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Questões de Concurso sobre Competências dos Profissionais de Arquivo
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A gestão documental é uma atividade de grande importância para as organizações, pois tem um poder de atuar desde a produção até a guarda ou eliminação do documento. Nessa perspectiva, o Auxiliar em Administração, ao exercer suas atividades, tem grande responsabilidade em relação aos processos administrativos, no âmbito do Instituto Federal do Piauí. Levando em consideração esse contexto, assinale a afirmativa INCORRETA.
A
Umas das principais finalidades do arquivo em uma organização como o Instituto Federal do Piauí seria servir de apoio à gestão, auxiliar na execução das atividades rotineiras.
B
No Instituto Federal do Piauí, o arquivo pode exercer a função de tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.
C
No contexto de atuação do Instituto Federal do Piauí, é impossível que o Auxiliar em Administração atue com documentos considerados correntes.
D
Um arquivo central ou geral no Instituto Federal do Piauí poderia ter como responsabilidade receber documentos correntes de diversos outros órgãos que integram a estrutura da instituição, centralizando as atividades de arquivo corrente.
E
A gestão de documentos no Instituto Federal do Piauí pode ter como objetivo a racionalização e a eficiência dos arquivos.
O arquivista deve adotar algumas posturas que podem contribuir, de forma significativa, para a boa imagem da instituição e mesmo para que o público tenha uma boa impressão de seu atendimento. Analise as afirmativas a seguir.
I. Procurar conhecer o perfil do público a ser atendido.
II. Conscientizar-se do papel que exerce e contribuir para o alcance dos objetivos do órgão.
III. Ter forte conexão com o público-alvo da instituição.
IV. Obedecer rigorosamente às regras da instituição, sendo inflexível e, desse modo, demonstrando seriedade no trabalho.
Marque a opção que indica a(s) afirmativa(s) CORRETA(S).
A
II – III – IV.
B
I – II – III.
C
I – II – III – IV.
D
I – IV.
E
IV.
A responsabilidade da execução das operações de arquivo deve ser confiada a pessoal competente e responsável. Dentre as atividades relacionadas a seguir, qual é a que NÃO se enquadra como responsabilidade do arquivista?
A
Selecionar documentos.
B
Formular documentos.
C
Estabelecer o método de classificação adequado.
D
Ordenar documentos.
E
Arquivar documentos de acordo com o método adotado.
São atribuições do Técnico de Arquivo:
A
planejamento, organização e direção de serviços de Arquivo.
B
orientação da avaliação e seleção de documentos, par fins de preservação.
C
orientação quanto à classificação, arranjo e descrição de documentos.
D
desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes.
E
recebimento, registro e distribuição dos documentos, bem como controle de sua movimentação.
O responsável pelo gerenciamento de arquivo deve estar apto para executar as operações de selecionar documentos, arquivá-los de acordo com o método adotado, localizá-los facilmente quando solicitado, etc. O perfil desse profissional deve ser evidenciado por características especiais, dentre as quais destacamos:
- estar a par de todas as atividades e interesses da Instituição e da sua área de atuação.
- conhecer as principais regras para classificar documentos.
- conhecer abreviaturas importantes.
- possuir habilidade para ler e destacar as funções (ações) principais dos documentos.
- ser metódico.
Os itens que atendem corretamente ao enunciado são:
A
apenas quatro.
B
apenas três.
C
apenas dois.
D
todos.
Ao explicar o conceito de gestão de documentos em seu
manual Arquivo: teoria e prática, Marilena Leite Paes afirma
que uma das principais contribuições do arquivista no
processo de produção documental, seja no âmbito de um
órgão público ou de uma entidade privada, é
A
autenticar os sinais de validação da correspondência.
B
proceder ao levantamento das reivindicações dos
funcionários.
C
interferir diretamente no processo decisório da
instituição.
D
escolher o grau de densidade da informação a ser
registrada.
E
sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários.
A Associação dos Arquivistas do Brasil (AAB) prescreve um conjunto de regras de conduta para orientar o arquivista no exercício da profissão. Segundo a normatividade oriunda da AAB, considera-se arquivista o profissional que atua na guarda, conservação, organização, controle e administração de arquivos. Esse profissional tem como dever e obrigação
A
restringir o acesso aos arquivos a um seleto número de pessoas, uma vez que em seu trabalho, em larga medida, lida com documentação antiga, que requer maiores cuidados.
B
atender com parcialidade seletiva às pessoas que procuram a documentação sob sua responsabilidade, já que há um elenco de agentes públicos e privados que, em virtude da função de seu cargo, tem prioridade sobre documentação específica.
C
tornar públicas informações contidas em documento cujo acesso é restrito por lei, quando se tratar de assunto que compromete a segurança nacional.
D
garantir a autenticidade e a integridade dos documentos nos trabalhos de processamento técnico e de conservação.
No mundo globalizado e informatizado, no qual as organizações estão envolvidas, o trabalho do arquivista é instrumento que serve de controle das ações administrativas. Assinale a alternativa que corresponde à qualidade de um profissional arquivista.
A
Senso de Organização.
B
Ausência de Curiosidade.
C
Baixa concentração.
D
Pouca Discrição.
E
Pouco Dinamismo e Prontidão.
A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada. Para tomar decisões, recuperar a informação e preservar a memória institucional, é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos arquivos. Dentro desse conceito, podemos afirmar que a função do arquivista é a administração
A
do resultado, legalização, organização e avaliação de documentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando à guarda de documentos.
