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Considerando-se que os comprovantes de matrícula dos alunos de uma instituição não estão sendo movimentados e podem ser eliminados após três anos de sua emissão, é correto inferir que eles devem ser mantidos em um arquivo transitório, denominado intermediário.
C
Certo
E
Errado
As sentenças abaixo discorrem sobre protocolo e classificação de documentos. Analise-as, atribua valores (V) verdadeiro ou (F) falso e assinale a alternativa que representa a sequência correta de cima para baixo:
( ) Protocolo é o setor encarregado do recebimento, classificação, registro, distribuição, expedição e tramitação de documentos.
( ) Classificação de documentos é a seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas organizacionais, funções e atividades da entidade produtora, visam distribuir em classes os documentos de um arquivo (por nome, geografia, assunto, data ...).
A
V, V.
B
F, V.
C
V, F.
D
F, F.
O recebimento, o registro e a expedição da correspondência são chamados _________________.
Preenche CORRETAMENTE a lacuna acima o explicitado em:
A
processos de ordenamento
B
procedimentos jurídicos
C
serviços de distribuição
D
processos de circulação
E
serviços de protocolo
A passagem de documento de arquivo pelos setores de trabalho onde são tomadas as decisões é uma atividade de protocolo denominada distribuição.
C
Certo
E
Errado
Quando chegar a uma organização determinada quantidade de documentos, tal que torne inviável o registro imediato destes no protocolo, a orientação técnica é de que sejam reunidos e registrados prioritariamente os processos e os ofícios, estabelecendo-se outros períodos do dia para registro dos demais documentos.
C
Certo
E
Errado
Na Secretaria da Escola, o setor dedicado ao registro de entrada e saída de documentos, denomina-se:
A
Diretoria.
B
Protocolo.
C
Arquivo.
D
Coordenadoria.
Todo e qualquer papel, documento, processo, expediente, ou correspondência que der entrada em um órgão da Administração deve, obrigatoriamente, passar pelo Protocolo. Assinale a alternativa que apresenta a função da seção de protocolo.
A
Expedir documentos e processos para outros órgãos, empresas ou repartições, bem como preparar ofícios, cartas, memorandos, circulares, comunicações e outros.
B
Providenciar as publicações que se fizerem necessárias, dos atos administrativos e receber os documentos ou processos.
C
Receber documentos ou processos e proceder ao encaminhamento correto, conforme o assunto ou endereçamento.
D
Preparar ofícios, cartas, memorandos, circulares e comunicações e providenciar a adequada revisão destes documentos e processos.
E
Julgar se o pedido é justo ou não; se é cabível ou não, recusando o recebimento de documentos ou correspondências, se for o caso.
Assinale a opção que indica a sequência correta das atividades que estão sob responsabilidade do protocolo.
A
Recebimento, expedição, registro e arquivamento.
B
Recebimento, registro, acompanhamento da tramitação e expedição.
C
Recebimento, classificação, arquivamento e expedição.
D
Recebimento, registro, movimentação, arquivamento, empréstimo e consulta.
E
Recebimento, registro, distribuição e movimentação e expedição.
As atividades de recebimento e classificação realizadas pelo setor de protocolo de uma instituição estão relacionadas a seguir, à exceção de uma. Assinale-a.
A
A separação da documentação oficial da particular.
B
A separação da documentação oficial ostensiva da sigilosa.
C
A abertura, a leitura e o registro dos documentos particulares recebidos pelo protocolo.
D
A anotação do código de classificação do assunto no próprio documento.
E
A elaboração de resumo sobre o assunto de que trata o documento.
Documento ostensivo pode ser aberto no setor de protocolo e registrado no sistema adequado.
C
Certo
E
Errado
As atividades de protocolo visam o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar sua imediata localização e recuperação. Para isso, no caso de processos, minimamente deve-se ter o controle de:
A
número e ano; interessado; assunto;
B
número; interessado; espécie;
C
espécie; nome; assunto;
D
código do assunto; origem; pessoa jurídica;
E
destino; espécie; assunto.
O Setor de Protocolo tem como principal atribuição receber e enviar todo e qualquer documento ou processo que passe pelo Órgão, para efetuar seu registro. Dentre as atribuições abaixo relacionadas, NÃO compete ao Setor de Protocolo:
A
Julgar se o pedido é válido ou bem redigido;
B
Receber o documento e encaminhá-lo à autoridade competente;
C
Registrar os documentos que tramitarem pelo setor;
D
Recusar o recebimento de documentos que não estiverem endereçados ao Órgão;
E
Recusar documento sem identificação do solicitante.
As atividades de protocolo são realizadas
A
nas fases corrente, intermediária e permanente.
B
somente na fase corrente.
C
somente nas fases corrente e intermediária.
D
somente nas fases corrente e permanente.
E
somente na fase permanente.
De acordo com o Comitê de Terminologia Arquivística, é correto afirmar que
A
protocolo é um setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso.
B
documento oficial é uma correspondência que, possuindo valor legal, produz efeitos de ordem administrativa na comprovação de um ato da diretoria.
C
doação é um ato pelo qual uma pessoa física ou jurídica, em caráter revogável e sem retribuição pecuniária, transfere bens a terceiros por livre vontade.
D
processo é um termo geralmente utilizado na administração pública, para designar o conjunto de documentos, organizados sob a supervisão de um arquivista.
E
dossiê é uma unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a um determinado assunto ou a uma pessoa e autenticada pela Secretaria de Segurança Pública.
Em um estabelecimento público, no momento do recebimento de processos e/ou documentos endereçados a um dos setores do órgão, o responsável pelo Protocolo NÃO deverá:
A
Entrar em contato com o destinatário para saber se ele quer receber o documento ou processo;
B
Avaliar o conteúdo do documento ou processo;
C
Conferir o documento ou processos com o livro ou relação de remessa;
D
Enviar imediatamente o documento ou processo, antes de autenticar;
E
Receber processos mesmo com folhas em branco e sem carimbo identificando.
Define-se protocolo como a atividade do programa de gestão de documentos que está inserida no processo de registro, o qual é precedido pelo processo de criação.
C
Certo
E
Errado
O controle da tramitação de documentos da instituição é uma atividade do setor de
A
expedição.
B
controle.
C
protocolo.
D
registro.
“É a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. (PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p.27).”
O texto apresentado é referente ao conceito de:
A
Expedição.
B
Almoxarifado.
C
Patrimônio.
D
Protocolo.
Como podemos definir protocolo?
A
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores comuns e documentos.
B
Denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento de mercadorias, distribuição e movimentação dentro da empresa.
C
Protocolo é a denominação geralmente atribuída às pessoas que distribuem e movimentam documentos.
D
Protocolo é a denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso, denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento.
E
Protocolo é a denominação de movimentação dos documentos em curso.
A gestão do protocolo é normalmente confiada a uma repartição determinada, que recebe o material documentário do sujeito que o produz em saída e em entrada e os anota num registro (atualmente em programas informáticos), atribuindo-lhe um número e também uma posição de arquivo de acordo com suas características. Acerca do protocolo, é necessário
I. Número progressivo.
II. Data de recebimento ou de saída.
III. Remetente ou destinatário.
IV. Resumo do conteúdo.
Está CORRETO o que se afirma em
A
apenas I e II.
B
apenas IV.
C
apenas II e III.
D
apenas I.
E
I, II, III e IV.
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