizados.
C
quando organizados por assunto, documentos que tratem de temas correlatos são dispostos em arquivos diferentes.
D
utiliza-se o método geográfico quando os documentos são ordenados a partir da sua data de recebimento.
Para organizar um arquivo de modo que o acesso aos documentos seja atingido, o secretário escolar deve escolher corretamente o método de arquivamento. Sobre os métodos de arquivamento, assinale a alternativa INCORRETA.
A
O método numérico cronológico utiliza, além da ordem numérica, a data do documento. É amplamente usado para organizar fotos, documentos financeiros e outros arquivos em que a data é o elemento fundamental para buscar a informação.
B
O método geográfico é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a sua procedência ou o local. A ordenação dos documentos é definida primeiro pelo nome da rua do correspondente, seguido pelo município de origem, estado e país.
C
O método alfabético considera como elemento principal o nome, quer seja de empresa ou pessoa. Deve ser aplicado quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada forem pequenos, respeitando as normas gerais da alfabetação.
D
O método variadex utiliza as cores como elemento auxiliar para facilitar a localização dos documentos que são ordenados, obedecendo à ordem alfabética da segunda letra do nome que consta no documento a ser arquivado.
Na estrutura organizacional da Manaus Previdência, o Setor de Arquivo está alocado na área dos órgãos de
A
execução.
B
gestão deliberativa.
C
fiscalização.
D
administração superior.
E
assessoramento direto.
A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. São elas: levantamento de dados; análise dos dados coletados; planejamento; implantação; e acompanhamento.
C
Certo
E
Errado
O sistema consiste em descentralizar somente os arquivos com as demais atividades de controle, isto é, os arquivos setoriais encarregam-se do arquivamento propriamente dito.
C
Certo
E
Errado
A respeito da fase do planejamento, para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução, possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que leve em consideração as necessidades da instituição a que pretende servir.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2020
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Arquivo é um conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos.
C
Certo
E
Errado
O levantamento de dados deve ter início com o exame dos estatutos, dos regimentos, dos regulamentos, das normas, dos organogramas e dos demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser contemplado pela coleta de informações sobre sua documentação.
C
Certo
E
Errado
A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho, como:
I. levantamento de dados.
II. análise dos dados coletados.
III. planejamento.
IV. implantação e acompanhamento.
A quantidade de itens corretos é:
A
1
B
3
C
2
D
4
Os procedimentos utilizados para a catalogação baseiam-se
na semelhança do conteúdo das palavras dos documentos. A
organização de documentos mais comumente se baseia,
respectivamente, em
A
nome, assunto, responsável, departamento, ordem
cronológica e local.
B
nome, responsável, origem, destino, departamento e
local.
C
nome, assunto, origem, responsável, ordem cronológica
e local.
D
nome, assunto, origem, destino, ordem cronológica e
local.
Documentos organizados e guardados de forma estruturada, com identificações que seguem padrões, são mais facilmente encontrados. Sob tal afirmação, assinale a alternativa incorreta.
A
Evita a perda de horas remexendo em arquivos em buscas infrutíferas, que podem tomar dias de trabalho dos funcionários
B
Quando se tem acesso rápido e simplificado às informações necessárias no momento, os processos se tornam mais eficientes
C
Mesmo em ambientes desorganizados, o tempo perdido ou a dificuldade em achar arquivos não prejudicam a execução de tarefas mesmo que estas exijam respostas rápidas
D
Por meio de uma boa organização é possível encontrar todos os documentos que se busca, o que é fundamental para a tomada de decisões
Na organização e na administração dos arquivos, a etapa que cuida do conhecimento da documentação a ser manuseada, para detectar os problemas existentes nos arquivos, é a de
A
levantamento de dados.
B
planejamento.
C
análise dos dados coletados.
D
execução.
E
acompanhamento.
Dentro de uma organização, o local onde o acervo documental é arquivado e conservado pode receber denominações específicas conforme a necessidade de cada organização, podendo ser chamado de:
I. Arquivo Central.
II. Arquivo Secundário.
III. Arquivo Geral.
IV. Arquivo Administrativo.
Assinale a alternativa que apresenta as afirmativas corretas.
A
Apenas a afirmativa I está correta.
B
Apenas as afirmativas I, II e III estão corretas.
C
Apenas as afirmativas I e III estão corretas.
D
Apenas as afirmativas III e IV estão corretas.
E
Apenas a afirmativa III está correta.
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