Questões de Concurso sobre Manualização

O manual de políticas e diretrizes contém a descrição detalhada das políticas que devem ser seguidas pelos executivos e pelos colaboradores da organização, no processo de tomada de decisões que levam aos objetivos organizacionais estruturados.

Somente colaboradores internos da organização poderão trabalhar na produção do manual administrativo referente àquela empresa.

Um dos pontos positivos dos manuais administrativos é que diminuem a incidência do julgamento pessoal, tornando‑se, inúmeras vezes, uma barreira para a iniciativa e a criatividade dos colaboradores.

A definição dos objetivos do manual administrativo é a razão de ser do manual. Essa é primeira e básica fase de elaboração do manual administrativo, dado que do estabelecimento dos objetivos a serem alcançados depende todo o trabalho a ser desenvolvido de forma posterior.

Visando à elaboração de um manual administrativo, devem ser seguidas algumas fases, que podem representar procedimentos basicamente padrões, tais como definição do objetivo do manual, escolha dos responsáveis pela preparação, análise preliminar da organização, planejamento das atividades, levantamento de informações, elaboração propriamente dita, distribuição, instrução aos usuários e acompanhamento do uso.

O índice numérico, o conteúdo básico e o glossário fazem parte, em geral, da estrutura de um manual administrativo.

Alguns tipos de manuais utilizados nas organizações são: manual da organização; manual de políticas; manual de normas e procedimentos; manual de instruções especializadas; e manual do colaborador.

Uma das vantagens dos manuais administrativos é que eles incluem somente aspectos formais da organização, deixando de lado questões informais, cuja importância para o dia a dia é irrelevante.

A estrutura do manual pode ser dividida em partes didaticamente diferenciadas, como: índice numérico; apresentação; instruções para uso; conteúdo básico; apêndice; glossário; índice temático; e bibliografia.

Uma das vantagens dos manuais administrativos é que aumentam a predisposição dos colaboradores para assumir responsabilidades, dado que o que precisa ser feito está claramente estabelecido.

Uma das vantagens dos manuais administrativos é o fato de eles restringirem a improvisação inadequada que aparece nas organizações nas mais diversas formas.

Em geral, os manuais administrativos não precisam do reconhecimento de sua necessidade pela alta administração, assim como não precisam possuir uma finalidade específica.

A reemissão é uma nova edição do manual administrativo ou dos elementos adicionais que o compõem.

Os trabalhos decorrentes das atividades de organização e de métodos devem ser consolidados em manuais administrativos para dar conhecimento das normas, políticas, diretrizes e orientações que nortearão a atuação dos colaboradores.

A elaboração do manual não implica o desenvolvimento de um processo integrado por uma série de etapas interligadas sequencialmente.

Existem situações em que pode ser interessante se produzir um único manual, sendo este de finalidade múltipla, que atenda a aspectos de vários tipos de outros manuais.

Atribuir às unidades organizacionais competência para a definição das informações que são incluídas no manual, assim como coordenar as atividades das unidades organizacionais, permitindo a consecução racional dos propósitos da organização, são finalidades do manual de políticas e diretrizes.

Ao elaborar o manual administrativo, é importante que, ao final da fase de levantamento, o colaborador analise a relevância e a veracidade da informação obtida.

O manual de normas e procedimentos, o manual de políticas e diretrizes e o manual do empregado são exemplos de tipos manuais administrativos.

Documento elaborado pela organização com a finalidade de uniformizar os procedimentos que devem ser observados nas diversas áreas de atividades no dia a dia da empresa. Reúne o conjunto de normas, instruções, políticas, diretrizes, sistemáticas operacionais destinado a padronizar a empresa. Seu objetivo principal é: fixar critérios e procedimentos padronizados, facilitar a avaliação, o controle e a revisão das práticas, facilitar o treinamento dos funcionários e eliminar improvisos inadequados. Qual é esse instrumento organizacional?