B
de resolução de problemas com relação à tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediante à guarda e segurança de papéis, visando à racionalização e eficiência dos arquivos.
C
por objetivos, legalização, organização, uso e avaliação de desempenho, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando à racionalização e eficiência dos arquivos.
D
da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando à racionalização e eficiência dos arquivos.
E
do resultado e análise dos documentos, tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando à racionalização e eficiência dos arquivos.
Sobre a Arquivologia, marque (V) para a(s) afirmativa(s) verdadeira(s) e (F) para a(s) falsa(s):
( ) A gestão de documentos é uma operação arquivística, "o processo de reduzir seletivamente as proporções manipuláveis a massa de documentos, que é característica da civilização moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro, sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa.
( ) O tratamento técnico dos documentos arquivísticos fazem parte de etapas de trabalho, como o arranjo, a descrição, avaliação, conservação e restauração de documentos. Incluem também como perfil a direção e organização dos centros de informação constituídos de acervos arquivísticos, assim como serviços de microfilmagem e de informatização (digitalização) aplicados aos arquivos.
( ) O arquivista tratase do profissional analista e gestor de processos documentais e deverá estar apto a trabalhar as soluções de tratamento funcional da documentação arquivística, atendendo às demandas administrativas e técnicocientíficas de instituições públicas, privadas e organizações não governamentais.
( ) Não é de competência do arquivista elaborar projetos, pareceres e demais trabalhos que tratem de assuntos arquivísticos, assim como o assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica, jurídica, administrativa e técnica.
A sequência correta é:
A
V – V – V – F.
B
F – V – F – V.
C
V – F – V – F.
D
V – V – F – F.
Segundo os Princípios de Acesso aos Arquivos (2012), planejar, implementar e manter sistemas de controle de acesso, além de participar do processo de tomada de decisão sobre acesso e ter uma boa compreensão das leis pertinentes e das práticas de acesso, são responsabilidades numa instituição de qual profissional?
A
Bibliotecário.
B
Informático.
C
Executivo.
D
Arquivista.
E
Advogado.
Desenvolver estudos acerca de documentos culturalmente importantes é uma atribuição do arquivista.
C
Certo
E
Errado
De acordo com a gestão de documentos, constitui tarefa do
arquivista opinar sobre a escolha de materiais e equipamentos
a serem utilizados na organização onde ele desempenha suas
atividades.
C
Certo
E
Errado
Uma das atribuições do arquivista, também constante na Lei de Arquivos como uma das atribuições do poder público no apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico, é a orientação da avaliação e seleção de documentos com vistas a sua preservação.
C
Certo
E
Errado
Na esfera pública, a atividade de classificação — entendida como identificação do assunto no documento, localização do assunto no código de classificação e anotação do código no documento para posterior recuperação — somente pode ser realizada por arquivistas.
C
Certo
E
Errado
Considere as afirmações abaixo, retiradas de atos normativos relacionados com a área arquivística:
I. É vedado à União, aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municípios recusar fé aos documentos públicos.
II. São atribuições do técnico de arquivo a classificação, o arranjo, a descrição e a execução das demais tarefas necessárias à guarda e conservação dos documentos.
III. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.
Está correto o que se afirma em
A
I, apenas.
B
I e II, apenas.
C
I, II e III.
D
II e III, apenas.
E
I e III, apenas.
Uma das ações fundamentais para garantir o sucesso da gestão de documentos é a distribuição de responsabilidades de acordo com a função dos diversos profissionais envolvidos e da hierarquia entre eles. O arquivologista é um profissional, responsável, em todos os níveis, pela produção e pelo uso dos documentos arquivísticos em atividades rotineiras.
C
Certo
E
Errado
Para arquivar documentos, são requisitos indispensáveis, dentre outros, do profissional que realiza essa atividade:
A
conhecimento de abreviaturas importantes, ter discrição e organização e conhecimento de regras para classificar documentos.
B
paciência para assessorar reuniões da diretoria, facilidade de registrar a frequência de funcionários e habilidade ao proceder o cadastro de funcionários.
C
facilidade para selecionar convênios e contratos, conhecimento na solicitação de aquisição de material permanente e habilidade para controlar férias.
D
visão para cadastro pessoal, tranquilidade para comprar material permanente e aptidão para preparar minutas de correspondências para diretoria.
E
agilidade ao controlar o inventário patrimonial do órgão, afinidade no controle de almoxarifado e aptidão para solicitar materiais de consumo.
De acordo com a legislação vigente,
A
os documentos intermediários dos órgãos públicos federais são encaminhados para o Arquivo Nacional, onde se submetem a avaliação e higienização.
B
os arquivos privados declarados de interesse público e social são incorporados ao acervo das instituições arquivísticas públicas.
C
o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) é órgão subordinado ao Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).
D
as empresas e serviços notariais e de registro que exercem atividade de microfilmagem de documentos estão desobrigados de inscrição no Ministério da Justiça.
E
são atribuições dos técnicos de arquivo, entre outras, a classificação, o arranjo, a descrição e a execução das demais tarefas necessárias à guarda e à conservação dos documentos.
Segundo a Lei 6.546, de 4 de julho de 1978, é função do Arquivista:
A
orientação da aquisição, avaliação e seleção dos acervos bibliográficos.
B
planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo.
C
emissão de parecer sobre aquisição das peças dos centros de documentação.
D
avaliação dos acervos que estão destituídos de valores.
E
higienização e desinfestação dos depósitos documentais.
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